Verstrekking mobiele telefoons

Regeling verstrekking mobiele telefoons

Doelstelling

Herkenbare en toetsbare regels vaststellen voor de uitgifte en het gebruik van mobiele telefoons.

Verstrekking mobiele telefoon

De mobiele telefoon wordt verstrekt om de bereikbaarheid van de medewerker te vergroten. Onder bereikbaarheid wordt in dit geval verstaan dat men direct beschikbaar is om bij telefonisch contact te kunnen inspelen op de vraag. Alvorens over te gaan tot het gebruik van de mobiele telefoon moet gebleken zijn dat er geen andere oplossingen zijn bv. doorschakelen naar een collega of een secretariaat.

Er wordt uitgegaan van twee soorten verstrekkingen:

• -

  Functiegebonden: functies die cruciaal zijn voor het functioneren van de gemeente, de bestuurlijke processen en de voortgang van de bedrijfsvoering. Daarbij geldt dat voor deze functies een constante bereikbaarheid noodzakelijk is. De functionaris moet dus 24 uur per dag bereikbaar zijn;

• -

  Taakgebonden: taken zonder vaste werkplek of waarvoor men meer van 2/3 van de werktijd niet aanwezig kan zijn op de werkplek. Voorts geldt dit voor taken waarbij er risico’s zijn ten aanzien van de persoonlijke veiligheid. De telefoon wordt in deze situaties alleen verstrekt voor de uren dat de taak wordt uitgevoerd. Dat kan dus ook buiten reguliere kantooruren zijn.

Functiegebonden toestellen:

Functies:

• -

  Burgemeester

• -

  Wethouder

• -

  Gemeentesecretaris

• -

  Afdelingshoofd

• -

  Ambtenaar rampenbestrijding (en plaatsvervanger)

• -

  Brandweercommandant (en plaatsvervanger)

Uitgifte geschiedt op naam.

Taakgebonden toestellen:

Taken:

• -

  Aansturing wijkteams

• -

  Bouwkundige medewerkers (extern)

• -

  Externe taken handhaving

• -

  Bodetaken

• -

  Consignatiediensten

• -

  Bedrijfshulpverleners

• -

  Voorlichter (via regionale poot in het kader van rampenbestrjiding)

Uitgifte op taak: mobiele telefoon rouleert onder alle medewerkers die voor deze taak in aanmerking komen. Mobiele telefoons worden aan het einde van de werkdag of aan het eind van de piketdienst ingeleverd, volgens een, onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd, opgesteld protocol.

Bijzondere categorie:

• -

  Infrastructurele toestellen

Deze toestellen zijn noodzakelijk voor de continuïteit van de data-infrastructuur (bv. bij gemalen).

Procedure uitgifte mobiele telefoons

• 1

  Coördinatoren BHV en rampenbestrijding maken het verstrekkingsadvies inzake BHV en rampenbestrijding en voor het overige maken de teamleiders het verstrekkingsadvies.

• 2

  De algemeen directeur ondertekent de verstrekkingsadviezen van BHV en Rampenbestrijding en de afdelingshoofden ondertekenen de overige verstrekkingsadviezen.

• 3

  Automatisering verstrekt de mobiele telefoon na ontvangst van het getekend verstrekkingsadvies.

• 4

  Bij uitgifte wordt getekend voor ontvangst (verstrekkingsformulier) en voor het gebruik (bruikleenovereenkomst) van de mobiele telefoon.

Zie bijlage 1: Verstrekkingsformulier: deze wordt vastgesteld met de vaststelling van deze regeling en maakt daarmee onderdeel uit van deze regeling. Zie bijlage 2: Bruikleenovereenkomst: deze wordt vastgesteld met de vaststelling van deze regeling en maakt daarmee onderdeel uit van deze regeling.

Inlevering mobiele telefoon

Wanneer er sprake is van een wijziging van functie of taak of einde van het dienstverband vervalt de verstrekking van de telefoon en moet de telefoon worden ingeleverd bij Automatisering. De mobiele telefoon mag niet aan een andere medewerker worden doorgegeven.

Verrekening gesprekskosten

Gesprekskosten worden door de provider rechtstreeks in rekening gebracht bij de werkgever. Wanneer de medewerker de verstrekte telefoon ook in het buitenland gebruikt worden de gesprekskosten hiervoor door de provider rechtstreeks in rekening gebracht bij de medewerker. Dit gebeurt op basis van split billing. De medewerker verstrekt de provider hiervoor desgewenst een kopie van een geldig legitimatiebewijs en zijn bankgegevens.Als de medewerker schriftelijk verklaart de mobiele telefoon niet te zullne gebruiken vanuit het buitenland hoeft hij deze gegevens niet te overleggen. Indien bij controle blijkt dat de mobiele telefoon wel is gebruikt vanuit het buitenland wordt zijn teamleider hierover geïnformeerd. De gesprekskosten vermeerder met administratiekosten ter hoogte van € 50 worden bij de medewerker in rekening gebracht. De vakgroep P&O is belast met de controle van de rekening en de inning van de gesprekskosten.

Carkit

De werkgever draagt de kosten voor inbouw van een carkit in de bedrijfsauto's. De functionaris die zakelijk gebruik maakt van zijn/haar privé auto kan de inbouwkosten declareren mits de werkgever vooraf heeft ingestemd met de prijsaanbieding voor de werkzaamheden.

Controle

Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor:

• -

  het vaststellen van de verstrekkingsvoorwaarden per uitgegeven mobiele telefoon;

• -

  het naleven van de gebruiksvoorwaarden door de gebruiker;

• -

  het inleveren van de mobiele telefoon na het vervallen van de verstrekkingsvoorwaarden.

Het afdelingshoofd en de gebruiker kunnen, via Automatisering, een schriftelijk verzoek doen voor een uitdraai van de belhistorie. Misbruik van de mobiele telefoon wordt gesanctioneerd.

De Teamleider Automatisering heeft een signaalfunctie. Wanneer uit de gegevens van Automatisering blijkt dat er sprake is van mogelijk misbruik dan verstrekt de Teamleider Automatisering een waarschuwing. Indien deze waarschuwing niet of onvoldoende wordt opgevolgd dan wordt het afdelingshoofd ingeschakeld door de Teamleider Automatisering. Een en ander loopt af volgens het "UITVOERINGBESLUIT BEHORENDE BIJ HET PRIVACYREGLEMEN E-MAIL- EN INTERNETGEBRUIK VAN DE GEMEENTE NOORDENVELD".

Bijlage 1 Verstrekkingsformulier Mobiele Telefoon

Bijlage 2 Bruikleenverklaring mobiele telefonie