Gedragscode ambtenaren Peel en Maas

Paragraaf 1.1 Wie is verantwoordelijk?

Je bent zelf verantwoordelijk voor wat je zegt of doet. Het is dus verstandig om stil te staan bij de mogelijke risico’s van jouw uitlatingen.

Vertrouwelijke gegevens waarvan je door jouw functie op de hoogte bent, behandel je ook als zodanig en mogen nooit ten eigen bate gebruikt worden.

Vertrouwelijke informatie hoort niet op een bureau te liggen, waar iedereen het kan lezen. Als je gaat lunchen, of aan het einde van de werkdag je kamer verlaat, ruim je vertrouwelijke stukken op, je sluit de computer af, en sluit de kasten met vertrouwelijke stukken.

Paragraaf 1.2 Vertrouwelijke stukken

Binnen de organisatie is openheid en openbaarheid (transparantie) vanzelfsprekend. Dit maakt dat alle inkomende post wordt opengemaakt door de medewerkers van de postkamer, ook als er ´vertrouwelijk´ op staat. De brief wordt geregistreerd en raakt niet kwijt. Het geeft tevens een zekerheid dat elke binnengekomen brief afgehandeld wordt. Over enkele specifieke uitzonderingen, zoals bepaalde post voor de burgemeester of post met ´vertrouwelijk´ en ´medisch geheim´ voor de personeelsadministratie, worden nadere afspraken gemaakt.

Paragraaf 1.3 Informatiebeveiliging

Informatie (gegevens) zit ook in de computer. Afhankelijk van je functie is bepaald welke informatie je mag raadplegen en/of muteren. In het gebruikersprofiel is precies omschreven welke autorisaties aan een functie zijn gekoppeld. Op het moment dat je onder de naam van een collega gaat werken, loopt je het risico dat je niet geautoriseerd bent voor de gegevens die op het scherm komen. Omgekeerd, laat je collega ook niet onder jouw naam werken. Misbruik van niet voor jou bestemde informatie of het beschikbaar stellen hiervan, kan als fraude worden aangemerkt.

Hoe het precies zit kunt je nalezen in het Beveiligingsbeleid.

Paragraaf 1.4 Hoe ga ik om met de pers?

De adviseurs van ons cluster Communicatie spreken met de pers. Het kan gebeuren dat een journalist een ambtenaar belt voor informatie over een bepaald onderwerp. Hoe onschuldig de vragen ook lijken, verwijs de pers altijd door naar de communicatieadviseur. Deze is ervaren in de omgang met de pers en weet precies welke informatie wel en welke informatie niet kan worden verstrekt.

Paragraaf 2.1 Nevenwerkzaamheden

Ben je naast je werk actief in bijvoorbeeld bestuurszaken of het verenigingsleven? Nevenwerkzaamheden moet je melden. Deze zouden immers kunnen leiden tot belangenverstrengeling met jouw functie of zouden kunnen botsen met het dienstbelang. Het begrip nevenwerkzaamheden is ruim: het betreft alle activiteiten die je naast je werk kunt verrichten, zowel betaald als onbetaald.

Het vervullen van nevenfuncties is in zijn algemeenheid uit maatschappelijk, bestuurlijk en ook persoonlijk oogpunt veelal positief te waarderen. Het vervullen van nevenfuncties, in het bijzonder van nevenfuncties buiten de publieke sfeer, vindt echter zijn grens indien dit afbreuk zou kunnen doen aan het aanzien van het ambt en een optimaal functioneren van degene die het ambt vervult. Een goede functievervulling en handhaving van onpartijdigheid en onafhankelijkheid dient bepalend te zijn bij de beslissing of een nevenfunctie aanvaard wordt. Zie ook CAR/UWO.

Paragraaf 2.2 Financiële belangen

Het begrip financieel belang is zeer divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingen, onroerend goed, bouwgrond, of om financiële deelnemingen in ondernemingen, enz. Ook negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn. Om ook maar de schijn van belangenverstrengeling tegen te gaan, dienen ambtenaren financiële belangen(verstrengelingen) te melden.

Paragraaf 2.3 Wie is verantwoordelijk

Voor het aangaan van nevenactiviteiten of financiële belangen ben jezelf verantwoordelijk. Je maakt in eerste instantie zelf de beoordeling of de nevenactiviteit of het financieel belang geen belangenverstrengeling inhoudt.

Het gemeentebestuur, vertegenwoordigt door de directie, blijft echter verantwoordelijk voor het reilen en zeilen binnen de organisatie. Om de directie in staat te stellen deze verantwoordelijkheid waar te maken, worden alle nevenactiviteiten of financiële belangen van ambtenaren aan hun gemeld.

De beslissing om een nevenfunctie te aanvaarden of aan te houden is primair de verantwoordelijkheid van elk individu. Ben je van plan een nevenfunctie te aanvaarden, ook hiervoor geldt: “maak het bespreekbaar”. Eenzelfde lijn geldt ook voor financiële belangen.

Paragraaf 2.4 Wat mag niet?

Welke nevenwerkzaamheden of financiële belangen ontoelaatbaar zijn, is afhankelijk van de omstandigheden. Denk daarbij aan zaken als:

- Onoorbare belangenverstrengeling.

- Botsing van belangen.

- Schade aan het aanzien van het ambt.

- Onvoldoende beschikbaar zijn voor de ambtelijke functie.

Paragraaf 2.5 Het melden van nevenactiviteiten

Zoals gezegd dien je alle nevenwerkzaamheden en financieel belang te melden.

De regel is dat iedereen zijn nevenactiviteit(en) meldt, ook als het gaat om onbetaalde nevenactiviteiten. De ambtenaar meldt nevenactiviteiten en financiële belangen door tussenkomst van zijn leidinggevende bij het cluster P&O.

De nevenactiviteiten van topambtenaren zijn openbaar en worden gepubliceerd.

Als blijkt dat jouw nevenactiviteiten niet verenigbaar zijn met jouw functie, dan ontvang je hiervan bericht. Het kan ook gebeuren dat voorwaarden aan het uitvoeren van de nevenactiviteiten worden verbonden.

Over het beëindigen van nevenactiviteiten zegt de regelgeving niets. In het verlengde van de melding van de nevenactiviteit, is het vanzelfsprekend dat je het beëindigen van je nevenactiviteit ook meldt.

Paragraaf 5.1 Belangenverstrengeling

Denk je erover om in te kopen bij iemand die je privé kent? Laat de aankoopbeslissing dan altijd door iemand anders nemen. Zo voorkom je belangenverstrengeling.

Paragraaf 5.2 Hoe werkt de inkoopprocedure?

Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren. Hoe dat gebeurt hangt af van de geschatte hoogte van de offerte. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen een dienst, een levering en een werk.

Bij het inkopen van een dienst denkt u aan het inhuren van een derde, bijvoorbeeld het laten uitvoeren van onderhoud, maar ook het inhuren van een uitzendkracht.

Koopt u een concreet product in, bijvoorbeeld een bureaustoel of een zaag, dan hebben we het over een levering.

Een werk is groot, u denkt aan bouwprojecten of wegenbouwprojecten.

Het ligt aan de geschatte hoogte van de offerte of je bij één of meerdere leveranciers een offerte opvraagt. Soms moet een aanbesteding openbaar gemaakt worden. Dan kennen we nog een onderscheid in onderhandse en openbare inkopen of aanbestedingen.

Als je ermee te maken krijgt zoekt je het op in de Regeling Producthouderschap of in het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid.

Paragraaf 6.1 De spelregels

De vertrokken ambtenaar kan ingehuurd worden als zijn ontslag langer dan een jaar geleden is.

Over het inhuren van een vertrokken ambtenaar eerder dan een jaar na het ontslag, beslist de Directie.

Bij aanbestedingsprocedures mag een voormalig ambtenaar niet betrokken worden bij de uitvoering van deze te verstrekken werkzaamheden.

Paragraaf 7.1 De regels

1. Of jou nu een aanbod wordt gedaan, of dat je een cadeau krijgt, vraag jezelf af of het aangebodene aanvaardbaar is.

2. Krijg je iets aangeboden, meldt het dan aan je leidinggevende.

3. De leidinggevende, bepaalt of het geschenk aanvaardbaar is. Als je het kunt houden, vergeet dan niet de schenker een bedankje te sturen. Van alle ontvangen geschenken wordt een registratie bijgehouden

4. Laat je vaste netwerkrelaties weten hoe de gemeente Peel en Maas over geschenken en voordelen denkt.

5. Je mag geschenken nooit op je huisadres ontvangen. Als dat nodig is wijs je jouw netwerkrelaties hier per brief op.

6. Laat zaken als uitstapjes, reizen en diners nooit bekostigen door derden. Dit geldt niet voor maaltijden die bijvoorbeeld onderdeel uitmaken van een vergadering. De kosten die je maakt, kun je volgens de geldende regels bij de gemeente Peel en Maas declareren.

7. Krijg je een uitnodiging? Bespreek dit altijd met je leidinggevende. Zo is er openheid over deze zaken en kan worden bepaald of een uitnodiging geaccepteerd wordt.

8. Geschenken die je niet mag accepteren, stuur je terug.

Paragraaf 7.2 En korting?

Sommige bedrijven bieden kortingsregelingen speciaal voor ambtenaren. Dit klinkt goed, maar het kan belangenverstrengeling met zich meebrengen. Het kan zo zijn dat een bedrijf korting verleent om in de gunst te komen bij een ambtenaar op een bepaalde functie. Of deze risico´s zich voordoen, hangt van de omstandigheden af. Als er een directe relatie is tussen de belangen van het bedrijf en de taken van jou als ambtenaar is korting of bevoordeling niet toegestaan.

De collectieve kortingsregeling van de gezamenlijke personeelsverenigingen Midden- en Noord Limburg, waarbij ook de personeelsvereniging van de gemeente Peel en Maas is aangesloten, is toelaatbaar.

Paragraaf 8.1 De regels

1. Bij de gemeente tekent de teammanager de declaratie van de ambtenaar. De directie controleert de declaratie van de teammanager. Het is de burgemeester die de declaraties van de directeur/gemeentesecretaris controleert.

2. Bij een declaratie hoort een betalingsbewijs.

3. De gemaakte kosten worden binnen één maand gedeclareerd.

Paragraaf 8.2 Creditcards

Het gebruik van creditcards dient zoveel mogelijk beperkt dient te blijven. De gemeentesecretaris draagt zorg voor het beheren, verstrekken en intrekken van creditcards. Voor de verantwoording van betalingen verricht met de creditcard wordt een formulier ingevuld, dat bij het betalingsbewijs wordt gevoegd. De creditcard wordt uitsluitend gebruikt voor uitgaven die volgens geldende regelingen voor vergoeding in aanmerking komen.

Paragraaf 8.3 Reizen buitenland

Voor ambtenaren zijn geen nadere regels gesteld bij het maken van reizen naar het buitenland.

In het kader van transparantie wordt vooraf in de directie dan wel in het college besproken in hoeverre de buitenlandse reis het belang van de gemeente dient en derhalve geoorloofd is. Hierbij worden tevens zaken betrokken als de samenstelling van het gezelschap, de geraamde kosten en vergoeding hiervan.

Paragraaf 12.1 “Klokkenluidersregeling”

Klokkenluiders zijn ambtenaren die (vermoedelijke) misstanden rapporteren aan buitenstaanders.

Het is van belang dat een ambtenaar deze vermoedens eerst intern rapporteert.

Hiertoe is gelijktijdig met deze gedragscode de Regeling Melding Vermoeden Misstand in het leven geroepen. Dit is een procedure die ervoor zorgt dat medewerkers vermoedelijke misstanden intern kunnen melden.

Paragraaf 12.1.1 Wanneer is er sprake van een mogelijk misstand?

Je kunt zaken melden als er sprake is van:

• -

  een strafbaar feit;

• -

  een schending van regelgeving of beleidsregels;

• -

  het misleiden van justitie;

• -

  een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu; of

• -

  het bewust achterhouden van informatie over deze feiten.

Paragraaf 12.1.2 Signaleren van misstanden

Het kan gebeuren dat je een mogelijke misstand signaleert. Openheid en het bespreekbaar maken van mogelijke misstanden staan centraal bij het signaleren van integriteitsproblemen.

Signaleer je een mogelijke misstand dan onderneem je de volgende stappen:

• -

  je spreekt de betrokkene aan;

• -

  je kaart de kwestie aan bij het bevoegde gezag;

• -

  je vraagt advies aan de vertrouwenspersoon integriteit.

Paragraaf 12.1.3 Melding

Vermoed of constateer je een misstand, wend je dan eerst tot je directe leidinggevende. Is deze betrokken bij de misstand, dan kun je je richten tot de naasthogere leidinggevende. Heb je het probleem gesignaleerd, dan is de leidinggevende die de melding heeft ontvangen verantwoordelijk voor een adequate afwikkeling van de melding. De leidinggevende legt de melding schriftelijk vast en informeert, via de gebruikelijke procedure, zo snel mogelijk het bevoegd gezag. Deze starten een onderzoek naar de melding. Daarvoor kan de vertrouwenspersoon of de integriteitscommissie om advies worden gevraagd

Indien je aarzelt om een vermoeden bij je directe leidinggevende te melden, kun je ook terecht bij de vertrouwenspersoon integriteit.

Paragraaf 12.2 Vertrouwenspersoon Integriteit

De taak van de vertrouwenspersoon is tweeledig. Allereerst kan de vertrouwenspersoon je adviseren over c.q. bijstaan bij integriteitskwesties.

Bij integriteitskwesties maken we een onderscheid in integriteitsinbreuken, deze gaan over kwesties die terug te vinden zijn in deze gedragscode, alsmede vermoedens van misstanden. Het gaat om zeer ernstige schendingen.

Je kunt de vertrouwenspersoon benaderen als je kennis hebt van mogelijke integriteitsinbreuken dan wel een vermoeden van een misstand binnen de gemeente Peel en Maas en je gegronde redenen hebt om dit niet bij de aangegeven personen te melden.

Daarnaast is een belangrijke taak voor de vertrouwenspersoon weggelegd in het doen van een voor-onderzoek, voordat hij een melding doet bij het college. Voorkomen moet worden dat een persoon waarover een integriteitsmelding wordt gedaan, een beschadiging oploopt, terwijl achteraf blijkt dat de persoon in kwestie niets te verwijten valt.

Gezien deze taakstelling is een belangrijk kenmerk van de vertrouwenspersoon de vertrouwelijkheid zelf. Voor de invulling van deze functie zal dan ook gedacht worden aan een professional met een agogische achtergrond, liefst aangesloten bij een beroepsvereniging.

Paragraaf 12.3 Integriteitscommissie

De integriteitscommissie is een onafhankelijke commissie, die tot taak heeft, op verzoek van het college van burgemeester en wethouders, een gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken. De commissie zal naar aanleiding van haar onderzoek een advies uitbrengen aan het college.

Paragraaf 12.4 Wat kunnen de gevolgen zijn van een melding?

Maak je je zorgen over de gevolgen als je een mogelijke misstand meldt? Dat is niet nodig. Als je een vermoeden van een misstand meldt, zoals hiervoor beschreven, krijg je bescherming. Je kunt niet worden beticht van plichtsverzuim. Ook kun je niet wegens de melding worden ontslagen. De melding heeft bovendien geen negatieve effecten bij promotiekansen. Om ambtenaren die misstanden aan de kaak stellen te beschermen, is een bepaling in de CAR/UWO opgenomen, luidende: ´Ambtenaren en door het college aangewezen interne vertrouwenspersoon die misstanden conform de vast te stellen regeling aan de orde stellen, mogen niet om die reden worden ontslagen of anderszins in hun positie binnen de gemeente benadeeld worden.”

Ter uitwerking van deze bepaling is de Regeling Melding Vermoeden Misstand in het leven geroepen. Deze regeling, in de praktijk vaak Klokkenluidersregeling genoemd, maakt deel uit van de nota Integriteit, als bijlage 2.