Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR47262
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR47262/1
Regeling vervallen per 31-12-2012
Archiefverordening gemeente Hilversum 2006
Geldend van 17-12-2010 t/m 30-12-2012
Intitulé
Archiefverordening gemeente Hilversum 2006De raad van de gemeente Hilversum,
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 25 juli 2006;
BESLUIT:
De hierna volgende archiefverordening Hilversum 2006 vast te stellen.
gelet op artikelen 30, eerste lid, 31, 32, tweede lid/35, eerste lid, 36, 37, tweede lid, van de Archiefwet 1995, besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Archiefverordening gemeente Hilversum 2006
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet de Archiefwet 1995;
- b.
gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
- c.
de archiefbewaarplaats overeenkomstig de artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- d.
de archivaris de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- e.
beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- f.
beheerseenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel;
- g.
informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 5, eerste lid
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de (digitale) vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
Artikel 5, tweede lid
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast gehoord de bevoegde raadscommissie.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht, bedoeld in artikel 14.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 9
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 10
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 11, eerste lid
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
Artikel 11, tweede lid
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 12
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 13
De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 14
De archivaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeesters en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 15
De Archiefverordening Hilversum 1985 wordt ingetrokken.
Artikel 16
Deze verordening treedt in werking met ingang van 27 september 2006.
Artikel 17
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeente Hilversum 2006.
Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hilversum van
27 september 2006,
de griffier de burgemeester
K. E. Driehuijs E.C. Bakker
Toelichting
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip ‘zorg’, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.
Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32, tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist gevonden. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft daarvan,als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken, zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8, artikel 14
Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Artikel 11
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term ‘archiefbescheiden’. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van ‘archiefbescheiden’ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als ‘beheer’. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.
Artikel 13
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering
van 27 september 2006.
de griffier, de voorzitter,
K.E. Driehuijs E.C. Bakker
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl