Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Delft houdende regels omtrent de raadscomissies (De Commissieverordening 2008)

Ondertekening

BIJLAGE 1

Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Verordening op de raadscommissies 2008.

Toelichting artikel 2 (Instelling commissies)

Het Delfts Kwartiertje is met name bedoeld om de reguliere overlegvergaderingen van de commissies te ontlasten. Collegebrieven of andere onderwerpen waarvoor slechts door één of maximaal twee fracties is verzocht om agendering, worden voortaan niet meer geagendeerd voor een procedurevergadering, maar voor een zogeheten Delfts Kwartiertje. Daarnaast kan het Delfts Kwartiertje gebruikt worden voor het bespreken van actuele situaties in de stad waarover op dat moment nog geen brief of nota van het college is verschenen en waarvoor een actuele motie in principe niet het juiste instrument is. voor het "Delfts Kwartiertje" gelden de volgende spelregels:

• -

  Elke vergadering van een commissie kan vooraf worden gedaan door een vragenkwartier ("Delfts Kwartiertje").

• -

  Het vragenkwartier begint voorafgaande aan de procedurevergadering , in principe om 19.45 uur.

• -

  Na een kwartier (in principe dis na 20.00 uur) wordt geen nieuw onderwerp meer gestart.

• -

  Eventuele resterende niet besproken onderwerpen worden als schriftelijke vragen doorgeleid naar het college.

• -

  De volgorde van binnenkomst van verzoeken is in principe leidend voor de volgorde van de agendering in het Delfts Kwartiertje.

• -

  Onderwerpen kunnen tot de dag voor de vergadering 16.00 uur worden aangemeld.

• -

  Er wordt geen maximum gesteld aan het aantal te bespreken onderwerpen.

• -

  Elke fractie krijgt een spreektijd van 2 minuten, het college 5 minuten.

• -

  Bij het Delfts Kwartiertje kan niet worden ingesproken.

Agendering van onderwerpen kan verzocht worden door raadsleden en/of commissieleden/niet-raadsleden en verloopt op één van de volgende manieren:

1. via de lijst van ingekomen stukken.

In situaties waarbij door slechts één of maximaal twee fracties wordt verzocht om bespreking van een bepaald stuk, zal het behandeladvies worden gewijzigd van "vka" naar "doorgeleiden naar het eerstvolgende Delfts Kwartiertje.

2. via de reguliere procedurevergaderingen.

De reguliere vakcommissies hebben de mogelijkheid om een bepaald stuk/onderwerp alsnog door te geleiden naar een Delfts Kwartiertje.

3. agenderen van actuele onderwerpen.

Fracties kunnen tot uiterlijk 48 uur vooraf een verzoek doen om over een bepaalde actuele situatie in de stad het college te bevragen tijdens het Delfts Kwartiertje. Dit verzoek omvat een korte omschrijving van het onderwerp en de vragen die een bepaalde fractie hierover wil stellen.

Toelichting artikel 3 (Taak commissies)

De taken van de commissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De commissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad.

De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. De agenda wordt door de commissievoorzitter en commissiegriffier voorbereid. Daaronder vallen ook de data voor de externe oriëntaties.

Toelichting artikel 4 (Samenstelling commissies)

Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een commissie raadslid moet zijn. De voorzitter treedt op als (technisch) voorzitter die het primaire proces in goede banen leidt en de positie van de commissie bewaakt.

Naast raadsleden kunnen zijn er ook commissieleden/niet-raadsleden. Deze bepaling worden door fracties voordragen (maximaal 3 niet-raadsleden). Deze leden moeten op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan.

Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van de leden die op voordracht van die fractie is benoemd, van rechtswege.

Op grond van het vijfde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15 van de Gemeentewet.

Toelichting artikel 5 (Zittingsduur en vacatures)

De zittingsperiode van de leden zijnde niet-raadsleden en de (plaatsvervangend) voorzitters is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve na de periode van vier jaar van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.

Op grond van het tweede lid eindigt het lidmaatschap van een commissie eveneens in een aantal andere gevallen.

Toelichting artikel 6 (werkwijze commissies)

Er wordt onderscheid gemaakt tussen procedure- en overlegvergaderingen.

In de procedurevergadering wordt besloten over de wijze waarop onderwerpen zullen worden behandeld. De commissiegriffier en commissievoorzitter bereiden de procedurevergadering voor.

Via de digitaal doorlopende lijst kunnen stukken op de agenda van de procedurevergadering terecht komen. Commissieleden kunnen ook ter vergadering andere onderwerpen voor agendering of anderszins voordragen. Tevens kunnen in de procedurevergaderingen brieven of notities over een bepaald onderwerp aan het college worden gevraagd. Een dergelijk verzoek zal via de commissiegriffier vervolgens worden uitgezet.

De leden van het college van B en W worden niet voor de procedurevergaderingen uitgenodigd. De procedurevergaderingen zijn wel openbaar, een ieder kan derhalve op de publieke tribune zitting nemen.

In de overlegvergadering worden onderwerpen met (leden van) het college besproken. Via een aantekening op de agenda worden de desbetreffende portefeuillehouders uitgenodigd aanwezig te zijn bij de behandeling van een bepaald onderwerp.

Naast de vergaderingen kunnen commissies externe oriëntaties houden. Dit kunnen bijvoorbeeld werkbezoeken, hoorzittingen, etc. zijn. Elke commissie bepaalt hierin zijn eigen programmering. Deze externe oriëntaties zijn net als commissievergaderingen in beginsel openbaar

Verder heeft de raad een aantal aanvullende procedurele spelregels vastgesteld die niet in de verordening zijn opgenomen:

• -

  Mededelingen van het college zijn geen formeel agendapunt op de commissieagenda. Dit om geen onvoorbereide discussies te starten in een commissievergadering. Mocht om praktische redenen een wethouder verzoeken tóch een mededeling te doen aan het begin van de vergadering, kan de voorzitter dit bij de vaststelling van de agenda aan de commissie voorleggen. Het is voor een goede orde wenselijk belang dat de portefeuillehouder vooraf bij de commissievoorzitter of – griffier meldt dat hij/zij een mededeling wil doen.

• -

  De rondvraag inde overlegvergadering wordt beperkt gebruikt. Uitgangspunt is dat urgente zaken aan het begin van de overlegvergadering aan de agenda kunnen worden toegevoegd. Minder urgente zaken kunnen via de procedurevergadering worden geagendeerd.

• -

  Raadsvoorstellen met een ontwerpbesluit worden alleen gebruikt als er een bevoegdheid is van de raad en er formele besluitvorming nodig is. Overige voorstellen kunnen verder in de vorm van een brief, nota notitie, actieprogramma etc. worden aangeboden zonder ontwerpbesluit. Deze stukken behoeven niet per sé een raadsbehandeling, tenzij fracties bv. moties willen indienen. Het is aan de commissievoorzitter om dat vast te stellen aan het einde van het debat.

• -

  In de wensen en bedenkingenprocedure wordt een stuk zonder ontwerpbesluit door het college aan de raad aangeboden. Op basis van een commissieadvies wordt dit stuk vervolgens door de raad afgedaan.

Toelichting artikel 9 (Vergaderfrequentie)

De commissies vinden plaats aan de hand van een jaarlijks door het presidium vastgesteld vergaderschema. Een commissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen.

Indien vergaderingen worden geschorst wordt zij in beginsel voortgezet op de dinsdag voorafgaand aan de raadsvergadering. Op de uitwijkavond kunnen meer commissievergaderingen, tegelijkertijd of achtereenvolgens, plaatsvinden.

Indien een commissie een hoorzitting, externe oriëntatie, etc. wil houden, kan de voorzitter gebruik maken van het vijfde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen.

Toelichting artikel 10 (Oproep)

De leden van een commissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken een week voor de vergadering. Bij uitzondering kan de voorzitter besluiten deze termijn te bekorten.

Toelichting artikel 11 (Agenda)

Voor het verzenden van de oproep, stelt de voorzitter van een commissie in overleg met de commissiegriffier de agenda op. De commissie stelt deze bij het begin van de vergadering vast.

Toelichting artikel 12 (Ter inzake leggen van stukken)

Naast de agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, op de griffie (voor de fracties) en op het Stadskantoor (voor een ieder) ter inzage gelegd. Tevens worden zij op het Raads Informatie Systeem geplaatst.

Een uitzondering geldt voor de stukken die onder geheimhouding aan de commissie zijn overgelegd. Stukken die geheim zijn en door het college niet aan de commissie of raad zijn overgelegd, liggen ter inzage bij de gemeentesecretaris. Geheime stukken die door het college wel aan de commissie of raad zijn overgelegd, liggen ter inzage bij de desbetreffende commissiegriffier danwel de griffier. Raadsleden en niet-raadsleden/commissieleden kunnen de geheime stukken tijdens kantooruren of op afspraak inzien. Eventueel kan het inzien ook op het stadhuis plaatsvinden. Hiervoor kan contact worden opgenomen met de commissiegriffier. Er mogen vanzelfsprekend geen foto’s of aantekeningen gemaakt worden van de stukken. De raadsleden worden op geheime stukken geattendeerd (via DDL en mail) en kunnen zonodig aangeven bespreking te wensen. Dit kan naar aanleiding van de doorlopende lijst of in een (zonodig besloten deel van de ) procedurevergadering worden aangegeven.

Toelichting artikel 15 (Advisering en verslaglegging)

Het schriftelijke advies aan de raad wordt door de commissiegriffier zo spoedig mogelijk na een vergadering via de zogenoemde adviesbrief aan de raad kenbaar gemaakt. In de adviesbrief is in ieder geval opgenomen welk advies de afzonderlijke fracties hebben gegeven. Tevens worden de voor de raad relevante toezeggingen, gedaan door (leden van) het college opgenomen.

In de adviesbrief wordt ook vermeld of het stuk als hamerstuk of als bespreekpunt dient te worden geagendeerd.

Indien een fractie niet in een vergadering aanwezig kan zijn, kan deze zijn stemadvies van te voren kenbaar maken aan de voorzitter. Hiervan wordt melding gemaakt in de adviesbrief.

De conceptbesluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijk oproep voor de eerstvolgende vergadering aan de leden toegezonden. Alle deelnemers aan de beraadslagingen hebben het recht een voorstel tot wijziging te doen. Een voorstel tot wijziging kan tot het moment van vaststelling bij de commissiegriffier worden ingediend. Het is aan de commissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt, aangezien de commissie de besluitenlijst vaststelt.

Toelichting artikel 16 (Spreektermijnen)

De beraadslaging over een agendapunt zal niet twee termijnen hoeven duren. De voorzitter kan per agendapunt bezien op welke wijze de beraadslaging het beste tot zijn recht komt. Het stellen van vragen wordt overigens ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een termijn wordt door de voorzitter afgesloten.

Na afloop van het debat wordt bezien of het onderwerp doorgeleid kan worden naar de raadsvergadering en welk advies de afzonderlijk fracties/partijen geven. Uiteraard kan de commissie ook besluiten dat met een commissiebehandeling kan worden volstaan, als geen formele besluitvorming nodig is.

Toelichting artikel 17 (Spreektijd)

De voorzitter is bevoegd de commissie voor te stellen om de spreektijd te beperken. Het verzoek hiertoe kan ook door een commissielid worden gedaan.

Toelichting artikel 18 Voorstellen van orde)

Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende commissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de commissie.

Toelichting artikel 19 (Handhaving orde)

Het eerste lid verzekert dat leden van een commissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn uiteraard interrupties toegestaan. De voorzitter kan bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen bepalen dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt.

Leden van commissies zijn niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor alle deelnemers aan de beraadslagingen, dus ook derden.

Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen.

Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.

Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 21 van deze verordening.

Toelichting artikel 20 (Besloten vergadering)

Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voorzover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden.

De vergaderingen van de commissies vinden op basis van de Gemeentewet in de regel in het openbaar plaats. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een commissie of de voorzitter kan de commissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de commissie anders beslist. Als bijlage is een beslisschema bijgevoegd dat kan dienen bij een dergelijk verzoek.

Niet alleen een commissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een commissie opleggen.

Overigens kan een commissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, respectievelijk artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet).

De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.

Toelichting artikel 21 (Uitgangspunten geheimhouding)

Bij schending van geheimhouding is het in eerste instantie aan de burgemeester om te beoordelen of er aangifte gedaan moet worden.

De raad kan verder op basis van de eigen gedragscode een sanctie opleggen aan een lid dat aantoonbaar de geheimhouding heeft geschonden. Daarbij kan worden gedacht aan het onthouden van inzage in geheime stukken voor een bepaalde tijd.

Ten aanzien van de werkwijze rond geheime informatie zijn de volgende uitgangspunten vastgelegd:

- het college verklaart in het verkeer tussen college en raad zo min mogelijk informatie geheim. Brieven worden niet gemengd met deels geheime informatie en deels openbare informatie (waarbij dan het geheel geheim wordt verklaard). Als er geheime informatie te delen is met de gemeenteraad dan wordt deze informatie zoveel mogelijk in een geheime bijlage opgenomen. Dan kan het openbare ‘hoofddocument’ gewoon op het RIS geplaatst worden;

- Er wordt standaard een horizonbepaling opgenomen. De geheimhouding vervalt dan automatisch na verloop van tijd;

- Geheime informatie wordt zoveel mogelijk schriftelijk gedeeld met de raad. Dat brengt de raadsleden in de positie om de geheimhouding te bekrachtigen in de raad. In dat verband is het relevant dat twee dagen voor de raadsvergadering geen geheime stukken meer in ontvangst worden genomen. Dit om er voor te zorgen dat men daadwerkelijk kennis kan nemen van de informatie alvorens zich uit te spreken over het bekrachtigen van de geheimhouding. In aanvulling op de schriftelijke informatie kan zonodig een mondelinge toelichting door het college worden gegeven;

- Geheime informatieve bijeenkomsten zijn een onderdeel van een

Commissievergadering. Soms is het wenselijk om een toelichting te krijgen op geheime informatie. In die gevallen kan een commissievergadering belegd worden, die weliswaar openbaar opent en sluit, maar voor het overige in beslotenheid plaats kan vinden. Het is aan de commissie om te besluiten over geheime status van (een deel van) het besprokene in het besloten deel van deze vergadering. Er komt een (beperkte) geheime besluitenlijst met het onderwerp van de vergadering, de aanwezigen, de inhoud op hoofdlijnen en de besluitvorming van de commissie over het opleggen van de geheimhouding.

Toelichting artikel 22 (Toehoorders en pers)

Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor commissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.

Aangezien de vergaderingen van een commissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluids- en beeldregistraties maken. Zij dienen dit wel vooraf aan de voorzitter te melden. Het maken van dergelijke registraties is uiteraard niet toegestaan indien het een besloten vergadering betreft.

Het vijfde lid heeft betrekking op het mobiele telefoonverkeer. Het afgaan van mobiele telefoons werkt verstorend tijdens de vergadering. Dit laat echter onverlet, dat indien zwaarwegende redenen dit noodzakelijk maken, de voorzitter aanwezigen toestemming kan geven hun mobiele telefoon wel stand-by te laten staan.