Verordening ambtelijke bijstand

Ondertekening

Toelichting 1

<vet>Algemeen.</vet>Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet en legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning, waarvoor een afzonderlijke verordening is of wordt opgesteld.De griffier vervult een centrale rol en vormt de schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambte-lijke organisatie.Voor de burgemeester is een belangrijke rol weggelegd bij (dreigende) conflictsituaties. De burge-meester vervult een bemiddelende en beslissende rol bij de praktische toepassing van de verorde-ning. De bijzondere positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijke scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. De ambtenaar mag evenwel niet onder druk komen te staan doordat hij (ook) in voorkomende geval-len werkzaamheden voor de raad verricht. Een collegelid dat informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand kan zich, al dan niet via de griffier, wenden tot het betrokken raadslid.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Gelet op de duale verhoudingen tus-sen raad en college, alsmede tussen griffie en ambtelijk apparaat, is het van belang dat sprake is van duidelijke richtlijnen. Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de (reguliere) ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt van omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van (initiatief)voorstellen, amendementen en moties, of andere vormen van inhoudelijke bijstand gerelateerd aan de taakstelling van de raad en haar leden kan een beroep op de ambtelijke organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behoren tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

<vet>Artikel 1.</vet>De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Een formalisering waar vooral pragmatisch mee dient te worden omgegaan.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. Hierover zullen tussen secretaris en griffier werkafspraken worden gemaakt. De griffier bewaakt ten behoeve van de raad de voortgang van het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd.<vet>Artikelen 2 en 3.</vet>Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Hoewel dit niet expliciet in artikel 2 is vermeld kan niet worden uitgesloten dat zich omstandigheden voordoen waarin een ambtenaar zich beroept op "gewetensbezwaren". Ook in een dergelijk geval is de gemeentesecretaris de eerstverantwoordelijke functionaris om de situatie te beoordelen. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).<vet>Artikel 4.</vet>Indien — naar de mening van het raadslid — door een ambtenaar op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor is of wordt gegeven, dient de zaak bij de griffier aan de orde te worden gesteld. Hierover kan vervolgens overleg worden gevoerd met de secretaris. Voor zover overleg niet leidt tot een voor alle partijen bevredigende oplossing, kan de kwestie worden voorgelegd aan de burgemeester, die, gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur, de meest aangewezen instantie is om hierover een beslissing te nemen.<vet>Artikel 5.</vet>Het aantal uren aan ambtelijke bijstand per fractie bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen door ambtelijke bijstand. Het variabel deel doet recht aan een democratisch gelegitimeerde verdeling van de ambtelijke bijstand. Door het aantal uren aan ambtelijke bijstand te maximeren wordt de ambtelijke organisatie de mogelijkheid geboden enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze hulp dient in principe onbeperkt verleend te worden.Het register dat door of vanwege de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk om de behoefte en de omvang van de ambtelijke bijstand in kaart te brengen. Ook hierbij geldt dat een pragmatische benadering wordt voorgestaan.<vet>Artikel 6.</vet>In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn politieke verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.<vet>Artikel 7, 8 en 9</vet>Deze artikelen behoeven geen toelichting.