Regeling vervallen per 25-04-2017

Besluit Archief- en Informatiebeheer

Geldend van 10-08-2006 t/m 24-04-2017 met terugwerkende kracht vanaf 08-03-2006

Intitulé

Besluit Archief- en Informatiebeheer

Het college van Nijkerk;

gelet op de artikelen 30 tot en met 32 van de Archiefwet 1995;

gelet op artikel 6 van de Archiefverordening 2006;

besluit vast te stellen het Besluit Archief- en Informatiebeheer.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepaling

Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    arc hiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid, van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij raadsbesluit van 30 maart 2006 nr. 2006-018/1;

  • b.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • c.

    directie: de gemeentesecretaris/algemeen directeur dan wel diens door het college aangewezen plaatsvervanger;

  • d.

    documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • e.

    beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • f.

    informatiebestand: documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • g.

    informatievoorziening: het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening, inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

  • h.

    regeling: de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Artikel 2 Toepassingsbereik

De regeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

HOOFDSTUK 2 DE ARCHIEFBEWAARPLAATS

Artikel 3 Archiefbewaarplaats

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder van het stadhuis.

Artikel 4 Beheerder

De directie is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 5 Documenten van derden

De directie is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 6 Onderzoek

  • 1. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de directie desgevraagd onderzoek in de door haar beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De directie laat daaruit op verzoek van de aanvrager gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen verstrekken.

  • 2. Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de directie bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen verrichten in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. De directie laat daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen verstrekken.

  • 3. De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 7 Nadere regels

  • 1. Voor de raadpleging van het gemeentearchief geldt het bezoekersreglement dat als Bijlage A deel uitmaakt van dit besluit.

  • 2. Het college kan aanvullende nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

HOOFDSTUK 3 VERANTWOORDELIJKHEID VOOR DE INFORMATIEVOORZIENING

Artikel 8 Verantwoordelijkheid

De directie is belast met het geheel van de informatievoorziening alsmede met het beheer van de documenten die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9 Ondermandaat

De directie kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit opdragen aan één of meer medewerkers.

HOOFDSTUK 4 ARCHIEFVORMING EN -ORDENING PRODUCTIE VAN DOCUMENTEN

Artikel 10 Houdbaarheid

De directie draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van de documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 11 Vernietiging

De directie draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 12 Minuut

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.

Artikel 13 Procedures

De directie draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 14 Identificering van documenten

  • 1. De directie draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

  • 2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgesteld, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

  • 3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 15 Registratie en termijnbewaking

De directie draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Artikel 16 Ordening en toegankelijkheid van documenten

De directie draagt er zorg voor, dat de onder haar beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 17 Inventaris

  • 1. De directie ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

  • 2. In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

  • 3. Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

  • 4. De directie laat tenminste eenmaal per jaar een inventarisatie van documenten en informatiebestanden die in de organisatie zijn ontvangen of opgemaakt en die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

  • 5. De directie treft maatregelen met het oog op:

    • a.

      de centrale melding van informatiebestanden die die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn, met het oog op de registratie als bedoeld in het eerste lid;

    • b.

      het vaststellen van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid;

    • c.

      het aanwijzen van de organisatieonderdelen en/of medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de noodzakelijke conversie en migratie.

HOOFDSTUK 5 BEHEER VAN DOCUMENTEN

Artikel 18 Bewaring

De directie draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 19 Archiefruimten

  • 1. De directie draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten voor documenten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

  • 2. Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college.

Artikel 20 Beveiliging van documenten

De directie draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 21 Raadpleging van documenten

De directie laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan medewerkers de zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere medewerkers na verkregen toestemming van de directie.

Artikel 22 Verbod verwijdering

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 23 Geheimhouding

  • 1. De directie draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

  • 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college slechts toegestaan aan medewerkers van de behandelende afdeling die zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

  • 3. De directie draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde medewerkers aan degenen aan wie op grond van artikel 9 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

  • 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college voorwaarden verbinden.

Artikel 24 Selectie en vernietiging van documenten

  • 1. De directie zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

  • 2. Ingeval selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

  • 3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 17 bedoelde inventaris.

Artikel 25 Lijst van vernietiging

De gemeentesecretaris stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst.

Artikel 26 Overbrenging van documenten

Bij overbrenging van de documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

HOOFDSTUK 6 SLOTBEPALINGEN

Artikel 27 Inwerkingtreding

  • 1. Het Besluit Informatiebeheer gemeente Nijkerk 2000 wordt ingetrokken.

  • 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de bekendmaking en werkt terug tot en met 8 maart 2006.

Artikel 28 Citeertitel

Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit archief- en informatiebeheer.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de collegevergadering

van 2 augustus 2006,

de loco-secretaris

P.J. VAN HOFWEGEN

de burgemeester

B. VRIES

BIJLAGE A - BEZOEKERSREGLEMENT GEMEENTEARCHIEF NIJKERK

Artikel 1 Registratie, aanmelden en afmelden als bezoeker

  • 1.

    Bij het eerste bezoek aan het gemeentearchief krijgt elke bezoeker een registratieformulier voorgelegd, waarop familienaam, voorletters, adres, postcode en woonplaats moeten worden ingevuld. Het registratieformulier wordt door de bezoeker ondertekend; door deze ondertekening verklaart de bezoeker zich te zullen houden aan dit bezoekersreglement. Bezoekers die slechts komen voor kopieën van bouwtekeningen hoeven geen registratieformulier in te vullen.

  • 2.

    De op het registratieformulier ingevulde gegevens worden alleen voor registratie van het bezoek en voor statistische doeleinden gebruikt en zullen niet aan derden worden verstrekt.

  • 3.

    Bij ieder volgend bezoek meldt de bezoeker zich aan bij de dienstdoende archiefmedewerker, zodat de datum van het bezoek op het registratieformulier kan worden aangetekend.

  • 4.

    Voor vertrek meldt de bezoeker zich af bij de dienstdoende archiefmedewerker.

Artikel 2 Wat wel en niet mee te nemen in de bezoekerskamer

  • 1.

    Jassen en tassen dienen te worden opgeborgen in de kluisjes op de gang. De gemeente Nijkerk is niet aansprakelijk voor diefstal of beschadiging van uw eigendommen.

  • 2.

    Markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, gummen en puntenslijpers mogen, vanwege het risico van het veroorzaken van schade aan archiefstukken, niet naar de bezoekerskamer worden meegenomen.

  • 3.

    Huisdieren worden, met uitzondering van blindengeleidehonden, niet toegelaten.

Artikel 3 Gedrag op de bezoekerskamer

  • 1.

    Eten, drinken en roken is niet toegestaan in de bezoekerskamer. Roken mag alleen buiten het stadhuis.

  • 2.

    Overleg met andere bezoekers kan het beste buiten de bezoekerskamer plaats vinden, bijvoorbeeld bij de pantry.

  • 3.

    Het gebruik van apparaten voor ontvangst, uitzending en/of reproductie van geluid (bijvoorbeeld walkmans) of voor telecommunicatie (bijvoorbeeld mobiele telefoons) is op de bezoekerskamer niet toegestaan.

Artikel 4 Raadplegen van archiefstukken

  • 1.

    Het aanvragen van archiefstukken dient bij voorkeur schriftelijk te gebeuren door het invullen van de naam van het archief en het inventarisnummer op een aanvraagbriefje. Het aanvraagbriefje wordt ingeleverd bij de dienstdoende archiefmedewerker.

  • 2.

    Per aanvraag worden maximaal drie inventarisnummers opgehaald. In overleg met de dienstdoende archiefmedewerker kan hiervan worden afgeweken.

  • 3.

    Archiefstukken worden alleen ter inzage gegeven indien de stukken openbaar zijn en indien de materiële toestand dit toestaat.

  • 4.

    De bezoeker gaat zorgvuldig om met de archiefstukken en houdt zich met name aan de volgende aanwijzingen:

    • -

      gebruik archiefstukken niet als onderlegger en leun er niet op;

    • -

      maak geen aantekeningen op de archiefstukken en voeg geen eigen papieren toe;

    • -

      verstoor de aanwezige ordening van de archiefstukken niet en verwijder aanwezige labels en bindmechanismen niet;

    • -

      bevochtig uw vingers niet bij het omslaan van bladzijden van archiefstukken en raak stukken van vóór 1900 zo min mogelijk aan.

  • 5.

    De bezoeker meldt aangetroffen beschadigingen of verkeerde opberging van archiefstukken aan de dienstdoende archiefmedewerker.

Artikel 5 Reproduceren van archiefstukken

  • 1.

    Van archiefstukken van ná 1900 en van de archiefstukken in de kluis bij de bezoekerskamer mag de bezoeker zelf, tegen het tarief van de legesverordening, kopieën maken op het kopieerapparaat bij de bezoekerskamer of mag zelf met een eigen fotocamera kosteloos foto’s maken.

  • 2.

    Voor het kopiëren of fotograferen van archiefstukken van vóór 1900, niet zijnde archiefstukken in de kluis bij de bezoekerskamer, is toestemming nodig van de dienstdoende archiefmedewerker. Vanwege hun kwetsbaarheid mogen kaarten, charters (met of zonder zegels), gekleurde afbeeldingen en foto’s van vóór 1900 niet gekopieerd worden.

Artikel 6 Sancties

De bezoeker die zich niet aan de regels van dit reglement houdt, zal hierop worden aangesproken door de dienstdoende archiefmedewerker. Bij herhaling kan door hem de inzage van archiefstukken en de toegang tot de bezoekerskamer worden ontzegd.

Toelichting

Algemeen

Dit Besluit archief- en informatiebeheer is gebaseerd het in januari 2006 gepubliceerde modelbesluit voor gemeenten zonder eigen archivaris, opgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Het besluit geeft invulling aan de verplichting, opgenomen in artikel 31 van de Archiefwet 1995 en aan artikel 6 van de Archiefverordening 2006. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.

Het is aangepast aan de in artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 voorgeschreven ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 43, d.d. 1 maart 2002).

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 - f. (informatiebestand) en g. (informatievoorziening)

Onder e en f, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen stellen.

Artikel 1 - h. (regeling)

De regeling geordende en toegankelijke staat is op grond van artikel 12 van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van Onderwijs, cultuur en wetenschappen en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 43 d.d. 1 maart 2002 en in werking getreden op 3 maart 2002.

Artikel 2 Toepassingsbereik

De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare documenten. Deze dienen ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de klassieke papieren documenten als voor de digitale. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende documenten en informatiebestanden gedurende hun termijn van bewaring onder dezelfde regels vallen als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.

Andere medewerkers dan die van documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Voorts is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de documenten en informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dienen deze bescheiden onder de werking van dit besluit te vallen.

Aangezien voor vernietiging in aanmerking komende documenten, en met name digitale documenten niet werkelijk aan alle eisen van de digitale duurzaamheid zoals omschreven in de regeling behoeven te beantwoorden, zijn daarvoor op de terzake doende plaatsen in dit besluit uitzonderingen gemaakt, met name in Artikel 17 van dit besluit.

Artikel 4 Beheerder

Volgens artikel 32 van de wet is het in een gemeente zonder eigen archivaris de gemeentesecretaris aan wie het beheer van de gemeentelijke archiefbewaarplaats is opgedragen. In de definitie van het begrip directie is met dit gegeven rekening gehouden. Zie artikel 1, onderdeel c.

Artikel 7 Nadere regels

Op 25 oktober 2005 heeft het college een bezoekersreglement gemeentearchief vastgesteld. Dit reglement is opgenomen in bijlage A bij het besluit. Het college kan eventueel nog aanvullende nadere regels stellen.

Artikel 10 Houdbaarheid

Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001).

Artikel 11 Vernietiging

De bepaling in dit artikel heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.

Artikel 12 Minuut

Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.

Artikel 13 Procedures

De opstelling van de procedures wordt aan de directie overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 14 Identificering van documenten

In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe registratie van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.

De regeling vereist niet dat ook de medewerkers betrokken bij de behandeling van een zaak of werkproces worden geregistreerd. Om de behandelingen en werkprocessen te reconstrueren en aan andere wettelijke bepalingen te voldoen is dat echter wel noodzakelijk.

Vanwege het arbeidsintensieve karakter van de registratie, worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen mogelijk gemaakt op de plicht tot registratie.

Artikel 15 Registratie en termijnbewaking

De opstelling van de procedures wordt aan de directie overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 16 Ordening en toegankelijkheid van documenten

In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. Op grond van artikel 3 van de regeling is de vastlegging van de gebruikte ordeningssystemen in een documentair structuurplan vereist. De toetsing van ordeningssystemen als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toezichthouder(s).

Artikel 17 Inventaris (algemeen)

Deze artikelen hebben een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.

Artikel 17 Inventaris (digitale informatie)

Met dit artikel wordt beoogd het probleem het hoofd te bieden van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke documenten conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie die deze documenten bevatten, worden behouden voor de organisatie. Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 8 van de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180, d.d. 18 september 2001) regelt dat archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische dragers worden overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.

Artikel 19 Archiefruimten

Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001).

Artikel 20 Beveiliging van documenten

De opstelling van de procedures wordt aan de directie overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.

Artikel 22 Verbod verwijdering

Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.

Artikel 23 Geheimhouding

Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.

Artikel 24 Selectie en vernietiging van documenten

De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.

Artikel 25 Lijst van vernietiging

Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.

Artikel 26 Overbrenging van documenten

Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 vastgestelde ministeriële regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Ned. Staatscourant 43 d.d. 1 maart 2002).