Beoordelings- en functioneringsgesprekken, regeling (2002)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  ambtenaar:

  • 1

    de ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân;

  • 2

    de ambtenaar als bedoeld in artikel 2:5:1 van de Arbeidsvoorwaardenregeling Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân;

• b

  functie: het geheel van aan de ambtenaar op te dragen werkzaamheden;

• c

  beoordelingsgesprek: vaststelling van een schriftelijk oordeel over de functievervulling door de ambtenaar;

• d

  functioneringsgesprek: een gesprek tussen leidinggevende en ambtenaar, waarbij op basis van gelijkwaardigheid het functioneren van de ambtenaar aan de orde wordt gesteld en afspraken worden gemaakt ter verdere ontwikkeling van het functioneren en/of verbetering van de werksituatie, waarbij ook de wederzijdse werkrelatie aan de orde komt.

• e

  functievervulling: het totaal van prestaties en gedragingen van de ambtenaar tijdens de uitoefening van de functie.

• f

  beoordelingstijdvak: een tijdvak van ten minste 6 maanden en ten hoogste twee jaar, direct voorafgaand aan het tijdstip van beoordeling, waarover de beoordelaar(s) zich met betrekking tot de functievervulling door de ambtenaar een oordeel vormt.

Artikel 2 Personeelsbeoordeling

Wanneer er een voorstel wordt gedaan met als bedoeling de rechtspositie van de ambtenaar te wijzigen, dient het voorstel voorzien te zijn van een verslag van een beoordelingsgesprek niet ouder dan een jaar.

Het betreft:

• -

  bevordering;

• -

  toekenning extra periodiek;

• -

  inhouden jaarperiodiek;

• -

  gratificatie;

• -

  toekennen functioneringstoelage;

• -

  omzetten van tijdelijke in vaste aanstelling.

Artikel 3 Beoordeling

De beoordeling van de ambtenaar betreft de wijze waarop deze zijn functie gedurende het beoordelingstijdvak heeft uitgeoefend, zulks tegen de achtergrond van aan de functievervulling redelijkerwijze te stellen eisen.

Artikel 4 Deelnemers

Een beoordelingsgesprek wordt gevoerd tussen een ambtenaar en de direct leidinggevende.

De direct leidinggevende en de ambtenaar kunnen overeenkomen dat, bij wijze van uitzondering, een derde als informant of toehoorder bij het gesprek wordt toegelaten. Indien de direct leidinggevende en de ambtenaar geen overeenstemming kunnen bereiken over de toelating van een derde, beslist de directeur.

Artikel 5 Procedure

Minimaal een week tevoren worden plaats, tijd en datum van het gesprek door de direct leidinggevende afgesproken met de ambtenaar.

Een beoordelingsgesprek wordt gehouden aan de hand van een modelformulier. Het formulier dient als agenda voor het gesprek. Bovendien dient op het formulier een weergave van het besprokene te worden vastgelegd. Het formulier is als bijlage opgenomen.

Binnen een week na het beoordelingsgesprek wordt het beoordelingsformulier definitief ingevuld. De beoordeelde ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld opmerkingen op het formulier toe te voegen.

Artikel 6 Informatie aan naast-hogere leidinggevende en personeelsfunctionaris

De direct leidinggevende informeert de naast-hogere leidinggevende en de personeels- functionaris, door middel van inzage in het formulier, over het gehouden beoordelingsgesprek, de gemaakte afspraken en de te nemen acties. Zonodig kan daarna een terugkoppelingsgesprek plaatsvinden met de ambtenaar. Dit gesprek wordt door de direct leidinggevende, eventueel in aanwezigheid van de naast-hogere leidinggevende, gevoerd.

Artikel 7 Ondertekening van het formulier

Nadat het beoordelingsformulier is ingevuld, wordt dit door de beoordelaar(s) ondertekend. Daarna ondertekent de beoordeelde het formulier voor gezien en de weergave van de opmerkingen voor akkoord.

Artikel 8 Vaststelling

De beoordeling wordt vervolgens binnen vier weken na het beoordelingsgesprek door de directeur vastgesteld.

Binnen twee weken nadat de beoordeling is vastgesteld, wordt een afschrift van het beoordelingsformulier aan de beoordeelde ambtenaar uitgereikt.

Artikel 9 Bezwaar

Beoordeelde ambtenaar kan binnen zes weken, nadat hem een afschrift van de beoordeling als bedoeld in artikel 8 lid 2 van deze regeling, is uitgereikt, bezwaar maken bij het dagelijks bestuur tegen de uitgebrachte beoordeling.Het dagelijks bestuur zendt het bezwaarschrift terstond ter advisering aan de bezwarencommissie.

Artikel 10 Inzage in de formulieren

De ambtenaar ontvangt een kopie van het ondertekende formulier waarop het beoordelingsgesprek is vastgelegd. Het origineel gaat ter archivering naar de personeelsfunctionaris van de Dienst.

Recht op inzage in de formulieren hebben de direct leidinggevende, de naast-hogere leidinggevende, de personeelsfunctionaris en de directeur c.q. diens plaatsvervanger.

Artikel 11 Functioneringsgesprekken

Een functioneringsgesprek heeft tot doel het functioneren en het welbevinden van de ambtenaar in de organisatie te bevorderen.

Het functioneringsgesprek vormt een wezenlijk onderdeel van het contact tussen de ambtenaar en zijn direct leidinggevende en vindt derhalve tenminste eenmaal per jaar plaats.

Artikel 12 Randvoorwaarden

In het functioneringsgesprek is de inbreng en positie van de beide gesprekspartners gelijkwaardig, ondanks het functionele verschil in positie en verantwoordelijkheid. Dit komt tot uitdrukking in het zich wederzijds openstellen voor de mening van de gesprekspartner, het waar nodig geven van opbouwende kritiek en het aanvaarden daarvan.

Het functioneringsgesprek draagt een vertrouwelijk karakter dat door de gesprekspartners wordt gewaarborgd.

Het functioneringsgesprek resulteert in concrete afspraken en maatregelen, welke in overeenstemming zijn met het doel van het functioneringsgesprek.

De resultaten van het functioneringsgesprek vormen geen basis voor het nemen van beslissingen op het gebied van personeelsbeheer zoals bedoeld in artikel 2 van deze regeling.

Artikel 13 Procedure

Minimaal een week tevoren worden plaats, tijd en datum van het gesprek door de direct leidinggevende afgesproken met de ambtenaar.

Het initiatief tot het houden van een functioneringsgesprek kan zowel bij de direct leidinggevende als bij de ambtenaar liggen;

Een functioneringsgesprek wordt gehouden aan de hand van een modelformulier. Het formulier dient als agenda voor het gesprek. Bovendien dient op het formulier een weergave van het besprokene te worden vastgelegd. Het formulier is als bijlage opgenomen.

Artikel 14 Inzage en ondertekening

Op het formulier functioneringsgesprekken wordt naast de personalia van de ambtenaar in elk geval vastgelegd:

• -

  de resultaten van het gesprek;

• -

  de afspraken.

Recht op inzage in de formulieren hebben de direct leidinggevende, de naast-hogere leidinggevende, de personeelsfunctionaris en de directeur c.q. diens plaatsvervanger.

Het formulier functioneringsgesprekken wordt na het functioneringsgesprek door de directe leidinggevende ingevuld. Het gespreksformulier wordt door beide gesprekspartners voor akkoord getekend. De ambtenaar en de naast-hogere leidinggevende ontvangen, binnen 14 dagen na het gesprek, een getekend exemplaar van het ingevulde en ondertekende formulier.

Artikel 15 Bewaring

De personeelsfunctionaris van de Dienst draagt zorg voor de bewaring van de formulieren waarop de functionerings- en beoordelingsgesprekken zijn vastgelegd.

Deze formulieren worden minimaal tot het volgende gesprek en maximaal vijf jaar bewaard.

Artikel 16 Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Regeling beoordelings- en functioneringsgesprekken’ en treedt in werking met ingang van 1 januari 2002.

Beoordelings- en functioneringsgesprekken