Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Gemeente Dongen, 2015

3.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• ·

  Aanbestedingswet: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermings richtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• ·

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• ·

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• ·

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

3.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• ·

  Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’);

• ·

  VNG Model Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten, inclusief addendum

• ·

  Gids Proportionaliteit

3.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • ·

    Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden.

  • ·

    Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet.

  • ·

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • ·

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • ·

    Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Gemeente.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

3.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, hangt af van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, neemt de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.

4.1 Integriteit

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen, en heeft de spelregels voor integriteit vastgelegd in een gedragscode. Deze gedragscode is verwoord in artikel 15:1:1:0 van de gemeente Dongen Arbeidsvoorwaardenregeling.

  Bestuurders en ambtenaren handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers.

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2 Duurzaam Inkopen

• a.

  Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht.

  De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Gemeente streeft er naar om zo veel als mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt onder andere tot uitdrukking door het volgende:

  • ·

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • ·

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.

  • ·

    De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

  • ·

    De Gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.

  Aanknopingspunten voor het duurzaamheidsbeleid zijn terug te vinden in het coalitieprogramma en het milieuprogramma. De gemeente streeft ernaar de VNG doelstellingen voor duurzaam inkopen na te leven. Om op een verantwoorde wijze hiermee om te gaan wordt zo veel als mogelijk gebruik gemaakt van de door Agentschap.nl opgestelde ‘duurzaamheidscriteria’. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoor- beeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

  Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return. De Gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3 Innovatie

De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Innovatiegericht Inkopen wordt bij uitstek gefaciliteerd en gestimuleerd door de toepassing van innovatieve inkoopprocedures en contractsvormen.

Innovatiegericht inkopen

• -

  Doelgericht zoeken naar een innovatieve (slimme) oplossing of het ruimte bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen en/of aan te bieden. Daarbij staat het resultaat, nl. het realiseren van een innovatie, voorop.

• -

  Innovatief aanbesteden. Hieronder wordt het vernieuwen van het aanbestedingsproces verstaan. Dat is vaak ondersteunend aan innovatiegericht inkopen. Denk aan bijvoorbeeld functioneel specificeren, het gebruik van EMVI criteria, risicomanagement, het regelen van intellectueel eigendom en life cycle costing.

5.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

5.3 Lokale economie en MKB

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.

  In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB).

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

5.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met anderegemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

5.5 Bepalen van de inkoopprocedure

De Gemeente hanteert - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij de onderstaande bedragen de volgende procedures, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.

(Bedragen zijn exclusief BTW)

Grens voor Europese drempelbedragen voor 2015 en 2015 zijn: Leveringen en Diensten tot € 207.000. Voor Werken tot € 5.186.000

Rechtstreekse opdracht

De Gemeente verstrekt rechtstreeks opdracht aan een Ondernemer, zonder voorafgaande Offerteaanvraag. Doel hierbij is het beperken van de administratieve lasten van de Gemeente en de Ondernemer.

Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Als de opdracht zich leent voor meerdere offertes, dan minimaal 1 en maximaal 3 offertes. Hierbij is het aanvragen van 2 offertes niet toegestaan.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers of aan maximaal vijf Ondernemers een Offerte. Meer dan 5 kan wel, echter dient dit expliciet gemotiveerd te worden in de stukken. Bij bepaalde bedragen moeten verplicht vijf offertes gevraagd worden, tenzij er (aangetoond) geen vijf aanbieders op de markt zijn.

Nationaal aanbesteden

Onder de Europese drempelbedragen besteedt de Gemeente Werken vanaf een bedrag van € 1.000.000 nationaal aan. De Gemeente plaatst voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.

5.6 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve vooraf- gaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

6.1 Inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.

Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; de ene fase kan niet wordengestart zonder dat voorgaande fase goed is afgesloten:

• 1.

  strategie bepalen: bepalen van de inkoopbehoefte;

• 2.

  specificeren: opstellen van een programma van eisen of een bestek;

• 3.

  selecteren: de meest geschikte partij selecteren;

• 4.

  contracteren: de overeenkomst sluiten;

• 5.

  bestellen: afroepen uit de overeenkomst;

• 6.

  bewaken: bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid en factuurverwerking;

• 7.

  nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, het afhandelen

6.2 Inkoop in de organisatie

Inkoop is via een gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd.

6.3 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Financiën en Belastingen (incl. inkoop- en aanbestedingsbeleid) is verantwoordelijk voor Inkoop. De portefeuillehouder van het vakgebied waarvoor een inkooptraject is opgestart wordt gedurende het traject inhoudelijk betrokken. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

6.4 Evalueren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid

Het inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd.

Het handboek kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.