Regeling Informatiebeheer Hoogheemraadschap Delfland 2011

Artikel 1.

• 1.

  Deze regeling verstaat onder:

• a

  de wet De Archiefwet 1995

• b

  archiefverordening de in de artikelen 35 eerste lid en 37 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de verenigde vergadering d.d. 27 oktober 2011;

• c.

  documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• d

  beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

• e

  beheereenheid een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel1;

• f

  informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

• g

  informatiebeheer het geheel van handelingen, samenhangend met de voorzieningen inrichting en beheer van informatiesystemen en documenten;

• h

  de Archiefregeling Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 december 2009, nr. WJZ/178205 (8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Staatscourant 2010, nr. 70);

• i

  i. de archiefbewaarplaats de door het algemeen bestuur overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats ten behoeve van het roerend cultureel historisch erfgoed.

• 2

  Deze regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor het waterschap geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij in deze regeling anders is bepaald.

Artikel 2.

Als verantwoordelijke eenheid in de zin van deze regeling wordt aangewezen een door secretaris-directeur gemandateerd organisatieonderdeel wat zich geheel of gedeeltelijk bezighoudt met het beheer van de documenten.

Artikel 3.

De verantwoordelijke eenheid is belast met het beheer van de documenten van het hoogheemraadschap, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK III ARCHIEFVORMING EN –ORDENING

Productie van documenten

Artikel 4.

De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 5.

De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 6.

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een kopie bewaard als archiefstuk.

Artikel 7.

De verantwoordelijke eenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

IDENTIFICERING VAN DOCUMENTEN

Artikel 8.

• 1.

  De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 9.

Vervallen.

ORDENING EN TOEGANKELIJKHEID VAN DOCUMENTEN

Artikel 10.

De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat zijn of worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.

Artikel 11.

• 1.

  De verantwoordelijke eenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden in overeenstemming met artikel 18 van de Archiefregeling een overzicht wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende programma’s, werkprocessen en taken.

• 2.

  In afwijking van het gestelde in de toelichting van artikel 18 van de Archiefregeling worden ook van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van de bestanden die Delfland heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

• 3.

  Van vernietigbare digitale documenten worden de in artikel 17 van de Archiefregeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

• 4.

  De verantwoordelijke eenheid doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie, migratie of emulatie van informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

• 5.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie, migratie of emulatie zijn:

  • a

    de beheereenheid als bedoeld in Artikel 21 van de Archiefverordening Delfland waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b

    de beheereenheid als bedoeld in Artikel 21 van de Archiefverordening Delfland waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden;

Artikel 12.

Uit het in het vorige artikel beschreven overzicht blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

HOOFDSTUK IV BEHEER VAN DOCUMENTEN

BEWARIG VAN DOCUMENTEN

Artikel 13.

De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 14.

De verantwoordelijke eenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

BEVEILIGING EN RAADPLEGING VAN DOCUMENTEN

Artikel 15.

De verantwoordelijke eenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 16.

Uitlening of inzien van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de eenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 17.

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 18.

• 1.

  De verantwoordelijke eenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van de secretaris-directeur slechts toegestaan aan die functionarissen van een eenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie de uitvoering van deze regeling is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen ten minste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

• 4.

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan de secretaris-directeur voorwaarden verbinden.

VERVREEMDING EN OVERDRACHT VAN DOCUMENTEN

Artikel 19.

Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in Artikel 22 van deze regeling niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het dagelijks bestuur.

SELECTIE EN VERNIETIGING VAN DOCUMENTEN

Artikel 20.

• 1.

  De verantwoordelijke eenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 2.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 3.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in het in Artikel 11 van deze regeling bedoelde overzicht.

Artikel 21.

De verantwoordelijke eenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

OVERBRENGING VAN DOCUMENTEN

Artikel 22.

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Artikel 23.

Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze regeling vervalt het Besluit Informatiebeheer 2004.

Artikel 24.

Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling Informatiebeheer van het hoogheemraadschap Delfland 2011.

Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap Delfland.

, voorzitter

, secretaris