Beleidsregel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Nijkerk houdende een beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen

Geldend van 07-07-2011 t/m heden

Intitulé

Beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen

Het college van burgemeester en wethouders van Nijkerk;

gelet op artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t :

Bij de toepassing van de Subsidieregeling welzijn gemeente Nijkerk, met name artikel 5, derde lid, en artikel 10, tweede lid, de volgende beleidsregel te hanteren met betrekking tot het toestaan van reserves en voorzieningen.

Beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen

Artikel 1. Algemene reserves

  • a. Bij de beoordeling van een aanvraag voor een budgetsubsidie of waarderingssubsidie neemt het college de stand van de reserves van de betreffende organisatie in aanmerking.

  • b. De som van de algemene reserves mag niet hoger zijn dan tien procent van de totale jaarlasten. Onder de totale jaarlasten wordt verstaan de som van alle lasten (exclusief baten) die met betrekking tot het subsidiejaar zijn opgenomen in de jaarrekening van de betreffende instelling.

  • c. Voor de bepaling van de stand van de algemene reserves wordt uitgegaan van het afgesloten boekjaar op het moment dat de subsidieaanvraag wordt ingediend.

  • d. Indien de algemene reserve de maximale hoogte overschrijdt, wordt het meerdere in mindering gebracht op de subsidie voor het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft.

Artikel 2. Bestemmingsreserves en voorzieningen

  • 1. Voor alle instellingen geldt dat aan de hoogte van bestemmingsreserves en voorzieningen geen maximum is gesteld. De hoogte van reserves moet in redelijke relatie staan tot het totaal aan lasten van de instelling en de voorzieningen moeten een duidelijke relatie hebben tot de verwachte risico’s.

  • 2. Indien een organisatie met budgetsubsidie bestemmingsreserves of voorzieningen vormt dan wel in stand houdt, moet bij de subsidieaanvraag een vermogensplan worden gevoegd. In dat plan staat minimaal opgenomen:

    • -

      Welke bestemmingsreserves/ voorzieningen, met welke oogmerken, gevormd zijn of gevormd worden;

    • -

      De gewenste maximale omvang per bestemmingsreserve/ voorziening;

    • -

      De verwachte storting in en/of onttrekking uit iedere bestemmingsreserve/voorziening.

      Het college kan daarnaast aanvullende gegevens verlangen. Het vermogensplan wordt al of niet geaccepteerd door het college.

  • 3. Aan de organisaties met waarderingssubsidie die getoetst worden, kan het college de relevante jaarstukken, een vermogensplan en eventueel aanvullende stukken vragen ten behoeve van de beoordeling van de stand van de algemene reserve.

Artikel 3. Specifieke voorwaarden reserves en voorzieningen

  • 1. Het vormen, dan wel het voeden, van een algemene en/of bestemmingsreserve met gemeentelijke subsidiegelden, is uitsluitend mogelijk wanneer er bij de structureel gesubsidieerde organisatie sprake is van een positief jaarresultaat, voor zover dat niet wordt veroorzaakt door het niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren van activiteiten waarvoor de subsidie is verleend;

  • 2. Uit de jaarstukken moet blijken welke reserves en voorzieningen er zijn;

  • 3. Overschrijding van de norm, als bepaald in artikel 1 leidt tot een lagere vaststelling van subsidie. Een instelling komt (tijdelijk) niet (meer) voor een subsidie in aanmerking als de instelling zich in een zodanige positie bevindt dat de subsidie feitelijk overbodig is.

Artikel 4. Inwerkingtreding

Deze wijziging van de Beleidsregel met betrekking tot reserves en voorzieningen treedt in werking op 1 mei 2011 en wordt voor het eerst toegepast op aanvragen voor het jaar 2012.

Ondertekening

Nijkerk, 22 maart 2005

de loco- secretaris

G. van Beek

de burgemeester

B. Vries

TOELICHTING

Algemeen

Bij vermogensvorming is sprake van een spanningsveld. Enerzijds moeten gesubsidieerde instellingen voldoende vrijheid van handelen krijgen om slagvaardig en bedrijfsmatig te werken. In dat kader is het van belang een eventueel positief resultaat niet direct en volledig af te romen. Een kleine reserve biedt de mogelijkheid een korte periode waarin het financieel wat minder gaat te overbruggen. Afromen kan in een financieel gunstige periode als ongewenst effect hebben dat tegen het einde van het subsidiejaar uitgaven worden gedaan die niet direct noodzakelijk zijn. Anderzijds moet voorkomen worden dat, op kosten van de gemeenschap, overmatig aan reservevorming bij instellingen wordt gedaan.

Reservevorming is dus tot op zekere hoogte wenselijk, maar het aantal en de omvang van de reserves moeten beperkt zijn. Om die reden worden aanvullende voorwaarden gesteld aan de vorming van reserves en het vormen van voorzieningen.

Er is een onderscheid tussen algemene reserves enerzijds en bestemmingsreserves en voorzieningen anderzijds. In de regel wordt vorming en instandhouding van algemene reserves beperkt. De bepaling dat bestemmingsreserves en voorzieningen worden toegestaan onder voorwaarde van een vooraf goedgekeurd vermogensplan blijft voor budgetsubsidies bestaan.

Reserves

Reserves maken deel uit van het eigen vermogen van de instelling. De instelling kan vrij beschikken over de betreffende middelen. Reserves worden gevormd uit exploitatieoverschotten en zijn dus een winstbestemming.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen algemene reserves en bestemmingsreserves.

Algemene reserves zijn reserves met een algemeen karakter en derhalve vrij aanwendbaar. Zij zijn onder andere bedoeld om eventuele bedrijfsrisico’s op te vangen.

Bestemmingreserves zijn specifieke reserves, waaraan vooraf een bestemming is gegeven.

Voorbeelden van bestemmingsreserves zijn:

  • -

    Reserve ten behoeve van inventaris (onderhoud en vervanging)

  • -

    Reserve ten behoeve van onderhoud eigen gebouwen

  • -

    Reserve ten behoeve van bepaalde omschreven, niet reguliere, activiteiten zoals jubilea

Voorzieningen

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen van de instelling, gevormd met het oog op toekomstige verplichtingen. De hoogte van de voorziening moet corresponderen met de toekomstige verplichting. Voorzieningen zijn gericht op het kunnen voldoen van vooraf duidelijk kwantificeerbare verplichtingen. Voorzieningen kunnen louter worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn ingesteld.

Voorzieningen worden gevormd uit de exploitatie in het jaar waarop de verplichting is ontstaan en dienen tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een beperkt aantal jaren.

Het vormen van voorzieningen is een normaal aspect van de bedrijfsvoering en dient daarom onderdeel uit te maken van de begroting en rekening van de instelling.

Voorbeelden van voorzieningen zijn:

  • -

    Personele verplichtingen (ziektevervanging, wachtgeldverplichting, reorganisatiekosten e.d.);

  • -

    Belastingverplichtingen;

  • -

    Te verwachten schadeclaims van derden;

  • -

    Groot onderhoud en renovaties.

Onderscheid waarderingssubsidies en budgetsubsidies

Voor instellingen met een budgetsubsidie wordt de reservestand systematisch beoordeeld bij iedere subsidieaanvraag. Voor een goede beoordeling van de reservestand is daarbij een vermogensplan noodzakelijk. Het gaat bij budgetsubsidies om hogere subsidiebedragen, hogere jaarlasten en risico’s in verband met bezittingen en personeel.

Bij waarderingssubsidies is een dergelijke jaarlijkse beoordeling niet aan de orde. De aard van de subsidie; de aard van de subsidievragende instellingen (veelal vrijwilligersorganisaties) en de hoogte van de subsidiebedragen vragen om een eenvoudiger afhandeling.

Het college behoudt zich echter het recht voor om over te gaan tot een beoordeling van de subsidieaanvraag in relatie tot de reservevorming. De reden hiervoor is dat het college van mening is dat bij een onevenredig hoge algemene reserve, inzet van gemeenschapsgeld niet verantwoord is.

Het college zal daarom jaarlijks tenminste drie instellingen, te bepalen via een a-selecte steekproef, toetsen. Als algemene richtlijn voor de bepaling van een verantwoorde omvang van de algemene reserve hanteert het college een maximum van € 7.500,-.

De steekproef wordt gehouden nadat alle aanvragen voor waarderingsubsidie zijn ingediend, d.w.z. na 1 mei van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft. Uiterlijk 1 juni van het jaar voorafgaand aan het jaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft, maakt het college bekend welke instellingen uit de steekproef zijn gekomen. Deze instellingen ontvangen het verzoek om stukken aan te leveren voor de toetsing van de stand van de reserves en voorzieningen.