Kassiers- en subkassiersinstructie 2007 gemeente De Wolden

Artikel 1

Deze instructie verstaat onder:

a. Kassier: Een door het college aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor en belast is met de inning, betaling en het beheer van de geldmiddelen van de door burgemeester en wethouders ingestelde kas. 

b. Subkassier: Een door de kassier aangewezen functionaris die belast is met de inning en betaling van de geldmiddelen van de door burgemeester en wethouders ingestelde kas.

Artikel 2

Deze instructie is bedoeld voor:

a. Het waarborgen dat de contanten en andere met contanten gelijk te stellen geldswaarden deugdelijk worden beheerd en bewaard.

b. Het juist, tijdig en volledig verrichten en vastleggen van contante betalingen en het eveneens juist, tijdig en volledig verantwoorden van contante ontvangsten.

Artikel 3

De (sub)kassier is verplicht de voorschriften na te leven, welke burgemeester en wethouders hem/haar geven, omtrent de inrichting van de administratie en de organisatie van de werkzaamheden. 

Artikel 4

De (sub)kassier draagt er zorg voor dat de inning van gelden geschiedt overeenkomstig de voorschriften opgenomen in de verordeningen op grond waarvan de gelden worden geheven. 

Artikel 5

De (sub)kassier is verplicht de hem/haar in de uitoefening van zijn/haar functie toevertrouwde geldmiddelen afgescheiden te bewaren van zijn/haar privé-middelen en van andere door hem/haar beheerde middelen. 

Artikel 6

De (sub)kassier moet de door hem/haar ontvangen gelden aan het einde van elke werkdag opbergen op de door of namens de burgemeester en wethouders goedgekeurde plaats.

Artikel 7

a. De (sub)kassier moet de door hem/haar ontvangen gelden wekelijks, of zoveel vaker indien deze de €1.000,-- te boven gaan, storten bij een aangewezen financiële instelling. 

b. In afwijking van lid 1 geldt voor de aangewezen kassier van de legeskas gemeentewinkel een bedrag van €5.000,--

c. De (sub)kassier doet van alle gestorte bedragen mededeling aan de afdeling belast met de financiële administratie onder overlegging van een schriftelijke verantwoording.

Artikel 7a

a. De daarvoor aangewezen (sub)kassier kan op verzoek van een budgethouder of -beheerder op een daartoe bestemd formulier contante betalingen doen uit de kas welke onder zijn beheer is. 

b. De gedane betalingen dienen in de eerstvolgende afrekening van de kas te worden opgenomen. 

Artikel 8

De (sub)kassier maakt tenminste éénmaal per week de kas op. De kasopnemingen, bestaande uit een specificatie van de aanwezige geldwaarden en een berekening van het saldo volgens de administratie met een toelichting op een eventueel geconstateerd verschil, worden op een formulier ingevuld en geparafeerd. Vervolgens wordt het formulier bij het verantwoordelijke hoofd ingeleverd. 

Artikel 9

De (sub)kassier is verantwoordelijk voor geldtransporten en volgt daarbij de eventuele aanwijzingen van burgemeester en wethouders op. 

Artikel 10

De (sub)kassier is verantwoordelijk voor nadelige kasverschillen, waarvan de financiële aansprakelijkheid door burgemeester en wethouders van geval tot geval wordt beoordeeld. 

Artikel 11

De (sub)kassier moet voordelige kasverschillen in ontvangst verantwoorden.

Artikel 12

a. De subkassier is verplicht van de vermissing van gelden of geldswaardige documenten onmiddelijk kennis te geven aan de kassier. 

b. De kassier is verplicht van de vermissing van gelden of geldswaardige documenten onmiddelijk kennis te geven aan burgemeester en wethouders. 

Artikel 13

De (sub)kassier:

a. Verstrekt aan de daarvoor aangewezen ambtenaren, alsmede andere daartoe bevoegden alle inlichtingen, welke van hen in verband met de uitoefening van hun functie worden gevraagd;

b. Verstrekt de daarvoor aangewezen ambtenaren, alsmede andere daartoe bevoegden, zo dikwijls deze verlangen inzage in kas, boeken en bescheiden welke tot zijn/haar administratie behoort;

c. Verleent medewerking bij de door daartoe bevoegden uitgeoefende controle op de door hen beheerde gelden en geldswaarde papieren met name bij het opnemen van de kas;

d. Biedt aan het eind van het jaar de boeken en bescheiden welke tot zijn/haar administratie behoort, ter controle en archivering aan het verantwoordelijk afdelingshoofd aan. 

Artikel 14

De (sub)kassier is verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie nodig is en kan zich niet op onvolledigheid van deze instructie of andere voorschriften beroepen bij het nalaten wat tot zijn/haar taak behoort. 

Artikel 15

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet beslissen burgemeester en wethouders.

Artikel 16

1. Deze instructie treedt in werking op 19 juni 2007.

2. Met ingang van die datum vervalt de ''kassiers- en subkassiersinstructie 2006 gemeente De Wolden'', zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van De Wolden op 31 januari 2006. 

Artikel 17

Deze instructie kan worden aangehaald onder de naam ''Kassiers- en subkassiersinstructie 2007 gemeente De Wolden''