Besluit d.d.19 november 2014 inzake Besluit ambtelijke organisatie gemeente Landgraaf en instructie secretaris en algemeen directeur, 2014;

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Binnen gemeentelijke organisaties zijn de afgelopen decennia verschillende structuurwijzigingen doorgevoerd, die allen tot doel hadden om meer eenheid en kwaliteit in de bedrijfsvoering tot stand te brengen. Zo ook in de gemeente Landgraaf. In dit nieuwe Organisatiebesluit zijn de nieuwe inzichten over aansturing van de organisatie en indeling hiervan, verwerkt.

Ingevolge artikel 100 juncto 102 van de Gemeentewet, is er in elke gemeente een secretaris die door het college wordt benoemd. Ingevolge artikel 103, tweede lid, stelt het college in een instructie nadere regels op over taken en de bevoegdheden van de secretaris waarmee de eerste functie van beleidsadviseur van het college en de burgemeester, wordt vastgelegd. Dit Organisatiebesluit voorziet daar ook in. Tijdens de behandeling van de Wet dualisering gemeentebestuur, is er van afgezien om een bepaling op te nemen waarbij de secretaris tevens hoofd van de ambtelijke organisatie zou zijn. Het klassieke model van “spilfunctie|”van de secretaris was binnen veel gemeenten de laatste jaren al gewijzigd in een meer “concern-achtig” model waarbij de directeursfunctie gescheiden van de taak van secretaris, werden ingevuld. De wetgever heeft nadrukkelijk de bevoegdheid tot inrichting van de ambtelijke organisatie en de plaats van de gemeentesecretaris daarin, gelegd bij het college.

In dit Organisatiebesluit kiest het college dan ook voor een nieuwe invulling waarbij de rol van eerste beleidsadviseur wordt belegd bij de secretaris, die ook het college tijdens vergaderingen ter zijde zal staan. De hiërarchische leiding over de ambtelijke organisatie en daarmee de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering, is rechtstreeks belegd bij een Algemeen Directeur die eveneens door het college wordt benoemd en ontslagen en die nevengeschikt is aan de secretaris.

In dit Organisatiebesluit is er tevens in voorzien dat de secretaris en de Algemeen Directeur tezamen de directie vormen. Zij beiden hebben de verantwoordelijkheid voor een goede coördinatie en een geïntegreerde en gecoördineerde voorbereiding en uitvoering van de programma's van de begroting en een goede ondersteuning hiervan door de administratieve systemen. De eindverantwoordelijkheid voor een doelmatig functioneren van de ambtelijke organisatie ligt daarmee bij de Algemeen Directeur, terwijl de secretaris de verantwoordelijkheid heeft dat de collegevergaderingen op basis van de ambtelijk voorbereide collegestukken goed verlopen. Beiden zijn verantwoordelijk voor een juiste voorbereiding en uitvoering van de aan het college opgedragen taken. Dit vergt een goede samenwerking en voortdurende afstemming tussen beide directieleden.

In de praktijk is het aan de sector- en stafhoofden toebedeelde programmamanagement onvoldoende tot invulling gekomen. Er is voorts voor gekozen om het integraal management bij de afdelingshoofden neer te leggen. De bestaande managementlaag van sector- en stafhoofden is dan ook niet langer gehandhaafd. In het nieuwe Organisatiebesluit blijkt de keuze voor een “platte” organisatie; acht afdelingen die inhoudelijk rechtstreeks door de directie worden aangestuurd. De directieleden verdelen daarbij onderling de aandachtsgebieden voor de diverse beleidsgebieden.

Algemeen uitgangspunt voor de verdere inrichting en toebedeling van taken binnen de organisatie is: scheiding tussen beleid en de uitvoering hiervan.

De ontwikkeling en coördinatie van het beleid is bij verschillende afdelingen belegd.

In dit Organisatiebesluit is de reeds in 2009 doorgevoerde scheiding tussen uitvoering en beleid, gehandhaafd. Ontwikkeling van beleid ligt voornamelijk bij de afdelingen MO en ROG alsook tot op zekere hoogte bij de afdeling BCZ. De uitvoering van het beleid is belegd bij de afdeling KCC, T&H en BOR. Binnen die uitvoering is het natuurlijk mogelijk dat ook uitvoeringsbeleid tot stand komt dat, indien aan de orde, op termijn weer kan worden vertaald in de algemene kaders en beleidsregels.

De afdelingen P&C en FB alsook tot op zekere hoogte de afdeling BCZ, zijn op de interne processen gerichte afdelingen.

In onderhavig Organisatiebesluit zijn de diverse taken en verantwoordelijkheden binnen acht afdelingen belegd. Aan deze taken en verantwoordelijkheden worden de bevoegdheden verbonden die nodig zijn voor uitvoering van de taken. Dit zal zijn beslag krijgen in het separaat door het college vast te stellen Bevoegdhedenbesluit.

Het Organisatiebesluit 2014 en het Bevoegdhedenbesluit 2014, geven daarmee samen een totaalbeeld van de taken en (externe) bevoegdheden van de onder verantwoordelijkheid van het college vallende ambtelijke organisatie.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

De in artikel 1 opgenomen begrippen spreken voor zich. Nieuw is dat een definitie van bureauhoofd en van integraal manager is toegevoegd. Het bureauhoofd heeft de dagelijkse leiding over een aantal medewerkers en verkrijgt daarvoor ook in het Bevoegdhedenbesluit opgenomen mandaten, maar hij is geen integraal manager. Het integrale management is belegd bij de afdelingshoofden en de Algemeen Directeur. Het afdelingshoofd kan worden aangesproken op de output van de aan de afdeling opgedragen taken. De output wordt jaarlijks vastgelegd in het werkplan van de afdeling en is met de begroting verbonden. Om die verantwoordelijkheid voor de output te kunnen dragen worden in het Bevoegdhedenbesluit de hiervoor benodigde bevoegdheden toebedeeld die vooral gelegen zijn op het personele en financiële vlak. De bevoegdheden kunnen worden uitgeoefend binnen de algemeen geldende kaders.

Artikel 2. Instructie secretaris

De Gemeentewet verplicht elke gemeente er toe om een secretaris te benoemen. Ingevolge artikel 103, tweede lid, dient het college een instructie op te stellen waaruit de taken en de bevoegdheden van de secretaris blijken. Dit artikel voorziet hierin. Nieuw is dat een scheiding is doorgevoerd van de rollen en taken van de secretaris als belangrijkste beleidsadviseur van het college en de rol van algemeen directeur, verantwoordelijk voor de interne bedrijfsvoering. De verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering is niet langer aan d functie van secretaris verbonden maar is bij een afzonderlijke functionaris, de algemeen directeur, belegd. Dit impliceert dat de secretaris geen hiërarchische bevoegdheden meer heeft ten opzichte van de ambtelijke organisatie. Als directielid en als eerste vervanger van de algemeen directeur bij diens afwezigheid, zal hij in de praktijk wel hiërarchische taken uitvoeren, maar dan als plaatsvervanger of waarnemer van de algemeen directeur en niet als secretaris.

Artikel 3 Instructie algemeen directeur

Door de scheiding in taken en verantwoordelijkheden ligt de hoogste managementverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie, bij de algemeen directeur. In het Bevoegdhedenbesluit zullen daartoe ook de personele, financiële en overige bevoegdheden worden geregeld. Als directielid en als eerste vervanger van de secretaris bij diens afwezigheid, zal hij in de praktijk tevens de beleidsadviseur zijn van het college maar dan als loco-secretaris.

Artikel 4. Coördinerende rol directie

Op basis van artikel 1, sub c. vormen de secretaris en de algemeen directeur tezamen de directie. Voor de totale uitvoering zijn zij complementair aan elkaar. Het voorafgaand aan de wijziging van het oude Organisatiebesluit nog bestaande managementteam, waarin secretaris en sector- resp stafhoofden waren vertegenwoordigd, bestaat niet meer. De directie neemt de coördinerende rol van het managementteam over. Weliswaar is de primaire taak van de secretaris het zijn van beleidsadviseur van het college en de primaire taak van de algemeen directeur het leiding geven aan de ambtelijke organisatie, zij beiden zijn vervolgens aanspreekbaar op het totaalresultaat en dus medeverantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van collegebesluiten.

Dat vergt een goede onderlinge samenwerking en harmonieuze afstemming waarbij het van het grootste belang is dat er vertrouwen in elkaar bestaat en dus dat er con amore kan worden samengewerkt.

De directie komt ten minste een maal per week bijeen om inhoud te geven aan de directietaken en kan op basis van de voorliggende onderwerpen bepalen dat andere functionarissen tevens aanwezig zijn. De directie komt ook tenminste een maal per maand bijeen voor overleg met de afdelingshoofden. De directieleden bepalen onderling de taakverdeling voor wat betreft de in artikel 4 opgenomen taken. De taakverdeling kan uiteraard niet zo ver gaan dat daarmee taken die nu expliciet zijn belegd bij de secretaris, bij de algemeen directeur komen te liggen en vice versa. In het Bevoegdhedenbesluit wordt dat nog eens duidelijk gemaakt omdat daar expliciet bepaalde mandaten en volmachten aan de functionaris worden toebedeeld. Wel is het zo dat in geval van afwezigheid, de een de ander vervangt en men dan ook in de daarbij behorende bevoegdheden treedt. Voor het college betekent de directieverantwoordelijkheid dat zowel de secretaris als de algemeen directeur samen en ieder voor zich op het eindresultaat aanspreekbaar zijn.

De directieleden zullen ingevolge lid 9, werkafspraken dienen te maken op basis waarvan zij de organisatie inhoudelijk zullen gaan aansturen. Die werkafspraken liggen niet voor de eeuwigheid vast, maar kunnen van jaar tot jaar, afhankelijk van de omstandigheden, worden aangepast of gewijzigd. Het ligt voor de hand te veronderstellen dat die onderlinge taakverdeling aan het begin van de coalitieperiode of aan het begin van het kalenderjaar wordt gemaakt. Het college heeft verder bepaald dat die taakverdeling en hierbij behorende aandachtsgebieden, binnen de ambtelijke organisatie bekend worden gemaakt. Ieder behoudt daarbij overigens wel de in de artikelen 3 en 4 genoemde taken en verantwoordelijkheden.

Secretaris en algemeen directeur zijn aan elkaar nevengeschikt; onderling is er geen hiërarchische relatie. Zij worden beiden door het college benoemd en kunnen alleen door het college worden geschorst of ontslagen etc.

Artikel 5. Hoofdstructuur ambtelijke organisatie

In de nieuwe structuur keren acht afdelingen terug die in het eerste lid worden opgesomd. Gekozen is voor een platte organisatie. Elke afdeling wordt geleid door een afdelingshoofd, die hiërarchisch ondergeschikt is aan de algemeen directeur. Afhankelijk van de onderlinge taakverdeling tussen secretaris en algemeen directeur, kunnen bepaalde afdelingen inhoudelijk en beleidsmatig worden aangestuurd door de secretaris en andere afdelingen weer door de algemeen directeur.

Gezien de personele omvang van de afdelingen KCC en FB is er voor gekozen om de taak van het afdelingshoofd te verlichten door een bureauhoofd aan de afdeling toe te voegen. Het bureauhoofd kan enkele hiërarchische bevoegdheden krijgen toebedeeld, maar is geen integraal manager.

Atikel 6. Taken en verantwoordelijkheden afdelingshoofden en bureauhoofden

In dit Organisatiebesluit is er voor gekozen om het zwaartepunt van het management bij de afdelingshoofden te leggen. Deze is zowel budgethouder als integraal manager en heeft daarmee de taak om er voor te zorgen dat de afgesproken output met de juiste inzet van mens en middelen, daadwerkelijk tot stand komt. Daartoe behoort ook het maken van een juiste en realistische planning alsook de zorg voor de totstandkoming van alle individuele werkplannen. De integraal manager kan op het niet behalen van de afgesproken output van zijn afdeling zoals neergelegd in het jaarlijks op te stellen werkplan, worden aangesproken. Bij afwezigheid regelt het afdelingshoofd de eigen vervanging; het gaat daarbij vooral om vervanging bij interne bedrijfsvoeringszaken. De bevoegdheid om namens de bestuursorganen te handelen op basis van mandaat, volmacht, machtiging, is in het Bevoegdhedenbesluit opgenomen. Bij afwezigheid van een afdelingshoofd blijft de hiërarchisch meerdere altijd bevoegd de beslissingen te nemen en te ondertekenen. Voor het afdelingshoofd is dat de algemeen directeur.

Binnen twee afdelingen is voorzien in de aanwezigheid van een bureauhoofd. Die keuze is gemaakt omdat de omvang van deze afdelingen te groot is voor een eenhoofdige dagelijkse leiding. Binnen de afdeling KCC en binnen de afdeling FB, is dan ook voorzien in een functionaris die een aangewezen groep van personen dagelijks leiding geeft en inhoudelijk aanstuurt. Aan dit bureauhoofd zal in het Bevoegdhedenbesluit ook een aantal hiërarchische bevoegdheden worden toebedeeld, zoals het mogen beslissen op verzoeken om verlof resp het opmaken van beoordelingen. Het bureauhoofd is niet zoals het afdelingshoofd, integraal verantwoordelijk voor de te realiseren output. Het bureauhoofd kan wel op basis van vast te leggen afspraken, mede verantwoordelijk zijn voor de in werkplannen vastgelegde output en daarbij aan de betrokken functionarissen inhoudelijke sturing geven.

Binnen een aantal afdelingen zullen naar verwachting ook senior-medewerkers worden benoemd. Van de senior-medewerker wordt verwacht dat hij op het bij de eigen functie behorende werkterrein de individuele werkplanning van collega-medewerkers coördineert en de dagelijkse voortgang van de werkzaamheden bewaakt. De senior-medewerker kan ook worden belast met de kwaliteitsbewaking van de werkzaamheden van de collega-medewerker en zou daarbij ook in een aantal situaties werkinstructies kunnen geven. Uit de functiebeschrijvingen moet blijken wat van de seniormedewerker wordt verwacht. Aan de functie worden geen hiërarchische bevoegdheden verbonden. Dat is voorbehouden aan het management.

Artikel 7 Taken van de afdelingen

Binnen dit artikel zijn de taken benoemd van de acht afdelingen die in dit Organisatiebesluit in het leven worden geroepen.

In het eerste lid zijn de taken en daarmee de verantwoordelijkheid om die taken ten uitvoer te brengen, van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) opgesomd. De afdeling is vooral actief op het sociale domein. Binnen dit domein vinden momenteel diverse grootschalige decentralisaties plaats. Het gaat daarbij onder meer om de overheveling van voorzieningen uit de AWBZ naar de WMO, verschuiving van de provinciale jeugdzorg, de jeugdreclassering en de zorg voor licht verstandelijk gehandicapte jeugd, naar de gemeenten. Verder wordt een aantal regelingen aan de onderkant van de arbeidsmarkt (nu nog belegd in de huidige Wet Werk en bijstand, de Wet sociale Werkvoorziening, de WAJONg en diverse re-integratiemiddelen), bijeen gebracht in een nieuwe Participatiewet waarbij de rol en verantwoordelijkheid van de gemeenten nadrukkelijk is opgenomen. Het is aan de afdeling MO om op dit veelomvattend terrein beleid te ontwikkelen en de regie te voeren. Daarbinnen past ook de advisering en ondersteuning van de bestuurders die participeren in samenwerkingsverbanden. De afdeling MO zal derhalve actief zijn op het terrein van het onderwijs en cultuur, volksgezondheid, jeugd-en jongerenwerk, opvoedpreventie (CJG), participatie, maatschappelijke ondersteuning, armoede en schuldhulpverlening, ouderen, gehandicapten, vrijwilligers, mantelzorg, sport en integratie, ouderenbeleid, sport en volksgezondheid, jeugd en sport.

Met het oog hierop behoort het ook tot de taak van afdeling MO om regie te voeren over het maatschappelijk vastgoed. Hierbij moet gedacht worden aan vastgoed dat dienend is aan een maatschappelijk beleidsmatig doel, waarbij de gemeente een eigenaars-, exploitatie en/ of beheersrol speelt en het vastgoed, wat gebruik en inhoud betreft, verband houdt met: veiligheid, werk en inkomen, sport, wijken, zorg en welzijn, onderwijs en cultuur.

Het beleid rondom en de zorg voor cultuurhistorische panden zoals Kasteel Strijthagen en Kasteel Schaesberg en gebouwen dan wel ruimten die nodig zijn voor de huisvesting van het eigen personeel, vallen onder het taakveld van de afdeling ROG. resp FB

In het tweede lid zijn de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling en Grondzaken (ROG) opgenomen.

Het gaat daarbij in de eerste plaats om het ontwikkelen van beleid en voeren van regie op de ontwikkeling van de ruimtelijke en economische structuur van de gemeente binnen (eu)regionale context. Daartoe behoort het ontwikkelen van beleid en advisering over volkshuisvesting, ruimtelijke ordening, stedenbouw, vastgoed, milieu, mobiliteit, grondzaken, grondexploitaties, planeconomie, natuur en landschap, water en gemeentelijk erfgoed.

De belangrijkste integrale beleidsdocumenten die de afdeling maakt zijn de structuurvisie, wijkontwikkelingsplannen, bestemmingsplannen, de nota economie en toerisme. Per in de begroting opgenomen beleidsveld worden ook afzonderlijke beleidskaders opgesteld zoals een woonvisie, grondnota, actieplan geluid, bodemnota, gebiedsvisie(s) buitengebied / toetsingskader, Integraal Stedelijk Waterplan, Erfgoednota en Mobiliteitsplan / Parkeernota en de Nota onrechtmatig grondgebruik. Daarnaast ontwikkelt de afdeling beleid en adviseert over bedrijfseconomische initiatieven, toerisme en recreatie, markten en kermissen en evenementen.

Voor een belangrijk deel is de afdeling tevens verantwoordelijk voor de realisering van de hierin vastgelegde ambities en voor de voorbereiding van de uitvoering van concrete projecten (herstructureringsprojecten, herinrichtingsprojecten, reconstructies van wegen, oplossen hydraulische knelpunten).

De afdeling heeft verder tot taak en is daarmee mede verantwoordelijk voor het ontwikkelen van beleid en het ontwerpen van ruimtelijke plannen voor de inrichting van de (openbare) ruimte, centrumgebieden, en bedrijventerreinen waaronder ontgrondingslocaties. Het beheer over de openbare ruimte op basis van op te stellen jaarplannen, ligt bij de afdeling BOR. Het adviseren in het kader van ruimtelijke plannen is gebaseerd op een integrale ruimtelijke afweging, waarbij ook milieuonderwerpen (bv. geluid, externe veiligheid, etc ) worden meegewogen.

Waar in het verleden het accent lag op uitbreiding van woonwijken / bedrijventerreinen, ligt bij het in werking treden van het nieuwe Organisatiebesluit het accent in de komende jaren vooral op het herstructureren van de bestaande woningvoorraad, door ontdichting en vergroening. Wegreconstructies ter verbetering van de verkeersveiligheid / bereikbaarheid en bij gelegenheid van rioolvervangingen worden door de afdeling ROG ontwikkeld en onder verantwoordelijkheid van de afdeling BOR uitgevoerd. Dit vergt een nauwe samenwerking tussen deze twee afdelingen. Het is de verantwoordelijkheid van beide afdelingen dat de werkzaamheden jaarlijks worden afgestemd, waardoor een integrale benadering mogelijk is en een optimaal resultaat wordt bereikt.

Economische activiteiten en bedrijfseconomische initiatieven worden in nauwe samenwerking met de afdeling MO opgepakt en uitgevoerd, waarbij de focus ligt op het bevorderen van de werkgelegenheid en het vergroten van de (arbeids)participatie.

Het is duidelijk dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van en het beheer over de geografische basisadministratie bij de afdeling ROG ligt, zij het dat de afdeling BOR vanuit de dagelijkse werkzaamheden een aanzienlijk deel van de te muteren gegevens aanlevert die gewijzigd moeten worden in onder meer de GBKN. Deze gegevens worden doorgegeven aan de functionarissen binnen de afdeling ROG (landmeters). Zij zijn vervolgens verantwoordelijk voor het op juiste wijze muteren van deze gegevens, hetgeen feitelijk niet door hen zelf maar door de Gemeenschappelijke Belastingdienst (GBRD) wordt gedaan.

Door afdeling is formeel verantwoordelijkheid voor de uitvoering van en het beheer over de huidige grootschalige basiskaart (GBKN), de Basis administratie Gebouwen (BAG) en Basiskaart Grootschalige Topografie (BGT) bij de afdeling ROG belegd.

De afdeling is verder verantwoordelijk voor gebouwen met een grote maatschappelijk meerwaarde. Het betreft hier cultuurhistorische panden zoals Kasteel Strijthagen en Kasteel Schaesberg. Uitvoering van deze taak vindt in nauwe samenwerking met de afdeling MO plaats. Verder is de afdeling verantwoordelijk voor het planmatig vastgoed in de zin van de strategische aan- en verkoop van vastgoed.

Tot slot is de afdeling eveneens verantwoordelijk voor het werven van fondsen en financiële bijdragen van derden, zoals de regio, provincie, het Rijk en Europa. In tijden waarin herstructurering regel is en ontwikkeling uitzondering, zullen er meer kosten gemaakt moeten worden dan er inkomsten worden gegenereerd. Het is daarom eens te meer van belang, om te investeren in het zoeken en werven van fondsen en subsidies.

In het derde lid worden de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR) omschreven.

De afdeling heeft in de eerste plaats de taak en verantwoordelijkheid voor het opstellen van een meerjarig visiedocument over het beheer van de openbare ruimte. Het is evident dat daarbij de input van andere afdelingen binnen de gemeente van groot belang is, met name van de beleidsmatige afdelingen ROG en MO. Daarnaast zal de afdeling BOR een op dit visiedocument gebaseerd integraal uitvoeringsplan ontwikkelen en uitvoeren dat ook aan de jaarlijkse begroting ten grondslag ligt. Tot de uitvoeringstaak van de afdeling behoort dan ook het beheer en onderhoud van de openbare ruimte zoals onderhoud van het groen, water, wegen, trottoirs, openbare verlichting, wegmeubilair, etc.

In dat verband zorgt de afdeling voor het maken en aanbesteden van bestekken en bestekstekeningen met betrekking tot grootschalige onderhoudswerken en kapitaalwerken.

De afdeling BOR genereert wijzigingen in de openbare ruimte die van belang zijn voor de Grootschalige Basiskaarten (GBKN) en geeft die mutaties door aan de afdeling ROG. Het gaat daarbij vooral om omvorming van het groen en wijzigingen in bestrating, wegen en wijzigingen in de openbare verlichting etc.

In het vierde lid zijn de taken beschreven van de afdeling T&H.

De afdeling T&H is verantwoordelijk voor het gemeentelijk handhavingsbeleid. In het handhavingsbeleid worden doelstellingen, uitgangspunten en actiepunten voor de integrale handhaving nader uitgewerkt.

De afdeling T&H stelt jaarlijks een risicoanalyse op waarbij prioriteiten worden aangegeven hetgeen de basis vormt voor het jaarlijks vast te stellen handhavingsuitvoeringsprogramma

Jaarlijks wordt het handhavingsbeleid geëvalueerd en wordt aan de gemeenteraad verslag gedaan over het gevoerde beleid voor wat betreft milieuvergunningen, milieuprocedures, handhaving e.d.

De toezicht- en handhavingstaken in het publieke domein zijn ondergebracht bij de onder de afdeling T&H vallende toezichthouders, waarbij enkele toezichthouders bovendien zijn aangewezen als buitengewoon opsporingsambtenaar (BOA). De BOA’s kunnen ook strafrechtelijke sancties opleggen.

De afdeling is tevens belast met de handhaving van milieuvoorschriften, regels voor het bouwen en het gebruik van bouwwerken, brandveilig gebruik van bouwwerken, gebruik van het openbaar gebied, de gang van zaken op de weekmarkten, de kwaliteitseisen bij de kinderopvang en het verstrekken van alcohol door inrichtingen. Onder bijzondere wetten vallen o.a. de Drank- en Horecawet (DHW) en de Wet op de kansspelen (WKS). Dit alles vergt een nauwe samenwerking met de afdeling KCC.

In het kader van omgevingvergunningverlening vindt samenwerking plaats met de afdeling KCC en worden o.a. de juridische kaders getoetst en mogelijke consequenties en risico's in kaart gebracht.

De afdeling T&H levert ook bijdragen aan andere afdelingen bij het opstellen en implementeren van beleid, zoals bv. evenementenbeleid en welstandsbeleid.

In het vijfde lid wordt de nieuwe afdeling KCC in het leven geroepen. Kern van de taakstelling van de afdeling is dat zij gericht is op het onderhouden van contacten met burgers en bedrijven van zowel de 1e lijns als 2e lijns dienstverlening.

Het KCC is een uitvoerende afdeling. De afdeling voert daarbij naast wettelijk vastgelegde taken, ook rijks- en gemeentelijk beleid uit op het gebied van het sociale domein, voor zover dit althans niet elders is belegd. Dit laatste is het geval bij de uitvoering van de WWB; de uitvoering van de WWB vindt plaats door de Intergemeentelijke sociale dienst (ISDBOL) waarvoor een gemeenschappelijke regeling in het leven is geroepen.

Onder de reikwijdte van het sociale domein valt op dit ogenblik in elk geval: de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning; de Wet inburgering, Centrum Jeugd en Gezin, vrijwilligerscentrale en leerlingenvervoer. Het gaat hierbij vooral om toetsen, voorbereiden en nemen van beslissingen op het terrein van burgerzaken, vergunningen, vrijwilligers, etc.

De afdeling KCC is de spil tussen burger, bedrijf en (gemeentelijke) overheid en voert de regie over de gehele gemeentelijke dienstverlening. Het gaat vooral om toetsen, voorbereiden en beslissen op het terrein van burgerzaken, vergunningen, vrijwilligers en het sociaal domein.

De afdeling KCC levert vanuit de uitvoering van die taken wezenlijke en noodzakelijke input voor het (bijstellen van) beleid door de afdelingen MO, ROG en BCZ.

De beleidsmatige kaders voor het vrijwilligerswerk worden ontwikkeld binnen de afdeling M.O.

Beleidsmatige kaders voor jeugd en gezin worden voorbereid binnen de afdeling MO, doch de uitvoering is wederom ondergebracht bij de afdeling KCC. Het huidige Centrum Jeugd en Gezin coördineert voor Landgraaf het aanbod van de CJG-partijen aan informatie en advies (cursussen, trainingen, spreekuren, voorlichting, themabijeenkomsten, folders, websites e.d.) op het gebied van opvoeden en opgroeien, het signaleren en beoordelen van risico's en het uitvoeren van licht pedagogische hulpverlening

In het zesde lid wordt het takenpakket van de afdeling BCZ beschreven. Evenals dat bij de afdeling P&C het geval is, wordt hier een aantal taken beschreven die voor het concern worden gecoördineerd dan wel concernbreed worden uitgevoerd.

De concernbrede advisering en ondersteuning in juridische zaken, hetgeen ook geldt voor inkoop- en aanbesteding resp personeelszaken, waarmee bestuurders, managers en medewerkers van doen krijgen, is belegd bij de afdeling BCZ. Bij de juridische zaken gaat het veelal om specialistische kennis of concernbrede onderwerpen, waartoe ook behoort juridische advisering mbt regionale samenwerkingsverbanden en internationale contacten. Binnen die afdeling is ook de zorg voor kwalitatief juiste regelgeving (de optimale juridische kwaliteit van de producten en diensten van de gemeente) en de juridische control (het opsporen en in kaart brengen van juridische risico’s) ondergebracht. Binnen de gemeente Landgraaf is geen afzonderlijke juridische controlfunctie ingericht, maar wordt bij de concernbrede juridische advisering de controltaak inbegrepen en wordt zoveel mogelijk preventief ingeschat waar mogelijke risico’s en problemen kunnen ontstaan.

De afwikkeling van juridische procedures vindt plaats binnen de afdeling BCZ. Voor de bezwaarschriften is een onafhankelijke bezwarencommissie in het leven geroepen die het college omtrent de ingediende bezwaren adviseert. De afdeling BCZ vult de secretarisfunctie voor deze commissie in.

Een afzonderlijk taakveld binnen de afdeling BCZ wordt gevormd door de ondersteuning en advisering van de bestuurders en in het bijzonder de Burgemeester, op het terrein van openbare orde en veiligheid en crisisbeheersing. De Burgemeester is in de Gemeentewet belast met de handhaving van de openbare orde. De regierol van de gemeente op het gebied van integrale veiligheid waarbij ook een deel van de uitvoering (beheer en onderhoud in het openbaar domein) mede vanuit een Integraal veiligheidsplan, wordt steeds belangrijker. Vanuit de afdeling BCZ/OOV wordt bij uitvoering van deze taak advies en ondersteuning geboden. Het deel openbare veiligheid betreft de preparatie, preventie en repressie bij crisisbeheersing, waarbij aangesloten wordt bij het samenwerkingsverband van de Veiligheidsregio Zuid-Limburg, waarin naast gemeenten de regionale brandweer, de GHOR en de politie samenwerken.

Een derde taakveld wordt gevormd door invulling te geven aan het wijkgericht werken. Bij het wijkgericht werken gaat het er om dat verbindingen worden gelegd, gebaseerd op informatie die uit de (groepen van) burgers zelf komen of worden opgehaald. De organisatie van het burgerpanel is ondergebracht bij de afdeling BCZ terwijl er tevens een relatie ligt met het taakveld openbare orde en veiligheid. Door inzet van wijkgericht werken kan een sociaal veilige woonomgeving worden bevorderd en burgerparticipatie worden gestimuleerd. Sociale cohesie is hierbij het sleutelwoord. Het gaat daarnaast ook om vraagstukken die raakvlakken hebben met andere afdelingen, waaronder vraagstukken die betrekking hebben op het fysieke alsook op het sociale domein. Een goede afstemming met de afdelingen ROG en MO is dan ook voortdurend nodig.

Een vierde taakveld wordt gevormd door de ontwikkeling en uitvoering van het voor de gemeente geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarbij is de afdeling faciliterend naar de afdelingen waar feitelijk de inkoop of aanbesteding plaatsvindt. Ontwikkeling en beleidsmatige advisering over bijzondere wetten, waartoe de APV, DHW vindt eveneens plaats binnen de afdeling BCZ, hetgeen om een nauwe samenwerking met onder meer de afdeling KCC vraagt.

Een vijfde taakveld betreft de ontwikkeling van beleid en advisering op het gebied van personeel en organisatie binnen de gemeente Landgraaf. De advisering en ondersteuning van de integraal managers in individuele personele en organisatorische zaken, alsook de advisering en ondersteuning van de individuele medewerkers bijv. bij vragen over hun rechtspositie vindt altijd plaats vanuit het organisatiebelang.

Daarnaast wordt in het kader van Human Resourcemanagement beleid ontwikkeld om tot een optimale personele invulling te komen, rekening houdend met actuele maar ook toekomstige ontwikkelingen.

Het ontwikkelen van een strategische visie voor de gemeente wordt gezien als een concernbrede taak die niet aan (een van de onderdelen van) de beleidsafdelingen verbonden is. De coördinatie om tot een strategische visie te komen is ondergebracht bij de afdeling die tevens de bestuurlijke kaders coördineert en borgt. Dit geldt mutatis mutandis voor de richtinggevende bestuurlijke documenten, zoals coalitieconvenant en collegeprogramma.

De afdeling BCZ heeft tevens een coördinerende en adviserende taak als het gaat om regionale en concernbrede onderzoeken alsmede het verschaffen van informatie als het gaat om de beleidsvorming.

Daarnaast ondersteunt en adviseert de afdeling BCZ over de in -en externe communicatie, zowel procesmatig alsook projectmatig. In het verlengde hiervan ligt de voorlichtende taak en het onderhouden van contacten met derden in het kader van public relations. mede in dit verband adviseert de afdeling eveneens over de nieuwe media.

Tenslotte is het secretariaat van het bestuur en directie ondergebracht bij de afdeling BCZ.

In het zevende lid zijn de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling Planning en Control (P&C) opgenomen. Het gaat daarbij in de eerste plaats om het voeren van de regie op de P&C-cyclus voor het gehele concern en het realiseren van de diverse P&C-documenten. Daartoe heeft de afdeling ook een ondersteunende en adviserende taak aan het management en budgethouders voor alle planning en controltaken. Verder ontwikkelt en toetst de afdeling de financiële beleidskaders, die op grond van artikel 212 Gemeentewet door de gemeenteraad in een financiële beleidsverordening worden vastgesteld. Op grond van deze kaders is de afdeling P&C verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van beleid ten aanzien van financiering, verbonden partijen, weerstandsvermogen en risicomanagement, activa en reserves en voorzieningen.

De afdeling is verantwoordelijk voor de inrichting van en voert het beheer over alle centrale financiële administraties en personeels- en salarisadministraties en verricht alle taken op het gebied van betalingsverkeer en treasury, dit laatste zoals verwoord in een treasurystatuut zoals in genoemd in de financiële beheersverordening.

De afdeling voert de regie over de controle op het financiële beheer en de organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet) en de controle en doeltreffendheid (ex artikel 213a van de Gemeentewet) en voert deze uit.

Binnen de afdeling is de taak van concerncontroller belegd. De taken en bevoegdheden voor deze functionaris worden in een aparte instructie door het college vastgesteld.

In het achtste lid zijn de taken en verantwoordelijkheden van de afdeling Facilitair Bedrijf (FB)

opgenomen. De kerntaak van de afdeling FB houdt in het ondersteunen, adviseren en faciliteren van bestuur en ambtelijke organisatie bij het uitvoeren van alle taken.

Hieronder vallen de faciliterende taken mbt gebouwgebonden taken, de gehele automatisering en informatie- en documentmanagement.

 De afdeling draagt de integrale verantwoordelijkheid en zorg voor een adequate huisvesting- en inrichting van de ambtelijke gebouwen en stemt dit in beleidsmatige zin af met de afdeling MO.

Arbo vraagstukken worden vanuit de afdeling FB als onderdeel van het preventie team opgepakt. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met de afdeling BCZ.

De afdeling FB is verder verantwoordelijk voor het beheer van de (aanwezige) informatiesystemen en voert regie op de inrichting hiervan.

Zij vertaalt de organisatiebrede informatiebehoeften naar de inrichting van de informatiehuishouding. Informatiebeveiliging maakt hier integraal onderdeel van uit

 De afdeling draagt voorts zorg voor het in kaart brengen van klachten, wensen, informatie en storingen van de werknemers van de gemeente landgraaf en samenwerkingsverbanden

 Daarnaast draagt de afdeling FB de verantwoordelijkheid voor de digitale en fysieke beschikbaarheid en toegankelijkheid van de documentaire informatie binnen de organisatie en voor het reproduceren van niet-digitale informatie. Hieronder valt ook het beheren en toegankelijk maken van het historisch archief en sjablonenbeheer.

de Secretaris, de Burgemeester,