Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR344618
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR344618/1
Archiefverordening Noord-Holland 2014
Geldend van 05-12-2014 t/m 31-12-2019
Intitulé
Archiefverordening Noord-Holland 2014Provinciale Saten van Noord-Holland;
Besluiten vast te stellen:
Archiefverordening Noord-Holland 2014
HOOFDSTUK I: ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
archiefruimte: ruimte bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats;
- b.
beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen en de lichamen en organen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, aan welke door één of meer provincies wordt deelgenomen, voor zover die archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en deze verordening op die archiefbescheiden van toepassing is;
- c.
beheereenheid: een door gedeputeerde staten als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening;
- d.
informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, opgeslagen, beheerd, geordend, beschikbaar gesteld, geraadpleegd en vernietigd;
- e.
provinciale organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover genoemd in de Provinciewet, met uitzondering van de Commissaris van de Koning voor zover het de archiefbescheiden betreft voor welke hij ingevolge artikel 23, tweede lid, van de wet zorg draagt;
- f.
provinciearchivaris: de overeenkomstig artikel 29 van de wet benoemde provinciearchivaris, alsmede degenen die machtiging hebben gekregen hem te vervangen;
- g.
wet: de Archiefwet 1995.
HOOFDSTUK II: DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 2
Gedeputeerde staten dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten en een informatiesysteem dat aan de eisen van de wet voldoet.
Artikel 3
Gedeputeerde staten wijzen één of meer beheerders en beheereenheden aan.
Artikel 4
Gedeputeerde staten dragen zorg voor de aanstelling van voldoende en deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen.
Artikel 5
-
1. Gedeputeerde staten dragen er zorg voor dat het vervaardigen, verwerken, ontvangen, bewerken, ontsluiten en bewaren van archiefbescheiden zodanig plaatsvindt dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is ook van toepassing op het vervaardigen van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, indien redelijkerwijs kan worden aangenomen dat deze bij dat orgaan of die belanghebbende voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Gedeputeerde staten stellen voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de provinciale organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Zij doen daarvan mededeling aan provinciale staten.
Artikel 7
Gedeputeerde staten brengen eenmaal per jaar aan provinciale staten verslag uit over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 27 van de wet. Gedeputeerde staten doen dit verslag vergezellen van de verslagen die de provinciearchivaris ingevolge de artikelen 14 en15 van deze verordening opstelt.
Artikel 8
Gedeputeerde staten zien erop toe dat bij deelneming door de provincie in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.
Artikel 9
De provinciearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij of krachtens de wet opgedragen toezicht, of taken verband houdende met het toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer ambtenaren met specifieke deskundigheid op het gebied van informatie- en archiefbeheer.
HOOFDSTUK III: HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 10
In een door gedeputeerde staten ingevolge artikel 28 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats kunnen zich, naast overgebrachte archiefbescheiden, ook archiefbescheiden met een afwijkend openbaarheidsregime bevinden.
Artikel 11
De provinciearchivaris ziet toe op een correcte uitvoering van werkzaamheden aan archieven die in de archiefbewaarplaats berusten en bewaakt dat die werkzaamheden worden verricht door daartoe opgeleide functionarissen.
Artikel 12
De provinciearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de provinciearchivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van provinciale organen en derden.
Artikel 14
De provinciearchivaris brengt jaarlijks schriftelijk verslag uit aan gedeputeerde staten over de toestand van de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven.
HOOFDSTUK IV: TOEZICHT OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN, DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS
Artikel 15
De provinciearchivaris doet jaarlijks aan gedeputeerde staten verslag betreffende de bij een beheerder uitgevoerde inspecties.
Artikel 16
-
1. Een beheerder verstrekt aan de provinciearchivaris alle bescheiden en inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een goede vervulling van zijn taak en verleent de benodigde medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en de toegankelijkheid van archiefbescheiden en in de opzet en de werking van de systemen waarin deze archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De provinciearchivaris heeft met inachtneming van de voorschriften en besluiten ten aanzien van vertrouwelijke of geheime archiefbescheiden toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en de informatiesystemen waarin deze worden bewaard en zijn opgenomen.
Artikel 17
De provinciearchivaris deelt zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mee aan de beheerder en, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan gedeputeerde staten. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer noodzakelijk zijn.
Artikel 18
Een beheerder doet tijdig mededeling aan de provinciearchivaris van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een provinciaal orgaan of beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf, belangrijke wijziging of invoering van een informatiesysteem;
- e.
vervanging van archiefbescheiden door reproducties;
- f.
vervreemding van archiefbescheiden;
- g.
ter beschikking stelling van archiefbescheiden aan derden.
HOOFDSTUK V: SLOTBEPALINGEN
Artikel 19
De Archiefverordening provincie Noord-Holland wordt ingetrokken.
Artikel 20
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin zij wordt geplaatst.
Artikel 21
Deze verordening wordt aangehaald als de Archiefverordening Noord-Holland 2014.
Ondertekening
Toelichting.
Algemeen
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277, gewijzigd Stb. 233 en 276, 2012 en Stb. 243, 2012) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 634, 2012) .
De verordening dient door provinciale staten te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De aanleiding om de Archiefverordening aan te passen, is het feit dat de figuur van de provinciale archiefinspecteur is afgeschaft bij de laatste wijziging van de Archiefwet. Daarvoor in de plaats is gekomen de provinciearchivaris. GS hebben op 20 mei 2014 besloten een dergelijke functionaris aan te stellen.
Artikelsgewijze toelichting
ARTIKEL 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
ARTIKEL 3
Beheerder(s) en beheereenheden van de niet overgebrachte archieven kunnen worden aangewezen in het Besluit Informatiebeheer, zie artikel 6 en de toelichting daarop.
Door de in de inleiding genoemde wetswijziging krijgen de provincies naast de al bestaande verantwoordelijkheid voor de recente archieven die nog in de eigen organisatie berusten, ook de verantwoordelijkheid voor de historische provinciale archieven vanaf 1801die momenteel bij de RHC’s in de provinciehoofdsteden berusten. Dit houdt ook in de (financiële) verantwoordelijkheid voor het personeel, niet alleen het personeel dat het dynamisch en semi-statisch archief beheert, maar ook het personeel dat het historisch archief beheert. Tot en met 2015 zal het beheer van de historische provinciale archieven als gevolg van de genoemde Bestuursafspraken met het Rijk uitgevoerd blijven worden door het RHC in de provinciehoofdstad, inclusief de personele aspecten. Het geheel van deze kosten, inclusief de personele kosten, is al vastgesteld voor de periode van het Bestuursakkoord. De uitvoering is in een overeenkomst met het Noord-Hollands Archief geregeld. Na 2015 kan desgewenst een andere keuze worden gemaakt voor het onderbrengen van de historische archieven en de daaraan verbonden personele aspecten.
ARTIKEL 5
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels over de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Dit geldt voor archieven ongeacht hun vorm, dus ook voor digitaal archief.
In principe geldt dit alleen voor de interne archiefbescheiden, maar het is uit verschillende oogpunten beter om geen onderscheid te maken tussen documenten die voor het eigen archief zijn bestemd en documenten die voor derden zijn bestemd.
ARTIKEL 6
Deze voorschriften worden in het Besluit Informatiebeheer en eventueel andere uitvoeringsregelingen opgenomen. Omdat gedeputeerde staten ook zorgdrager zijn voor de archiefbescheiden van provinciale staten, dienen provinciale staten formeel op de hoogte te worden gesteld van de ook voor hen geldende uitvoeringsregels op grond van deze Archiefverordening.
ARTIKELEN 15 EN 17
Binnen één zittingsperiode vernemen provinciale staten dus vier maal wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
Het wordt aan gedeputeerde staten overgelaten in welke vorm zij de rapportage aan provinciale staten uitbrengen.
Het beheer van het historisch archief zal als gevolg van de Bestuursafspraken onder de verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris tot en met 2015 door het Noord-Hollands Archief worden uitgevoerd. Als uitvloeisel van de gesloten overeenkomst is dat concreet tot en met 2016.
ARTIKEL 16
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale archiefbescheiden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd.
ARTIKEL 18
Slechts die aspecten van de uitoefening van de archiefzorg en het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl