Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011

Geldend van 19-01-2012 t/m heden

Intitulé

Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011

Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden;

gelet op de:

  • -

    Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -

    Wet bescherming persoonsgegevens;

  • -

    Verordening gemeentelijke basisregistratie personen 2010;

b e s l u i t e n :

vast te stellen het volgende reglement: Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

  • a.

    de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • c.

    verordening: de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen 2010 vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 14 december 2010;

  • d.

    basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Rheden als bedoeld in artikel 2 van de wet;

  • e.

    basisregistratie personen: de basisadministratie aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Rheden;

  • f.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • g.

    GBA: gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • h.

    GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

  • i.

    verantwoordelijke: het orgaan dat verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de uitvoering van het autorisatiebesluit; het college is de verantwoordelijke;

  • j.

    autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

  • k.

    beheerder: de gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die namens het college is belast met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen en het beheer van het autorisatiebesluit;

  • l.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie is opgenomen;

  • m.

    geregistreerde: degene die niet behoort tot de bevolking van de gemeente Rheden en over wie het college persoonsgegevens heeft opgenomen in de basisregistratie personen;

  • n.

    afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, 1e lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • o.

    binnengemeentelijk afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

  • p.

    derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer, een ingeschrevene of een geregistreerde;

  • q.

    vrije derde: een derde als bedoeld in artikel 100 van de wet;

  • r.

    authentiek gegeven: een in de basisregistratie personen opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt;

  • s.

    aangehaakt gegeven: in de basisregistratie personen over de ingeschrevenen opgenomen gegeven anders dan ter uitvoering van de wet.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisregistratie personen is de manager van de afdeling Dienstverlening.

  • 2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisregistratie door middel van andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisregistratie personen.

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen en de GBA-V

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisregistratie personen hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het team Burgerzaken;

    • b.

      voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de gemeentelijke basisregistratie personen. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 4. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden vanuit de basisregistratie aan de in bijlage 3 genoemde beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2. De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 4 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens van ingezetene worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

De verantwoordelijke kan incidenteel schriftelijk beslissen om aan andere instanties dan genoemd in bijlage 4, over te gaan tot verstrekking van gegevens van doelgroepen, indien de privacy niet onredelijk wordt beschaamd èn dit bijdraagt tot het algemeen maatschappelijk belang.

De uitvoering van de verstrekkingen kan in eigen beheer geschieden om de privacy van de betreffende ingezetenen niet te schaden.

Artikel 9 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die twijfel heeft over de juistheid van een gegeven (zowel authentiek als niet authentiek) dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisregistratie personen, de basisadministratie van andere gemeenten of de GBA-V doet hiervan direct mededeling aan de beheerder.

  • 2. De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 3. De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit.

Artikel 10 Protocolplicht

De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens een protocol bij.

Artikel 11 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking

  • 1. Verzoeken om inzage en verzoeken om mededeling van verstrekkingen aan derden ten aanzien van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden ingediend bij de beheerder.

  • 2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 12 Recht op correctie

  • 1. Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden schriftelijk ingediend bij de beheerder.

  • 2. De beheerder beslist namens de verantwoordelijke op de in het eerste lid genoemde verzoeken.

  • 3. De beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.

Artikel 13 Verwijdering van gegevens

Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.

Artikel 14 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 15 Vernietiging

Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.

Artikel 16

Het Privacyreglement GBA 2008 van 22 december 2008 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie.

Artikel 18

Deze regeling kan worden aangehaald als: Privacyreglement gemeentelijke basisregistratie personen 2011.

Vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders d.d. 16 december 2011.

Ondertekening

De Steeg, 16 december 2011
Burgemeester en wethouders voornoemd,
burgemeester.
secretaris.

Bijlage 1 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en de GBA-V

Organisatieonderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset basisregistratie

Gegevensset GBA-V

Afdeling Bestuur- en Managementzaken

Gemeentewet (w.o. artikel 216), Wet WOZ, Gemeentelijke WOZ-verordening, Invorderingswet, Wet Milieubeheer, Afvalstoffenheffing, Hondenbelasting, Legesverordening; Uitvoering belastingwetgeving, Vastgoedadministratie, Financiële verhoudingswet; Wet op de loonbelasting, Uitvoering Pensioenfonds (ABP), Uitvoering ziekenfondswet (IZA), Wet op de identificatieplicht, Algemene Wet Bestuursrecht in het kader van klachten en bezwaarschriften, Wet Openbaarheid van Bestuur, Jubilea, Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815, Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw, Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw; Verordening straatnaamgeving en huisnummering; Wet veiligheidsrisico’s, Algemene pensioenwet politieke ambtsdragers, Rechtspositiebesluit raad- en commissieleden, Ambtenarenwet

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Bouwen en Milieu

Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet, Algemene plaatselijke Verordening, Marktverordening, Verordening straatnaamgeving en huisnummering, Afvalstoffenverordening, Wet inzake de luchtverontreiniging, Wet Milieu gevaarlijke stoffen, Wet geluidhinder, Wet bodembescherming, Wet op de kansspelen, Huisvestingswet, Monumentenwet, Burgerlijk Wetboek, Boswet, Kapverordening, Wet Ruimtelijke Ordening, Kampeerwet, Wet op verblijfplaatsrecreatie

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Dienstverlening

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, regelgeving rijbewijzen.

Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815, Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw, Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw.

Verordening lijkbezorgingsrechten; Wet voorzieningen gehandicapten, Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Alle gegevens op PL en verwijsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Facilitaire Zaken

Archiefwet, Post, Wet Openbaarheid van Bestuur, Gemeentelijke Legesverordening

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

- Waar onder Systeembeheer

Het waarborgen van een juiste werking van de computer, het netwerk en de applicaties

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens

Afdeling Openbare Werken

Afvalverzameling, rioolaansluiting

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Rayonbeheer

Wet op de lijkbezorging

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling

Wet ruimtelijke ordening, Huisvestingswet, Wegenwet, Reconstructie, Regeling verkeersbrigadiers, Subsidiewerving

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Samenlevingszaken

Artikel 19 van de leerplichtwet en artikel 3 van de leerplichtregeling 199, uitvoering sociale wetten; Wet Kinderopvang

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Afdeling Werk en Inkomen

Wet Werk en Bijstand, Algemene Bijstandswet, Wet Sociale Werkvoorziening, Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen Bureau opvang Nieuwkomers, Wet inburgering Nieuwkomers

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Brandweer

Wet Milieubeheer, Wet veiligheidsrisico’s

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens

Alle gegevens zoals die in de bijlagen behorende bij het actuele autorisatiebesluit zijn opgenomen

Aanvullende autorisaties aan binnengemeentelijke afnemers worden uitsluitend vastgesteld door de verantwoordelijke. Dit geschiedt na een schriftelijk verzoek van de binnengemeentelijke afnemer.

De verantwoordelijke kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Bijlage 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de basisregistratie personen

Organisatieonderdeel

Waarvoor

Gegevensset

Werk en Inkomen

Wet Inburgering Nieuwkomers

Mutatiegegevens: verblijftitels; NAW-gegevens, nationaliteit, datum vestiging in gemeente

BMZ/secretariaat college

Regeling op de Orde van de Nederlandse Leeuw en de Orde van Oranje-Nassau

Mutatiegegevens: vestigingen, binnen verhuizingen, vernaming en vernummering vertrekken, emigraties en overlijden

Aanvullende autorisaties aan binnengemeentelijke afnemers worden uitsluitend vastgesteld door de verantwoordelijke. Dit geschiedt na een schriftelijk verzoek van de binnengemeentelijke afnemer.

Bijlage 3 Lijst van binengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt

Registratie

Waarvoor

Gegevensset

Civison Makelaar Gegevens (CMG)

Het in verband brengen van de gegevensverwerkingen ten behoeve van de in bijlage 1 genoemde wetten, besluiten, verordeningen en regelingen

Toegang tot alle in het systeem aanwezige gegevens met dien verstande dat alleen die gegevens worden verstrekt die nodig zijn ter uitvoering van de publiekrechtelijke taak door de desbetreffende afdeling

Bijlage 4 Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Bibliotheek Dieren, Rheden en Velp (geen onderdeel van de gemeente)

Voor de bijhouding van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Ter uitvoering van de opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

- Maatschappelijke dienstverlening, zoals Carion

- Algemene/geestelijke gezondheidszorg

- Kinderopvang

- Jeugdwelzijnswerk

- Ouderenzorg

- Gehandicaptenzorg

- Werkvoorziening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/ gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Onderwijsinstellingen in gemeente Rheden

Voor het bijhouden van de scholieren administratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Pensioenfondsen

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel; zoals Rode Kruis

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Woningbouw verenigingen/ woningcorporaties in gemeente Rheden, zoals Vivare

Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen in verban met die zorg

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Artikel 100 Wet GBA