Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn

Geldend van 01-10-2002 t/m heden

Intitulé

Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn

Burgemeester en wethouders van Rotterdam,

Gelezen het voorstel van de directeur van de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid, d.d. 20 september 2002, SCZ 02/2515;

gelet op artikel 5, eerste en tweede lid, Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001 (Gemeenteblad 2001, nr. 96);

Besluiten:

Vast te stellen de hierna volgende “Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn”:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

1.

In deze uitvoeringsregeling wordt verstaan onder:

a.

welzijn:

het gebied van maatschappelijke dienstverlening, maatschappelijke activering, maatschappelijke opvang en bestrijding van armoede en sociaal isolement;

b.

product:

een concreet en meetbaar voortbrengsel van het handelen van een subsidieontvanger;

c.

activiteit: een concrete

en meetbare tijdsbesteding van een subsidieontvanger;

d

bestemmingsreserve:

een afgezonderd deel van het vermogen dat een beperkte bestedingsmogelijkheid kent die door het bestuur van de subsidieontvanger wordt bepaald;

e.

voorzieningen:

verplichtingen en verliezen waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, doch redelijkerwijs in te schatten;

-

op de balansdatum bestaande risico’s ter zake van bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;

-

kosten welke in een volgend boekjaar zullen worden gemaakt, mits het maken van deze kosten zijn oorsprong vindt in het boekjaar of een voorafgaand boekjaar en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van lasten over een aantal boekjaren;

f.

SoZaWe:

de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Rotterdam;

g.

project:

een in tijd en omvang afgebakend geheel van activiteiten;

h.

projectsubsidie:

subsidie, bestemd voor een project;

i.

hoofdfinancier:

de subsidieverstrekker die, in geval van meerdere financieringsbronnen, ten minste 50 % van het totale subsidiebudget verstrekt voor hetzelfde doel of hetzelfde project;

j.

Awb:

de Algemene wet bestuursrecht;

k.

VAS:

de Rotterdamse Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001 (Gemeenteblad 2001-96)

l.

Uitvoeringsregeling

de Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn;

m.

het bestuursorgaan:

het college van Burgemeester en Wethouders.

2.

De begripsbepalingen uit de VAS en de Awb hebben dezelfde inhoud en betekenis in deze Uitvoeringsregeling.

Artikel 2 Buitenwerkingstelling bepalingen

Het bestuursorgaan kan bepalen dat een of meerdere bepalingen van deze Uitvoeringsregeling, of onderdelen daarvan, niet van toepassing zijn als dit, gezien de hoogte of de aard van de gevraagde subsidie redelijkerwijs niet kan worden verlangd of als de nakoming van de in de bepaling neergelegde verplichting(en) voor het bestuursorgaan niet noodzakelijk is om het recht op en de hoogte van de subsidie vast te stellen.

Artikel 3 Subsidieplafond

Gereserveerd.

Artikel 4 Winstoogmerk

Het bestuursorgaan verleent slechts subsidie aan een subsidieontvanger die zonder winstoogmerk werkzaam is.

Artikel 5 Vorming vermogen, reserves en voorzieningen

  • 1. Het bestuursorgaan kan een door de subsidieontvanger aangehouden bestemmingsreserve geheel of gedeeltelijk tot het vermogen rekenen als de hoogte of de aangegeven bestemming van de reserve naar het oordeel van het bestuursorgaan niet past in het doel van de verstrekking van de betreffende subsidie.

  • 2. Het bestuursorgaan kan een subsidieaanvraag voor een jaar t afwijzen als blijkt dat het vermogen aan het einde van het boekjaar t – 2 meer bedraagt dan 10% van de subsidie die aan het bestuursorgaan wordt gevraagd door middel van de subsidieaanvraag.

  • 3. Het bestuursorgaan kan een subsidie over een jaar t lager vaststellen als blijkt dat:

    • -

      het vermogen en de bestemmingsreserves tezamen over boekjaar t meer bedragen dan 5% van de door het bestuursorgaan verleende subsidies; of

    • -

      het vermogen aan het einde van het boekjaar t – 1 meer bedraagt dan 10 % van de subsidie die aan het bestuursorgaan werd gevraagd door middel van de subsidieaanvraag.

  • 4. Het bestuursorgaan kan een projectsubsidie afwijzen of tot een lager bedrag vaststellen als blijkt dat de overheadkosten die toegerekend worden aan het project meer dan 15 % bedragen van het totaal aan subsidies voor het project.

  • 5. In het geval er sprake is van meerdere financieringsstromen voor hetzelfde doel of project, waarbij het bestuursorgaan geen hoofdfinancier is, worden de mutaties in het vermogen, de bestemmingsreserves en de voorzieningen evenredig toegerekend aan de verschillende inkomstenbronnen, tenzij direct aan de verschillende inkomstenbronnen kan worden toegerekend.

  • 6. In het geval er sprake is van projectsubsidie worden daartoe reeds beschikbare vermogen en voorzieningen in overeenstemming met het tweede en derde lid betrokken.

Hoofdstuk 2 Subsidieverlening

Artikel 6 De aanvraag tot subsidieverlening

  • 1. Bij een aanvraag tot subsidieverlening dienen in ieder geval de volgende gegevens te worden overgelegd:

    • a.

      een duidelijke omschrijving van het product of de activiteit waarop de aanvraag betrekking heeft. Hierbij moet in ieder geval tot uiting komen het maatschappelijk probleem en de doelstelling waarop de activiteit is gericht, de aard, omvang en intensiteit, de doelgroep(en), het verwachte aantal deelnemers en/of cliënten en de locatie(s) waar het product tot stand komt of de activiteit plaatsvindt;

    • b.

      een totale begroting van baten en lasten, inclusief toelichting, van de subsidieontvanger voor het boekjaar waarin het product of de activiteit wordt gepland waarvoor subsidie wordt aangevraagd.

    • c.

      een begroting per product of activiteit, waarbij alle kosten en opbrengsten aan het product of de activiteit zijn toegerekend, inclusief de kosten voor personeel en accommodatie;

    • d.

      een overzicht van de eventuele andere inkomstenbronnen of andere lopende of nog in te dienen subsidieaanvragen voor hetzelfde product of dezelfde activiteit;

    • e.

      een overzicht van de te heffen contributies en bijdragen of van de te hanteren tarieven of toegangsprijzen;

    • f.

      een verslag van de in het voorgaande boekjaar tot stand gebrachte producten of activiteiten met en beschrijving van de gevolgde werkwijze en van het verkregen resultaat;

    • g.

      de jaarrekening met toelichting en het accountantsrapport over het voorafgaande boekjaar;

    • h.

      de informatie die SoZaWe vraagt in verband met de toetsing van de aanvraag aan de Checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn. De subsidieontvanger dient hiertoe het voor de aanvrager bestemde deel van de Checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn in te vullen.

  • 2. Het bestuursorgaan kan modellen vaststellen voor de bescheiden bedoeld in het eerste lid.

Artikel 7 Beoordeling van de subsidieaanvraag

  • 1. Het bestuursorgaan toetst de subsidieaanvraag in ieder geval aan de door haar vastgestelde beleidsregels, de Uitvoeringsregeling, de VAS en de Awb.

  • 2. Voordat het bestuursorgaan een besluit neemt op de aanvraag, vindt er een overleg plaats met de subsidieontvanger als of het bestuursorgaan of de subsidieontvanger dit wenst. In dit overleg komen in ieder geval aan de orde:

    • -

      de bevindingen van het bestuursorgaan naar aanleiding van de in het eerste lid bedoelde toetsing, alsmede de visie van de subsidieontvanger op dit oordeel;

    • -

      de kwantitatieve en kwalitatieve aspecten van de aanvraag;

      de subsidievorm en subsidiesoort;

    • -

      de controle op de levering van het product of de activiteit en de tussentijdse informatievoorziening;

    • -

      de voorschotbetaling;

    • -

      de periode waarvoor subsidieafspraken worden gemaakt;

    • -

      de verdere procedure.

  • 3. Van het overleg als bedoeld in het tweede lid wordt door het bestuursorgaan een verslag gemaakt. Dit verslag wordt ter kennisname verstrekt aan de subsidieontvanger.

Artikel 8 De beschikking tot subsidieverlening

  • 1. Een besluit tot verlening van subsidie bevat in ieder geval:

    • a.

      een verwijzing naar het overleg als bedoeld in artikel 7, tweede lid, voor zover dat heeft plaatsgevonden;

    • b.

      een omschrijving van het product of de activiteit waarvoor subsidie wordt verleend;

    • c.

      de verplichtingen voor de subsidieontvanger die aan de subsidieverlening zijn verbonden, waaronder de vastgestelde kwaliteitseisen;

    • d.

      de hoogte van het subsidiebedrag;

    • e.

      of en op welke wijze er voorschotten worden verstrekt;

    • f.

      de periode waarop de subsidieverlening betrekking heeft;

    • g.

      de wijze waarop en de termijn waarbinnen een aanvraag tot subsidievaststelling moet worden ingediend.

  • 2. Een afwijzing van de subsidieaanvraag bevat in ieder geval:

    • a.

      een verwijzing naar het overleg als bedoel in artikel 7, tweede lid, voor zover dat heeft plaatsgevonden;

    • b.

      de omschrijving van het product of de activiteit waarvoor geen subsidie wordt verleend.

Artikel 9 Verplichtingen subsidieontvanger

  • 1. Aan de subsidieverlening wordt de verplichting verbonden om:

    • a.

      de administratieve bescheiden gedurende een door het bestuursorgaan te bepalen periode ter beschikking te houden van het bestuursorgaan;

    • b.

      een eventueel voornemen tot opheffing en ontbinding ten minste 13 weken voordat het definitieve besluit te dien aanzien wordt genomen schriftelijk ter kennis te brengen van het bestuursorgaan.

  • 2. Aan de subsidieverlening kan daarnaast de verplichting worden verbonden om in de statuten op te nemen dat statutenwijziging alsmede nader door het bestuursorgaan genoemde besluiten van de subsidieontvanger de goedkeuring van het bestuursorgaan behoeven.

  • 3. De subsidieontvanger is verplicht in haar jaarverslag te rapporteren over:

    • a.

      Hoeveel personen naar land van herkomst participeren in het bestuur van de instelling;

    • b.

      Hoeveel personen naar land van herkomst deel uitmaken van de personeelsformatie;

    • c.

      Welke Rotterdammers naar land van herkomst de producten (diensten) van de instelling afnemen.

Hoofdstuk 3 Verantwoording en subsidievaststelling

Artikel 10 Tussentijdse verantwoording

  • 1. Als het verleende subsidiebedrag over een boekjaar een omvang heeft vanaf € 200.000,--, is de subsidieontvanger verplicht binnen 2 weken na afloop van een kwartaal over die periode een rapportage te overleggen met een overzicht van de geleverde producten of activiteiten. Zonodig kunnen aanvullende eisen worden gesteld aan de frequentie en kan tevens om een financiële verantwoording worden verzocht.

  • 2. Als het verleende subsidiebedrag over een boekjaar een omvang heeft van minder dan € 200.000,--, is de subsidieontvanger verplicht bij afwijkingen van de geplande producten of activiteiten van meer dan 10%, in aard of in aantal, een rapportage op te stellen met een overzicht van de geleverde producten of activiteiten, een analyse van de afwijkingen en een financiële verantwoording.

  • 3. De voorgaande leden zijn niet van toepassing als de subsidie wordt verleend in de vorm van een waarderingssubsidie of als de subsidie direct is vastgesteld.

Artikel 11 Prestatieverantwoording

  • 1. De subsidieontvanger overlegt bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie een prestatieverantwoording, waarin de geleverde prestaties zowel in aantallen als in geld worden verantwoord.

  • 2. In de prestatieverantwoording wordt opgenomen de confrontatie tussen de prestatieafspraken volgens de subsidiebeschikking en de gerealiseerde prestaties met een door of namens het bestuur van de subsidieontvanger opgestelde analyse van belangrijke verschillen.

Artikel 12 Financiële verantwoording

Het bestuursorgaan stelt bij de subsidieverlening vast op welke wijze de financiële verantwoording bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie dient plaats te vinden.

Zij kunnen hierbij verplicht stellen:

  • -

    een volledige jaarrekening (artikel 13);

  • -

    een projectverantwoording al dan niet vergezeld van de volledige jaarrekening als bijlage (artikel 14); of

  • -

    een opstelling van ontvangsten en uitgaven (artikel 15).

Artikel 13 De jaarrekening

  • 1. De volledige jaarrekening bestaat uit een balans, exploitatierekening en toelichtingen daarop. De begroting moet daarbij als vergelijkende cijfers worden opgenomen.

  • 2. De jaarrekening wordt opgesteld conform de eisen gesteld in de subsidievoorwaarden.

  • 3. De jaarrekening wordt opgesteld met als uitgangspunt de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving zoals opgenomen in de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving, met name hoofdstuk 640.

    Bij de subsidieverlening kunnen aanvullende richtlijnen worden gegeven.

Artikel 14 Verantwoording bij projectsubsidies

  • 1. Een projectverantwoording bestaat uit een overzicht van alle ontvangen subsidies en bijdragen derden en gemaakte en gemaakte kosten, inclusief overhead, inzake een project.

  • 2. Het overzicht dient te zijn ingericht naar bepaalde kostensoorten conform de subsidieaanvraag en eventueel nader gestelde regels.

  • 3. De verantwoording dient opgesteld te zijn op basis van de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling bij de financiële verantwoording en aan te sluiten op de jaarrekening, voor zover deze voor de subsidievaststelling is vereist.

  • 4. Voor de wijze van verantwoording kunnen nadere regels worden gegeven in de beschikking tot subsidieverlening.

Artikel 15 Opstelling van ontvangsten en uitgaven

  • 1. De opstelling van ontvangsten en uitgaven dient te bestaan uit een overzicht van ontvangen subsidies en bijdragen derden en uitgaven, gespecificeerd naar product of activiteit.

  • 2. Het overzicht dient te zijn ingericht naar de onderscheiden kostensoorten conform de subsidieaanvraag. De begroting moet als vergelijkende cijfers worden opgenomen.

Artikel 16 Verklaring accountant

  • 1. Als het te verstrekken subsidiebedrag over een boekjaar of project een omvang heeft vanaf € 200.000,-- is bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie een verklaring van een registeraccountant vereist.

  • 2. Als het te verstrekken subsidiebedrag over een boekjaar een omvang heeft vanaf € 75.000,-- doch minder dan € 200.000,-- is bij de aanvraag tot vaststelling van de subsidie ten minste een beoordelingsverklaring van een accountant vereist.

  • 3. Aan de subsidieontvanger wordt de verplichting opgelegd dat hij er zorg voor draagt in de afspraken met zijn accountant, dat deze zich bij het onderzoek en het opstellen van de verklaring houdt aan hetgeen is vermeld in het Controleprotocol subsidies stedelijk welzijn dat onderdeel uitmaakt van de subsidiebeschikking, waarin opgenomen een format voor de verklaringen.

  • 4. De Controleprotocollen, inclusief de format van de accountantsverklaringen ten behoeve van deze Uitvoeringsregeling, liggen ter inzage bij het Bestuurlijk informatie- en documentatiecentrum van de Bestuursdienst.

  • 5. Het bestuursorgaan kan bij de subsidieverlening bepalen dat de subsidieontvanger zijn accountant opdracht verleent zich een oordeel te vormen over specifieke aandachtspunten.

Hoofdstuk 4 Betaling

Artikel 17 Voorschotten en uitbetaling

  • 1. Het bestuursorgaan verleent, zonodig, voorschotten op de subsidie.

  • 2. De uitbetaling van de voorschotten geschiedt volgens het in de subsidiebeschikking genoemde schema.

  • 3. Uiterlijk binnen vier weken na verzending van de beschikking tot vaststelling van de subsidie vindt de uitbetaling plaats van het bedrag waarop de subsidieontvanger volgens voornoemde beschikking nog recht heeft.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 18 Inwerkingtreding en overgangsrecht

  • 1. Deze Uitvoeringsregeling treedt in werking op 1 oktober 2002.

  • 2. Deze Uitvoeringsregeling is niet van toepassing op subsidies die voor de inwerkingtreding van deze Uitvoeringsregeling zijn verleend of vastgesteld.

Artikel 19 Citeertitel

Deze Uitvoeringsregeling wordt aangehaald als “Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van 20 september 2002.
De Secretaris, N.van Eck
De Burgemeester, I.W. Opstelten
Dit gemeenteblad is uitgegeven op 25 oktober 2002

Controleprotocol subsidies stedelijk welzijn

Bijlage als bedoeld in artikel 16, derde en vierde lid Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn Rotterdam (Gemeenteblad 2002-118)

Deel 1: Controleprotocol voor subsidies > € 75.000 < € 200.000

1. Inleiding

Dit protocol is bestemd voor het bestuur en de accountant van de door Dienst SoZaWe van Gemeente Rotterdam gesubsidieerde instelling. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit Controleprotocol aan de accountant. De accountant wordt gevraagd een verklaring af te geven bij een door de instelling op te stellen verantwoording. Dit protocol is een nadere uitwerking van de in de Uitvoeringregeling Subsidies Stedelijk Welzijn opgenomen uitvoeringsregels op basis van artikel 5 Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001.

Het protocol gaat er van uit dat de accountant in één gang bij de instelling controleert ten behoeve van alle belanghebbenden (bestuur, klanten, subsidieverstrekker, OR, bankier, etc). De bijdrage van de accountant beperkt zich tot de verklaring dat de door de gesubsidieerde verstrekte informatie betrouwbaar en toereikend is en dus geschikt voor te verrichten analyses. Elementen die slechts bij de gesubsidieerde ter plekke zijn te controleren worden namens subsidieverstrekker gecontroleerd door de accountant van de gesubsidieerde instelling. De inschakeling van de accountant betekent niet dat daarmee het toezicht van Dienst SoZaWe op een doelmatige en rechtmatige besteding van subsidiegelden wordt afgeschoven naar deze accountant.

Naast de algemene werkzaamheden inzake de jaarrekening wordt de accountant gevraagd werkzaamheden te verrichten op het naleven van subsidiebepalingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking en Uitvoeringsregeling. Hierover wordt in de accountantsverklaring gerapporteerd.

2. Eisen accountant

Opdracht aan de accountant

In de Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn is bepaald dat bij een omvang van het te verstrekken subsidiebedrag boven € 75.000 doch minder dan € 200.000 een verklaring van een accountant bij de verantwoording is vereist. Deze verklaring moet worden afgegeven door een administratieaccountant of registeraccountant.

AARD VAN DE VERKLARING

Bij een subsidiebedrag boven € 75.000 doch minder dan € 200.000 is minimaal een beoordelingsverklaring vereist. Het doel van een beoordeling van een verantwoording is de accountant in staat te stellen om, op basis van werkzaamheden die een lagere zekerheid verschaffen dan die bij een controleopdracht is vereist, te kunnen mededelen dat hem niets is gebleken op grond waarvan de accountant zou moeten concluderen dat de verantwoording niet is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde grondslagen voor financiële verslaggeving en subsidievoorwaarden. De woorden die in het algemeen worden gebruikt om het oordeel van de accountant tot uitdrukking te brengen, luiden: “is ons niets gebleken ……geen getrouw beeld geeft”.

3. INRICHTING VAN DE CONTROLE

betrouwbaarheid

De accountant richt zijn werkzaamheden zodanig in dat hij minimaal met een beperkte mate van zekerheid de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een

Tolerantie

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de daarmee samenhangende accountantsverklaring zijn de volgende toleranties voor de financiële verantwoording van toepassing.

Subsidiebedrag (in €)

%

Maximaal (in €)

< 150.000

3,5

5.250

150.000 < x < 250.000

5.250 + 3% van x boven 150.000

8.250

Bij hantering van de toleranties worden deze getoetst aan het verleende subsidiebedrag. Indien sprake is van beperkingen, bedenkingen of onzekerheden die het tolerantiebedrag overschrijden dient de accountant zijn accountantsverklaring aan te passen.

rechtmatigheid

De accountant stelt vast, met speciale aandacht, dat de besteding van subsidiegelden plaatsvindt in overeenstemming met de statutaire doelstelling van de instelling, met de subsidiedoelstelling en de subsidieverlening zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

Aandachtspunten bij de werkzaamheden

Relevante en geldende regelgeving

Voor de beoordeling van de naleving van de wet en regelgeving is het van belang kennis te nemen van de volgende regelgeving:

  • •

    Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001, inclusief de toelichting (VAS, Gemeenteblad 2001-96)

  • •

    Algemene wet bestuursrecht (Awb, Staatsblad 1992-315);

  • •

    Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn (de Uitvoeringsregeling)

Financiële verantwoording

  • •

    Vaststellen dat de ingediende begroting volgens “format subsidieaanvraag stedelijk welzijn” ten behoeve van de subsidieaanvraag als vergelijkende cijfers zijn opgenomen.

  • •

    Vaststellen dat in de Uitvoeringsregeling opgenomen Richtlijnen inzake “eisen aan de verantwoording” zijn nageleefd, dit geschiedt met speciale aandacht (= nadrukkelijk bezien of de betreffende bepalingen zijn nageleefd).

  • •

    Vaststellen dat nadere voorwaarden en eisen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking zijn nageleefd, dit geschiedt met speciale aandacht.

  • •

    Vaststellen dat projectverantwoording, opstelling van ontvangsten en uitgaven of declaratie aansluit op de door de gesubsidieerde opgestelde jaarrekening.

  • •

    De accountant stelt vast dat een overzicht van de verleende beschikkingen (incl. kenmerken) en subsidiebedragen is opgenomen.

Verantwoording van prestatieafspraken

Het is veelal onmogelijk voor de accountant om de prestatiegegevens via externe afstemming hard te maken. Zij zullen derhalve in de meeste gevallen steunen op interne vastleggingen.

Detailgegevens en primaire vastleggingen beoordelen vraagt een zekere mate van materiekennis die primair niet bij de accountant aanwezig is. De totstandkoming van de prestatiegegevens is wel te beoordelen zonder dat de accountant materiedeskundige is door te steunen op maatregelen van registratie en interne controle.

De accountant dient vast te stellen dat:

  • •

    de opzet en werking van het systeem van registratie van primaire vastleggingen van prestaties binnen de instelling voldoet aan de daaraan redelijkerwijs te stellen eisen. Hierbij kan worden gedacht aan scheiding van de beschikkende functie, de uitvoerende functie, de controlerende en registrerende functie. De genoemde scheiding van functies maakt dat een taakverdeling bestaat die zal bijdragen aan de betrouwbaarheid van de informatie met betrekking tot de prestaties. De werking wordt getoetst door middel van deelwaarnemingen;

  • •

    de instelling is uitgegaan van de definities van prestaties met daarbij behorende criteria zoals die staan verwoord in het format subsidieaanvraag stedelijk welzijn en de subsidiebeschikking;

  • •

    de toegang tot de feitelijke registratiesystemen binnen de instelling zodanig is beveiligd dat mutaties uitsluitend kunnen worden aangebracht door daartoe geautoriseerde medewerkers.

De werkzaamheden van de accountant bestaan uit het toezien of procedures in het leven zijn geroepen om te waarborgen dat aan de desbetreffende voorschriften wordt voldaan en dat naleving van de procedures leidt tot betrouwbare registraties.

Indien de accountant niet komt tot een volkomen oordeel wordt in een rapport van bevindingen de redenen verwoord die leiden tot een niet volkomen oordeel.

Voorts wordt in het rapport van bevindingen verwoord welke gegevensgerichte werkzaamheden zijn uitgevoerd met betrekking tot de prestaties en wat daarvan de uitkomst is.

Checklist kwaliteitsnormen

De accountant vormt zich een oordeel over de juistheid van de het door de instelling ingevulde deel van de Checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn.

Deze werkzaamheden bestaan uit het vormen van een zelfstandig oordeel van de accountant met betrekking tot de juiste invulling van deze checklist.

4. verklaring

Bij de redactie van de verklaring dient de volgende tekst gehanteerd te worden:

subsidieverklaring

Afgegeven ten behoeve van Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid van Gemeente Rotterdam

Opdracht

Ingevolge uw opdracht hebben wij de jaarrekening XXXX van ... (naam huishouding) te ... (statutaire vestigingsplaats) beoordeeld. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een beoordelingsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.

Voorts hebben wij een onderzoek ingesteld naar de opzet en de werking van het systeem van registratie van prestaties voor het jaar XXXX. De leiding van de huishouding is verantwoordelijk voor de opzet en de doorlopend goede werking van het systeem. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te verstrekken inzake de opzet en werking van het systeem van registratie.

Werkzaamheden

Onze werkzaamheden bestonden, overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot beoordelingsopdrachten, in hoofdzaak uit het inwinnen van inlichtingen bij functionarissen van de huishouding en het uitvoeren van cijferanalyses met betrekking tot de financiële gegevens. Door de aard en de omvang van onze werkzaamheden kunnen deze slechts resulteren in een beperkte mate van zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening. Deze mate van zekerheid is lager dan die welke aan een accountantsverklaring kan worden ontleend.

Voorts bestonden onze werkzaamheden inzake het systeem van registratie van prestaties in hoofdzaak uit een evaluatie van de opzet van de procedures opgenomen in de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen en een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van de werking daarvan.

Wij hebben bij onze werkzaamheden de aanwijzingen betrokken zoals opgenomen in het controleprotocol met kenmerk …..

Oordeel

Op grond van onze beoordeling is ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat de jaarrekening, volgens in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en de bepalingen volgens de geldende subsidievoorwaarden, geen getrouw beeld geeft. Dit impliceert tevens dat de bevindingen zoals gedefinieerd in het controleprotocol positief zijn en dat wij hebben vastgesteld dat de beantwoording van het door de instelling ingevulde deel van de checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn juist is.

Voorts is op grond van ons onderzoek ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat voor het jaar XXXX de opzet en de werking van de procedures opgenomen in de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen niet voldoende waarborgen bevatten voor een betrouwbare informatieverschaffing omtrent de registratie van prestatiegegevens.

Plaats, datum, ondertekening

Deel 2: Controleprotocol voor subsidies > € 200.000

1. INLEIDING

Dit protocol is bestemd voor het bestuur en de accountant van de door Dienst SoZaWe van Gemeente Rotterdam gesubsidieerde instelling. Het bestuur is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit Controleprotocol aan de accountant. De accountant wordt gevraagd een accountantsverklaring af te geven bij een door de instelling op te stellen verantwoording. Dit protocol is een nadere uitwerking van de onder hoofdstuk 3, artikel 16 Uitvoeringregeling subsidies stedelijk welzijn opgenomen uitvoeringsregels op basis van artikel 5 Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001.

Het protocol gaat er van uit dat de accountant in één controlegang bij de instelling controleert ten behoeve van alle belanghebbenden (bestuur, klanten, subsidieverstrekker, OR, bankier, etc). De bijdrage van de accountant beperkt zich tot de verklaring dat de door de gesubsidieerde verstrekte informatie betrouwbaar en toereikend is en dus geschikt voor te verrichten analyses. Elementen die slechts bij de gesubsidieerde ter plekke zijn te controleren worden namens subsidieverstrekker gecontroleerd door de accountant van de gesubsidieerde instelling. De inschakeling van de accountant betekent niet dat daarmee het toezicht van Dienst SoZaWe op een doelmatige en rechtmatige besteding van subsidiegelden wordt afgeschoven naar deze accountant.

Naast de algemene controle van de jaarrekening wordt de accountant gevraagd controle te verrichten op het naleven van subsidiebepalingen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking en de Uitvoeringsregeling. Hierover wordt in de accountantsverklaring gerapporteerd.

2. EISEN ACCOUNTANT

OPDRACHT AAN DE ACCOUNTANT

In de Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn is bepaald dat bij een omvang van het te verstrekken subsidiebedrag boven € 200.000 een verklaring van een accountant bij de verantwoording is vereist. Deze verklaring moet worden afgegeven door een registeraccountant.

AARD VAN DE VERKLARING

Bij een subsidiebedrag boven € 200.000 is een accountantsverklaring van een registeraccountant vereist. Het doel van de controle van de verantwoording is een oordeel te geven of de verantwoording, in alle van materieel belang zijnde opzichten, in overeenstemming is met de van toepassing zijnde grondslagen voor financiële verslaggeving en subsidievoorwaarden.

De accountant rapporteert door middel van een accountantsverklaring omtrent zijn bevindingen. De woorden die in het algemeen worden gebruikt om het goedkeurend oordeel van de accountant tot uitdrukking te brengen, luiden: "geeft een getrouw beeld”. De accountantsverklaring vergroot de betrouwbaarheid van de verantwoording door het verschaffen van een (relatief) hoge, maar niet absolute mate van zekerheid.

3. INRICHTING VAN DE CONTROLE

BETROUWBAARHEID

De accountant richt zijn controle zodanig in dat hij met een betrouwbaarheid van 95% de uitspraak kan doen dat in de verantwoording geen onjuistheden voorkomen met een belang dat groter is dan de onderstaand te bepalen toleranties.

TOLERANTIE

Voor de oordeelsvorming van de accountant en de daarmee samenhangende accountantsverklaring zijn de volgende toleranties voor de financiële verantwoording van toepassing.

Subsidiebedrag (in €)

%

Maximaal (in €)

150.000 < x < 250.000

5.250 + 3% van x boven ? 150.000

8.250

250.000 < x < 500.000

8.250 + 2,5% van x boven ? 250.000

14.500

500.000 x < 1.000.000

14.500 + 2% van x boven ? 500.000

24.500

1.000.000 < x < 2.500.000

24.500 + 1,5% van x boven ? 1.000.000

47.000

2.500.000 < x < 5.000.000

47.000 + 1% van x boven ? 2.500.000

72.000

> 5.000.001

72.000 + 0,5% x > ? 5.000.001

Bij hantering van de toleranties worden deze getoetst aan het verleende subsidiebedrag. Indien sprake is van beperkingen, bedenkingen of onzekerheden die het tolerantiebedrag overschrijden dient de accountant zijn accountantsverklaring aan te passen.

RECHTMATIGHEID

De accountant stelt vast, met speciale aandacht, dat de besteding van subsidiegelden plaatsvindt in overeenstemming met de statutaire doelstelling van de instelling, met de subsidiedoelstelling en de subsidieverlening zoals vastgelegd in de subsidiebeschikking.

AANDACHTSPUNTEN BIJ DE WERKZAAMHEDEN

Relevante en geldende regelgeving

Voor de beoordeling van de naleving van de wet en regelgeving is het van belang kennis te nemen van de volgende regelgeving:

  • •

    Verordening algemene subsidievoorwaarden 2001, inclusief de toelichting (VAS, Gemeenteblad 2001-96)

  • •

    Algemene wet bestuursrecht (Awb, Staatsblad 1992-315);

  • •

    Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn (de Uitvoeringsregeling)

Financiële verantwoording

  • •

    Vaststellen dat de ingediende begroting volgens “format subsidieaanvraag stedelijk welzijn” ten behoeve van de subsidieaanvraag als vergelijkende cijfers zijn opgenomen.

  • •

    Vaststellen dat de in de Uitvoeringsregeling opgenomen richtlijn inzake “eisen aan de verantwoording” zijn nageleefd, dit geschiedt met speciale aandacht (= nadrukkelijk bezien of de betreffende bepalingen zijn nageleefd).

  • •

    Vaststellen dat nadere voorwaarden en eisen zoals opgenomen in de subsidiebeschikking zijn nageleefd, dit geschiedt met speciale aandacht.

  • •

    Vaststellen dat projectverantwoording, opstelling van ontvangsten en uitgaven of declaratie aansluit op de door de gesubsidieerde opgestelde jaarrekening.

  • •

    De accountant stelt vast dat een overzicht van de verleende beschikkingen (incl. kenmerken) en subsidiebedragen is opgenomen.

Verantwoording van prestatieafspraken

Het is veelal onmogelijk voor de accountant om de prestatiegegevens via externe afstemming hard te maken. Zij zullen derhalve in de meeste gevallen steunen op interne vastleggingen.

Detailgegevens en primaire vastleggingen beoordelen vraagt een zekere mate van materiekennis die primair niet bij de accountant aanwezig is. De totstandkoming van de prestatiegegevens is wel te beoordelen zonder dat de accountant materiedeskundige is door te steunen op maatregelen van registratie en interne controle.

De accountant dient vast te stellen dat:

  • •

    de opzet en werking van het systeem van registratie van primaire vastleggingen van prestaties binnen de instelling voldoet aan de daaraan redelijkerwijs te stellen eisen. Hierbij kan worden gedacht aan scheiding van de beschikkende functie, de uitvoerende functie, de controlerende en registrerende functie. De genoemde scheiding van functies maakt dat een taakverdeling bestaat die zal bijdragen aan de betrouwbaarheid van de informatie met betrekking tot de prestaties. De werking wordt getoetst door middel van deelwaarnemingen;

  • •

    de instelling is uitgegaan van de definities van prestaties met daarbij behorende criteria zoals die staan verwoord in het format subsidieaanvraag stedelijk welzijn en de subsidiebeschikking;

  • •

    de toegang tot de feitelijke registratiesystemen binnen de instelling zodanig is beveiligd dat mutaties uitsluitend kunnen worden aangebracht door daartoe geautoriseerde medewerkers.

De werkzaamheden van de accountant bestaan uit het toezien of procedures in het leven zijn geroepen om te waarborgen dat aan de desbetreffende voorschriften wordt voldaan en dat naleving van de procedures leidt tot betrouwbare registraties.

Indien de accountant niet komt tot een volkomen oordeel wordt in een rapport van bevindingen de redenen verwoord die leiden tot een niet volkomen oordeel.

Voorts wordt in het rapport van bevindingen verwoord welke gegevensgerichte werkzaamheden zijn uitgevoerd met betrekking tot de prestaties en wat daarvan de uitkomst is.

Checklist kwaliteitsnormen

De accountant vormt zich een oordeel over de juistheid van het door de instelling ingevulde deel van de Checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn.

Deze werkzaamheden bestaan uit het vormen van een zelfstandig oordeel van de accountant met betrekking tot de juiste invulling van deze checklist.

4. VERKLARING

Bij de redactie van de verklaring dient de volgende tekst gehanteerd te worden:

SUBSIDIEVERKLARING

Afgegeven ten behoeve van Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid van Gemeente Rotterdam.

Opdracht

Wij hebben de jaarrekening XXXX van... (naam huishouding) te (statutaire

vestigingsplaats) gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.

Voorts hebben wij een onderzoek ingesteld naar de opzet en de werking van het systeem van registratie van prestaties voor het jaar XXXX. De leiding van de huishouding is verantwoordelijk voor de opzet en de doorlopend goede werking van het systeem. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te verstrekken inzake de opzet en werking van het systeem van registratie.

Werkzaamheden

Onze controle inzake de jaarrekening is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens de algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening.

Voorts bestonden onze werkzaamheden inzake het systeem van registratie van prestaties in hoofdzaak uit een evaluatie van de opzet van de procedures opgenomen in de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen en een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van de werking daarvan.

Wij hebben bij onze werkzaamheden de aanwijzingen betrokken zoals opgenomen in het controleprotocol met kenmerk …..

Wij zijn van mening dat onze werkzaamheden een deugdelijke grondslag vormen voor ons oordeel.

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op.. ..... XXXX en van het resultaat over XXXX in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor

financiële verslaggeving en dat de jaarrekening voldoet aan de bepalingen volgens de geldende subsidievoorwaarden. Dit impliceert tevens dat de bevindingen zoals gedefinieerd in het controleprotocol positief zijn en dat wij hebben vastgesteld dat de beantwoording van het door de instelling ingevulde deel van de checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn juist is.

Voorts is op grond van ons onderzoek ons niets gebleken op basis waarvan wij zouden moeten concluderen dat voor het jaar XXXX de opzet en de werking van de procedures opgenomen in de administratieve organisatie en het daarin opgenomen stelsel van interne controlemaatregelen niet voldoende waarborgen bevatten voor een betrouwbare informatieverschaffing omtrent de registratie van prestatiegegevens.

Plaats, datum, ondertekening

Toelichting Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn

Algemene toelichting

In het najaar van 2001 is de nieuwe Verordening algemene subsidievoorwaarden (VAS, Gemeenteblad 2001-96) in werking getreden. De VAS geeft het kader weer waarbinnen de diverse subsidieprocessen zich binnen Rotterdam afspelen, tenzij dit subsidieproces bij wet of speciale verordening al is geregeld.

Omdat de VAS voor vele subsidieterreinen binnen Rotterdam geldt, kan het niet anders dan dat de VAS een vrij algemene subsidieverordening is gebleven. In artikel 5 VAS is daarom geregeld dat per beleidsonderdeel nadere regels vastgesteld kunnen worden, de zogenaamde uitvoeringsregels. Deze regels kunnen van aanvullende of specifieke aard zijn.

De uitvoeringsregels zijn verankerd in de VAS en hebben, juridisch gezien, dezelfde status. Uitvoeringsregels zijn derhalve wettelijke voorschriften met een algemeen verbindend karakter.

De Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn (hierna: de Uitvoeringsregeling) bevat de uitvoeringsregels die gelden voor de subsidies die de dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SoZaWe) namens Burgemeester en Wethouders verstrekt op het terrein van stedelijk welzijn. De beleidsterreinen van stedelijk welzijn omvatten:

  • ·

    Minderhedenbeleid

  • ·

    Maatschappelijke opvang

  • ·

    Maatschappelijke dienstverlening

  • ·

    Jeugdbeleid

  • ·

    Kinderopvang

  • ·

    Vrijwilligersbeleid/maatschappelijke activering

  • ·

    Ouderenbeleid

  • ·

    Gehandicaptenbeleid

  • ·

    Bestrijding armoede en sociaal isolement

Bij deze Uitvoeringsregeling hoort als bijlage het Controleprotocol, waarin richtlijnen staan opgenomen voor de accountant.

Het Controleprotocol is bestemd voor het bestuur en de accountant van de door SoZaWe gesubsidieerde instelling en legt vast hoe de verantwoording, zowel financieel als op prestatieniveau door de instelling moet geschieden.

Er zijn twee verschillende controleprotocols te onderscheiden, afhankelijk van het te verstrekken subsidiebedrag volgens de subsidiebeschikking:

  • 1.

    € 75.000,-- - € 200.000,-- In dit geval is minimaal een beoordelingsverklaring van een administratie- of registeraccountant vereist.

  • 2.

    > € 200.000,-- In dit geval is een accountantsverklaring van een registeraccountant vereist.

Bedraagt het bedrag van de subsidieverlening minder dan € 75.000,--, dan is geen verklaring van een accountant nodig. De controle geschiedt dan volgens de regels, zoals vermeld in deze Uitvoeringsregeling en hetgeen over de verantwoording is bepaald in de subsidiebeschikking.

De Uitvoeringsregeling vormt, samen met de Welzijnswet, de Algemene wet bestuursrecht en de VAS het formele wettelijke kader waarbinnen de subsidieverlening op het terrein van Stedelijk Welzijn door SoZaWe geschiedt.

De Uitvoeringsregeling kan dan ook nooit op zichzelf worden gelezen, doch dient altijd in samenhang met de andere, formele regelgeving te worden bezien.

Materieel zijn de beleidsregels van belang die voor de subsidies stedelijk welzijn gelden, samengevat in de Beleidsregels subsidies stedelijk welzijn, met als onderdeel de Checklist kwaliteitsnormen subsidies stedelijk welzijn.

In tegenstelling tot uitvoeringsregels zijn beleidsregels geen algemeen verbindende voorschriften, maar besluiten.

Een beleidsregel is volgens de definitie van artikel 1:3, vierde lid Abw:

een bij besluit vastgestelde algemene regel, niet zijnde een algemeen verbindend voorschrift, omtrent de afweging van belangen, de vaststelling van feiten of de uitleg van wettelijke voorschriften bij het gebruik van een bevoegdheid van een bestuursorgaan.

Samengevat vormen de volgende regelingen voor SoZaWe de basis bij de behandeling van subsidieaanvragen voor stedelijk welzijn:

  • -

    1994

  • -

    wet bestuursrecht

  • -

    De VAS 2001 (Gemeenteblad 2001-96)

  • -

    De Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn, met daarbij het controleprotocol

  • -

    De beleidsregels subsidies stedelijk welzijn, met daarbij de kwaliteitsnormen

Het gaat daarbij niet alleen om de beoordeling van aanvragen om verlening of vaststelling van subsidies, maar ook om de betaling, terugvordering en mogelijkheden van bezwaar en beroep.

De Uitvoeringsregeling subsidies stedelijk welzijn volgt de opbouw van de VAS:

Hoofdstuk 1

Inleidende bepalingen Begripsbepalingen, beperkingen in de reikwijdte van de regeling en algemene bepalingen over winstoogmerk en vermogensvorming

Hoofdstuk 2

Subsidieverlening Nadere bepalingen over de aanvraag, de beoordeling van de aanvraag, de beschikking en de verplichtingen van de subsidieontvanger

Hoofdstuk 3

Verantwoording en subsidievaststelling Bepalingen over de tussentijdse en eind-verantwoording

Hoofdstuk 4

Betaling Voorschotverlening en uitbetaling van de subsidie

Hoofdstuk 5

Slotbepalingen Overgangsrecht, inwerkingtreding en citeertitel

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

De Uitvoeringsregeling is beperkt tot het terrein van stedelijk welzijn, daarom is in het eerste lid bij sub a het begrip welzijn nader gedefinieerd. Bij de algemene toelichting staat nader beschreven welke terreinen tot het welzijn worden gerekend.

In het algemeen zal SoZaWe werken met budgetsubsidies. Om die reden zijn de begrippen product en activiteit nader gedefinieerd.

In sommige gevallen is SoZaWe niet de enige subsidieverlenende instantie. In het geval SoZaWe ten minste 50% van het totale subsidiebudget voor hetzelfde doel verleent, wordt SoZaWe de hoofdfinancier genoemd. Het al dan niet zijn van hoofdfinancier is van invloed op de wijze waarop de verantwoording dient te geschieden.

Verder worden de begrippen bestemmingsreserve en voorzieningen gedefinieerd. Deze begrippen worden herhaaldelijk gebruikt bij de bepalingen over verantwoording door en verplichtingen van de subsidieontvanger.

Uit het tweede lid blijkt nog weer eens de samenhang tussen onderhavige Uitvoeringsregeling en de VAS en Awb. Waar begrippen gebruikt worden in de Uitvoeringsregeling die hierin niet nader staan gedefinieerd, geldt de definitie zoals in de Awb of VAS wordt gebruikt.

Zo wordt bijvoorbeeld in deze verordening het begrip “subsidieontvanger” gebruikt. Daarmee wordt volgens artikel 1, onder b, van de VAS bedoeld: degene aan wie de subsidie wordt/is verstrekt, danwel de aanvrager.

Artikel 2 Buitenwerkingstelling bepalingen

Dit artikel regelt dat het bestuursorgaan een of meerdere bepalingen geheel of gedeeltelijk buiten toepassing kan verklaren bij de afhandeling van de subsidieaanvraag. In de praktijk zal het, op basis van het aan directeur SoZaWe verleend mandaat, directeur SoZaWe zijn die hierover een beslissing neemt.

Directeur SoZaWe zal hiervan gebruik maken als het proportionaliteitsbeginsel vereist dat lagere eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld de subsidieaanvraag of de verantwoording.

Artikel 3 Subsidieplafond

In verband met de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur verandert er een en ander met betrekking tot de gemeentelijke financiën, de begrotingsbehandeling en de P&C-cyclus. In verband hiermee is nog geen bepaling opgenomen over budgetbeschermingsmiddelen. Artikel 3 wordt hiervoor gereserveerd.

Artikel 4 Winstoogmerk

SoZaWe subsidieert in het kader van stedelijk welzijn alleen instellingen die zonder winstoogmerk werken. Dat wil niet zeggen dat SoZaWe geen zaken doet met commerciële instellingen. In dat geval zal het echter niet gaan om een subsidierelatie, maar om een inkooprelatie, waarbij SoZaWe diensten of producten inkoopt.

Artikel 5 Vorming vermogen, reserves en voorzieningen

Het is niet de bedoeling dat SoZaWe instellingen financiert die reeds over voldoende middelen beschikken, noch dat middels de subsidies het eigen vermogen van de instelling nog meer toeneemt.

In artikel 5 is daarom bepaald dat bij de subsidieverlening en subsidievaststelling grenzen kunnen worden gesteld aan het eigen vermogen.

Uit het eerste lid vloeit voort dat SoZaWe een eigen oordeel kan vormen over de juistheid van de toewijzing van middelen aan de bestemmingsreserve.

Het vijfde lid handelt over de situatie dat er sprake is van meerdere financieringsbronnen voor hetzelfde doel waarbij SoZaWe geen hoofdfinancier is. SoZaWe is pas hoofdfinancier als zij ten minste 50% van het totale subsidiebudget verstrekt voor hetzelfde doel of hetzelfde project als andere financiers (zie artikel 1, eerste lid onder i).

Artikel 6 De aanvraag tot subsidieverlening

In dit artikel wordt aangegeven aan welke eisen een aanvraag tot subsidieverlening moet voldoen.

De aanvraag moet dusdanige informatie leveren, dat een goed beeld kan worden gevormd over de subsidiebehoefte. Dat betekent dat er in ieder geval helderheid moet bestaan over de financiële situatie: de solvabiliteit en de financiële behoeften. Daarnaast moet helderheid bestaan over het werkplan: wat wil de instelling gaan doen, welk doel wordt daarbij nagestreefd, hoe wil de instelling dit bewerkstelligen, wat is daarvoor nodig aan personeel en middelen.

Onder b worden gegevens over het voorgaande boekjaar gevraagd. Het spreekt voor zich dat dit alleen mogelijk is als er van een voorgaand boekjaar sprake is.

Het zal duidelijk zijn dat bijvoorbeeld aan een eenmalige aanvraag voor een kleine waarderingssubsidie minder eisen worden gesteld. Op basis van het derde lid van artikel 2 kan daarom worden bepaald dat minder gegevens nodig zijn voor de afhandeling van de aanvraag.

In het eerste lid onder h wordt verwezen naar de Checklist kwaliteitsnormen. De checklist bestaat uit een deel dat de instelling moet invullen en een deel dat SoZaWe hanteert bij de aanvraagbehandeling. Het deel dat de instelling moet invullen maakt ook onderdeel uit van de controle door de accountant en de controle door SoZaWe bij de subsidievaststelling.

Artikel 7 Beoordeling van de subsidieaanvraag

Uit het eerste lid blijkt dat SoZaWe de subsidieaanvraag in ieder geval zal toetsen aan geldende regelgeving. Dit is in ieder geval de VAS maar ook de Uitvoeringsregeling en de beleidsregels zijn in dit kader van belang. Daarnaast vindt uiteraard een toets plaats aan de Algemene wet bestuursrecht.

Nadat de aanvraag is ingediend vindt er eventueel een gesprek plaats met de instelling, waarin de aanvraag nader kan worden toegelicht en waarin uitleg wordt gegeven over de afhandeling van de aanvraag, de eventuele voorschotbetaling enzovoort. Een dergelijk gesprek vindt alleen plaats als òf SoZaWe òf de instelling dit wenst.

Vindt er een gesprek plaats, dan is het van belang dat er een verslag van wordt gemaakt, die ter kennisname wordt verstrekt aan de instelling.

Op die manier wordt voorkomen dat de uitgangspunten en verdere afhandeling door partijen verschillend worden geïnterpreteerd.

Artikel 8 De beschikking tot subsidieverlening

Naast de algemene eisen die de Awb al stelt aan de beschikking, zoals een goede motivering en een bezwaar- of beroepclausule, wordt er in dit artikel nog een aantal eisen aan de inhoud van de beschikking gesteld.

Het zijn zaken die verder voor zich spreken.

Artikel 9 Verplichtingen subsidieontvanger

In de Awb en de VAS wordt reeds een opsomming gegeven van de verplichtingen die aan de subsidieverlening kunnen worden verbonden.

In dit artikel wordt nog een aantal expliciete verplichtingen opgesomd, die vooral ook te maken hebben met de organisatievorm en de noodzaak om op de hoogte te zijn als er belangrijke wijzigingen plaatsvinden bij de instelling, bijvoorbeeld samenhangend met de te waarborgen continuïteit van de activiteiten.

Het derde lid vloeit voort uit de verplichting die SoZaWe heeft om jaarlijks te rapporteren over de mate waarin de dienst met haar activiteiten ook het allochtone deel van de Rotterdamse bevolking bereikt. Om hierover te rapporteren heeft SoZaWe input nodig van de diverse instellingen. Aangezien instellingen op basis van de Wet Samen ook reeds verplicht zijn tot registratie, hoeft dit geen extra belasting te geven.

Artikel 10 Tussentijdse verantwoording

Niet alleen na afloop van het subsidiejaar, maar ook tussentijds is de instelling verplicht verantwoording af te leggen over de besteding van de subsidiegelden Hoe dit moet gebeuren is afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag.

Hierbij wordt een scheiding getrokken bij een subsidiebedrag van € 200.000,--. Vanaf € 200.000,-- wordt steeds een kwartaalrapportage verwacht. Bij een subsidiebedrag onder de € 200.000,-- wordt slechts een tussentijds verslag gevraagd als er sprake is van een significante afwijking in de geplande activiteiten en/of producten.

Het spreekt voor zich dat bij een direct vastgestelde subsidie geen tussentijdse verantwoording mogelijk is. Ook bij een waarderingssubsidie wordt deze niet gevraagd.

Artikel 11 Prestatieverantwoording

Bij de prestatieverantwoording wordt bezien of de prestatie die bij de subsidieverlening is afgesproken is gehaald en wat de daarmee gemoeide kosten zijn geweest. Onder geleverde prestatie wordt verstaan het geleverde product of de geleverde activiteit.

Als de prestaties lager of hoger blijken te zijn geworden dan bij de subsidieverlening was afgesproken, zal de subsidieontvanger dit in zijn verantwoording dienen te verklaren.

De prestatieverantwoording vindt gelijktijdig met de aanvraag tot vaststelling van de subsidie plaats. Bij de subsidieverlening wordt bepaald voor welke datum dit moet geschieden. Deze datum moet ingevolge artikel 16, tweede lid bij het ontbreken van een wettelijke termijn uiterlijk op 1 april liggen na afloop van het kalenderjaar waarin of waarvoor de subsidie is verstrekt

Artikel 12 Financiële verantwoording

Bij de subsidieverlening wordt geregeld hoe de uiteindelijke financiële verantwoording dient plaats te vinden.

Bij subsidies vanaf € 75.000,-- is in ieder geval een verklaring van een accountant vereist (zie ook artikel 16). Is een lager bedrag verleend dan worden lagere eisen aan de verantwoording gesteld. Afhankelijk van bijvoorbeeld de hoogte van het bedrag en de aard van de subsidie, kunnen de eisen ten aanzien van de verantwoording variëren tussen het overleggen van een opstelling van ontvangsten en uitgaven (zie artikel 15) en een complete jaarrekening (zie artikel 13).

Ook de financiële verantwoording vindt gelijktijdig plaats met de aanvraag tot subsidievaststelling. Zie de toelichting bij artikel 11.

Artikel 13 De jaarrekening

Bij het opmaken van de jaarrekening zijn enerzijds de Richtlijnen voor de jaarverslaggeving van belang, met name hoofdstuk 640. Anderzijds kunnen er ook bij de subsidieverlening richtlijnen worden gegeven over de aspecten die in de jaarrekening terug dienen te komen.

Bij de aanvullende richtlijnen, als bedoeld in het vierde lid, kan bijvoorbeeld gedacht worden aan aanvullende richtlijnen over:

  • -

    de vorming van voorzieningen;

  • -

    verwerking van vakantierechten (vakantiegeld en –dagen);

  • -

    afschrijving van materiele vaste activa;

  • -

    toerekening van de overhead.

Artikel 14 Verantwoording bij projectsubsidies

Dit artikel is toegespitst op projectsubsidies. Het is van belang dat bij de vaststelling van de subsidie kan worden vastgesteld hoe de prestaties en de financiën zijn toegerekend aan het project, los van eventuele andere activiteiten van de instelling.

Artikel 15 Opstelling van ontvangsten en uitgaven

Bij subsidies lager dan € 75.000,-- is geen verklaring van een accountant vereist. De verantwoording zal dan dienen plaats te vinden, zoals bij de subsidieverlening is bepaald. Bij kleine subsidiebedragen kan veelal worden volstaan met een opstelling van ontvangsten en uitgaven en de toerekening hiervan aan activiteiten en producten.

In dit artikel wordt omschreven waaruit een dergelijke opstelling van ontvangsten en uitgaven moet bestaan.

Artikel 16 Verklaring accountant

Bij de Uitvoeringsregeling is een Controleprotocol gevoegd, in twee varianten:

  • -

    een variant voor subsidiebedragen tussen de € 75.000,-- en € 200.000,--;

  • -

    een variant voor subsidiebedragen vanaf € 200.000,--.

De instelling dient jaarlijks verantwoording af te leggen over de financiën, alsmede over het nakomen van de subsidieverplichtingen, zoals neergelegd in VAS, Uitvoeringsregeling en subsidiebeschikking.

Deze verantwoording dient bij subsidiebedragen vanaf € 75.000,-- te geschieden conform het Controleprotocol, dat ook als onderdeel van de beschikking mee wordt gezonden aan de instelling.

Bij hogere subsidiebedragen worden zwaardere eisen aan de verantwoording gesteld dan bij lagere subsidiebedragen. Zo is bij een subsidiebedrag vanaf € 200.000,-- een verklaring van een registeraccountant vereist. Bij een subsidiebedrag tussen € 75.000,-- en € 200.000,-- volstaat een beoordelingsverklaring van een administratieaccountant.

De accountant is verplicht zich bij het onderzoek en het opstellen van de verklaring te houden aan hetgeen hierover in het Controleprotocol is vermeld.

Daarnaast kunnen er bij de subsidieverlening in de beschikking speciale aandachtspunten worden opgenomen waarover de accountant verantwoording moet afleggen.

De subsidiënt moet hierover afspraken maken met zijn accountant.

Artikel 17 Voorschotten en betaling

Het is mogelijk om voorschotten te verstrekken op de verleende subsidie

In de beschikking staat vermeld hoe de subsidie uiteindelijk wordt uitbetaald.

Zodra de subsidie is vastgesteld, moet het restant waarop de instelling nog recht heeft, uiterlijk binnen vier weken na verzending van de vaststellingsbeschikking worden uitgekeerd.

Artikel 18 Inwerkingtreding en overgangsrecht

De Uitvoeringsregeling treedt in werking op 1 oktober 2002.

Dit artikel bepaalt dat deze Uitvoeringsregeling niet van toepassing is op subsidies die reeds voor inwerkingtreding van deze Uitvoeringsregeling zijn verleend of vastgesteld.

Artikel 19 Citeertitel

Dit artikel regelt hoe deze Uitvoeringsregeling dient te worden aangehaald.