Permanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR622478
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR622478/1
Beheerregeling Informatiebeheer Leidschendam-Voorburg 2019
Geldend van 22-03-2019 t/m heden
Intitulé
Beheerregeling Informatiebeheer Leidschendam-Voorburg 2019Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leidschendam-Voorburg,
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Leidschendam-Voorburg 2016;
besluit vast te stellen de Beheerregeling Informatiebeheer Leidschendam-Voorburg 2019.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
- a.
archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
- 1.
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
- 2.
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
- 3.
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
- 4.
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd.
- 1.
- b.
archiefbewaarplaats: de door burgemeester en wethouders voor de blijvende bewaring van archiefbescheiden aangewezen bewaarplaats, als bedoeld in artikel 31 van de Archiefwet 1995;
- c.
archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995;
- d.
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
- e.
beheerder: het hoofd van de beheereenheid;
- f.
beheereenheden: hoofden van afdelingen en griffier:
- g.
conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling;
- h.
informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn;
- i.
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling;
- j.
migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling;
- k.
overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995;
- l.
selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995;
- m.
strategisch informatieoverleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding vanuit de verantwoordelijkheid voor de informatieketen in samenhang voorbereidt. Leden structureel overleg: Chief Information Officer, senior informatiemanager, informatiemanager ruimtelijk- en sociaal domein, contractmanager ICT Westland, Chief Information Security Officer, privacy functionaris, informatiearchitect, business service manager, medewerkers gegevens I en II van de afdeling Klant Contact Centrum, gemeentearchivaris en archiefinspecteur.
- n.
vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995;
- o.
vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege.
Artikel 2. Reikwijdte
De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn.
Hoofdstuk 2. Beheerregeling
Artikel 3. Taken beheerder
- 1.
De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem.
- 2.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en de gemeentearchivaris
Het Strategisch informatieoverleg geeft de beheerder in ieder geval advies over:
- a.
vervreemding van archiefbescheiden;
- b.
uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken, waaronder de zogenaamde hotspotmonitor;
- c.
het Strategisch Informatieoverleg (SIO) kan de beheerder uitnodigen bij het overleg:
- d.
de gemeentearchivaris geeft de beheerder in ieder geval advies over de onderdelen e tot en met j;
- e.
overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder;
- f.
vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden;
- g.
overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
- h.
beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- i.
duurzaamheid van digitale archiefbescheiden;
- j.
de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen:
- a.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen;
- b.
van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt;
- c.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast;
- d.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen;
- e.
archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
De beheertaak van de gemeentearchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
- a.
de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;
- b.
het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
- c.
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden tenbehoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
- d.
het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden;
- e.
het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen;
- f.
het tweejaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties;
- g.
het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.
Hoofdstuk 3. Slotbepalingen
Artikel 7.
Dit besluit kan worden aangehaald als het Beheerregeling Informatiebeheer Leidschendam-Voorburg 2019.
Artikel 8.
Dit besluit treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Leidschendam-Voorburg, d.d. 12 maart 2019
mr. drs. M.R. Gorsse, K. Tigelaar
wnd. secretaris, burgemeester
Ondertekening
Toelichting
In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders
(zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren
overeenkomstig de Archiefverordening van de gemeenteraad en met inachtneming van de
specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de
Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder
meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet.
Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 7 van de Archiefverordening
beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling
hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en
bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien
waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld).
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. Begripsbepalingen
Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze
beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in
aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan
worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd
van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie,
respectievelijk een onderdeel daarvan).
Artikel 2. Reikwijdte
De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met13 van het Archiefbesluit van
toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede
zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom
worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle
archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn.
Artikel 3. Taken beheerder
Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de
verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders voor het beheer van
archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder
voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen
17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden
van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het
treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en
metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het
kwaliteitssysteem dat wordt toegepast.
Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd
met voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris.
Artikel 4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en de gemeentearchivaris
Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de
informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent
vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit.
Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5
van het Archiefbesluit.
In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na
machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot
vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet
is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel
7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen
machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen.
Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt
verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze
selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend
besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente
bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in
artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om
archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties.
Artikel 5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden
In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties
en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet
houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of
gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen
aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het
overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’.
Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen.
Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van
de Awb).
Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat
wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen
(artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de
mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze
archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld.
Artikel 6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet
voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een
archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de
zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar
het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat
hiervoor ruimte beschikbaar te stellen.
In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en
verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens
artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is benoemd
(automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen
met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van
archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de
beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte
en een online voorziening.
Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de
praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voegen met de beheerder van de
archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden.
Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij
zijn [twee]jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties.
Tevens is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en
verzamelingen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is
voorzien in onderdeel g.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl