Instructie gemeentesecretaris

1. De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college en de burgemeester en de door hen ingestelde commissies bij de uitvoering van hun taken.

2. De gemeentesecretaris draagt, onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

3. De gemeentesecretaris is aanwezig in de vergaderingen van het college en heeft daarin een adviserende stem.

4. De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor, dat het college en de burgemeester over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen.

5. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college en de burgemeester. Zo nodig adviseert de secretaris het college en de burgemeester met betrekking tot te nemen besluiten.

6. Hij is verantwoordelijk voor een correct en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van besluiten.

7. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

8. Stukken die van het college uitgaan, worden door de gemeentesecretaris medeondertekend.

1. Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming “managementteam”.

2. De gemeentesecretaris is hoofd van de ambtelijke organisatie, is voorzitter van het managementteam en is als zodanig ambtelijk eindverantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

3. De gemeentesecretaris is bevoegd in het kader van de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden ten opzichte van het college en de burgemeester bij de aan deze ondergeschikte ambtenaren inlichtingen in te winnen en aan hen aanwijzingen te geven.

4. De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de door de griffier bij de aan het college of de burgemeester ondergeschikte ambtenaren gevraagde inlichtingen overeenkomstig de daarvoor gestelde regelingen en afspraken aan de griffier worden verstrekt.

5. De gemeentesecretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet in overleg met de afdelingshoofden, voorstellen aan het college ter zake.

6. De gemeentesecretaris stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van zaken, die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

7. De gemeentesecretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de afdelingshoofden, een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen.

1. De gemeentesecretaris zorgt dat zijn afwezigheid bij het college bekend is.

2. De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid of ontstentenis vervangen door de loco-secretaris. Deze wordt op zijn voordracht door het college benoemd.

3. Hetgeen in deze instructie is vermeld is op de vervanger van de gemeentesecretaris van toepassing.

4. Vakantie en buitengewoon verlof wordt de gemeentesecretaris verleend door het college.