Verordening accountantscontrole provincie Overijssel 2003

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountantscontrole: de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Overijssel door één of meer accountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;

b. interne controle: het stelsel van organisatorische maatregelen, gericht op het instandhouden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatievoorziening binnen de kaders zoals gesteld door Provinciale Staten en vastgelegd in de verordening ex artikel 217 Provinciewet (PW);

c. rechtmatigheid: ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving;

d. rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole: de rechtmatigheid krijgt in het kader van de accountantscontrole gestalte door beoordeling van de maatregelen die het College van Gedeputeerde Staten en het management hebben getroffen ter verzorging van een rechtmatig beheer; zijn in de organisatie voldoende maatregelen getroffen (en werken deze maatregelen naar behoren) om een rechtmatig beheer te waarborgen;

e. middelenbeheer: het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig aanwenden van de middelen, gericht op het realiseren van het door de Provinciale Staten vastgestelde beleid;

f. inrichting van de financiële organisatie: het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en van de administratie;

g. deelverantwoordingen: een in opdracht van Provinciale Staten opgestelde afzonderlijke verantwoording van:

– een deel van de provinciale organisatie;

– ten behoeve van derden door het College van Gedeputeerde Staten – op basis van vigerende regelgeving – opgestelde verantwoordingen.

h. goedkeuringstoleranties: de toleranties te hanteren door de accountants ten behoeve de inrichting van de accountantscontrole voor zijn oordeelsvorming over de Jaarrekening en deelverantwoordingen van de organisatie.

1. De benoemde accountant is belast met de accountantscontrole van:

– de Jaarrekening van de provincie Overijssel als bedoeld in de PW.

– de deelverantwoordingen opgesteld door het College van Gedeputeerde Staten ten behoeve van derden voorzover daarbij een accountantsverklaring wordt verlangd.

2. De benoemde accountant verschijnt ten minste éénmaal per jaar in de vergadering van (een vertegenwoordiging van) Provinciale Staten teneinde zijn bevindingen uit de controle toe te lichten.

3. Onderdeel van de accountantscontrole vormt het geven van ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden op deelverantwoordingen (Belastingdienst, Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds, verschillende ministeries en Europese instanties, Sociale Verzekeringsbank e.d.).

1. Het College van Gedeputeerde Staten is verantwoordelijk voor de samenstelling van verantwoordingen (jaarrekening en deelverantwoordingen) conform vigerende in- en externe regelgeving.

2. Verantwoordingen worden door of namens het college ter controle aangeboden aan de benoemde accountant.

3. Alle informatie beschikbaar gekomen na vaststelling van de jaarrekening of een deelverantwoording die van invloed kan zijn op het beeld dat de jaarrekening of een deelverantwoording geeft, worden door het college terstond gemeld aan de benoemde accountant.

1. Accountantsverklaring

De accountant verstrekt bij de jaarrekening een accountantsverklaring met betrekking tot:

– de getrouwe weergave van de baten en lasten over het jaar en de activa en passiva per 31 december van dat jaar;

– de totstandkoming van de baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met de begroting, de van toepassing zijnde wettelijke regelingen;

– de overeenstemming met de bij algemene maatregelen van bestuur gestelde regels.

2. Rapport van bevindingen

De accountant brengt aan Provinciale Staten verslag uit omtrent zijn bevindingen. Dit verslag wordt in afschrift aan het College van Gedeputeerde Staten gezonden.

Het verslag wordt door de accountant besproken met een (vertegenwoordiging van) Provinciale Staten. Het verslag gaat tenminste in op de volgende onderwerpen:

• a.

  kwantitatieve aspecten:

  fouten en onzekerheden in de jaarrekening die de rapportagetoleranties (zijnde de goedkeuringstoleranties zoals vastgelegd in overleg met de Provinciale Staten – indien lager dan wettelijk voorgeschreven –) overschrijden;

• b.

  kwalitatieve aspecten:

  – aantekeningen van de accountant bij de gepresenteerde jaarrekening;

  – de kwaliteit van de administratieve organisatie en in het bijzonder de interne controle;

  – bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer voldoen aan de eisen van rechtmatigheid.

3. De frequentie van aanvullende rapportages wordt bepaald in overleg tussen Provinciale Staten en de accountant.