Regels en richtlijnen voor het beheer van archiefbescheiden opgenomen in de archiefbewaarplaats en het gebruik van de bezoekersruimte Oud Archief (Huisreglement gemeentearchief Hoogeveen 2011)

1. Bij een eerste bezoek wordt een bezoekersformulier ingevuld. Hierop worden naam, adres, postcode en woonplaats en het doel van het bezoek ingevuld. Deze gegevens worden gebruikt voor statistische doeleinden.

2. Bij vertrek meldt u zich af bij de medewerker van de bezoekersruimte. Zo houdt de medewerker van de bezoekersruimte zicht op het aantal aanwezigen in het gebouw, dat bij calamiteiten van levensbelang kan zijn.

1. Bepaalde archiefstukken vraagt u aan bij de medewerker. De medewerker haalt deze stukken uit de archiefbewaarplaats. De microfiches, boekwerken, inventarissen, nadere toegangen etc. bevinden zich in de bezoekersruimte. Deze kunnen zelfstandig worden geraadpleegd. Archiefstukken die in slechte staat zijn worden niet ter inzage gegeven.

2. Voor het inzien van bouw- of omgevingsvergunningen dient u contact op te nemen met de Gemeentewinkel. Deze zijn niet raadpleegbaar via het gemeentearchief.

1. De archieven en collecties in beheer bij het gemeentearchief zijn uniek, onvervangbaar en zeer kwetsbaar. Dit betekent dat zorgvuldig met de stukken moet worden omgegaan. Daarom is het verboden de stukken zodanig te behandelen dat op enigerlei wijze schade kan ontstaan.

2. In de bezoekersruimte is alleen het gebruik van een potlood toegestaan.

3. De volgende omgangsregels gelden voor archiefstukken:

• a.

  er mogen geen aantekeningen worden gemaakt op bestanddelen uit archieven en collecties;

• b.

  archiefstukken mogen niet worden gebruikt als ondergrond bij het schrijven;

• c.

  de volgorde van de stukken in een omslag mogen niet worden veranderd;

• d.

  u wordt aansprakelijk gesteld als u schade toebrengt aan een archiefstuk of verzameling.

1. Het laten maken van kopieën van archiefstukken is mogelijk indien de materiële staat en afmeting van de stukken het toestaat.

2. Als er een te grote vraag is naar kopieën dan worden deze op een later tijdstip gemaakt en nagezonden.

3. Het reproduceren van foto’s uit het fotoarchief is mogelijk en hier kunnen kosten aan verbonden zijn. Hiervoor is toestemming van de medewerker nodig.

4. Foto‘s worden niet uitgeleend. Voor het maken van reproducties met eigen apparatuur is toestemming nodig van de medewerker.

1. De medewerker van de bezoekersruimte is beschikbaar voor vragen, opmerkingen en uitleg. Ook biedt de medewerker hulp bij het onderzoek. Het onderzoek dient echter zelf te worden verricht.

2. Inlichtingen worden ook telefonisch en via e-mail verstrekt. Op www.hoogeveen.nl is veel informatie te vinden over archieven van de gemeente, onder meer:

• a.

  een archievenoverzicht;

• b.

  archiefinventarissen;

• c.

  nieuws.

1. Bij twijfel over de interpretatie van deze regels of in gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de gemeentesecretaris.

2. Degene die in strijd handelt met het bepaalde in dit reglement kan de toegang tot de bezoekersruimte worden ontzegd.

1. Dit besluit treedt met ingang van 01-04-2011 in werking.

2. Dit besluit, waarvan tenminste 1 exemplaar in de bezoekersruimte aanwezig is, kan worden aangehaald als Huisreglement gemeentearchief Hoogeveen.