Verordening van de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Simpelveld houdende regels omtrent bezwaarschriften Verordening intergemeentelijke bezwaarschriftencommissie 2019

Ondertekening

Toelichting

Deze verordening geeft een uitwerking van de behandeling van bezwaarschriften door een adviescommissie. Om een volledig beeld te krijgen van de procedure die moet worden gevolgd bij de behandeling van een bezwaarschrift is het noodzakelijk om de bepalingen uit de Awb en de verordening naast elkaar te plaatsen. In de artikelsgewijze toelichting zijn zo veel mogelijk onderdelen uit de Awb opgenomen die van belang zijn in de behandelingsprocedure.

Inleiding

In deze Verordening zijn regels opgenomen met betrekking tot de adviestaak van de commissie. De raad, het college en de burgemeester stellen de commissie in en hebben daarmee zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. Zo kunnen afspraken met de commissie worden gemaakt over de termijnen waarbinnen de bezwaarschriftencommissie advies uitbrengt. In het kader van de Wet dwangsom en beroep is het van belang dat de commissie op tijd adviseert, zodat ook tijdig een beslissing op het bezwaar kan worden genomen.

De raad, het college en de burgemeester hebben geen zeggenschap over de uitoefening van de bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan.

Artikelsgewijze toelichting

In de aanhef van de regelgeving is bepaald dat de bestuursorganen van de gemeente, de raad, het college en de burgemeester, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de raad de verordenende bevoegdheid heeft. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie bestuursorganen.

Artikel 1. Begripsbepaling

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Awb voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursorgaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen.

Artikel 2. Inleidende bepaling commissie

De commissie wordt via deze inleidende bepaling als zodanig geïntroduceerd. In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan.

Ten aanzien van een aantal categorieën bezwaarschriften is in het tweede lid bepaald dat deze niet aan de intergemeentelijke commissie worden voorgelegd. Deze categorieën hebben betrekking op specifieke materie of voor onderwerpen die zijn belegd bij verbonden partijen als BsGW (belastingzaken en WOZ-zaken) en ISD Kompas (participatie en uitkeringen). De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ bevatten tevens afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding.

In het derde lid is geregeld dat bezwaarschriften op het gebied van personeel en organisatie worden voorgelegd aan de P&O-kamer van de bezwaarschriftencommissie van gemeente Kerkrade. Hiervoor is gekozen omdat dit soort zaken weinig voorkomen en specifieke deskundigheid vragen op het gebied van ambtenaren- en arbeidsrecht.

Artikel 3. Samenstelling van de commissie

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 van de Awb. De wet stelt als minimale eisen aan de samenstelling van een adviescommissie:

• •

  De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden (artikel 7:13, eerste lid, onder a, van de Awb).

• •

  De voorzitter maakt geen deel uit en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan (artikel 7:13, eerste lid, onder b, van de Awb).

Bij de beantwoording van de vraag voor welke samenstelling van de commissie wordt gekozen, moet voor ogen worden gehouden welk doel met de commissie wordt nagestreefd. In de eerste plaats moeten de personen die de commissie vormen in die mate vakkundig zijn dat er van de commissie goede adviezen te verwachten zijn. Hierbij kan gedacht worden aan personen die weten wat er speelt bij de desbetreffende overheid (oud-bestuurders), maar ook aan deskundigen op het gebied van geschillenbeslechting (juristen). De leden van de commissie moeten gevoel hebben voor politieke en bestuurlijke verhoudingen. De taak van de commissie is immers een bestuurlijke heroverweging, die naast de rechtmatigheidstoetsing toetsing van de doelmatigheid omvat.

Door de bepaling in het tweede lid delegeert de raad de benoeming, schorsing en ontslag van commissieleden aan het college. Het college is hiermee ook het orgaan dat indien nodig het functioneren van de leden van de commissie evalueert. Indien een lid van de commissie niet naar behoren functioneert is het in eerste instantie de commissie die hierop actie zal ondernemen, het is immers een zelfstandig bestuursorgaan. De voorzitter zal hierbij een rol spelen. Mocht een commissielid niet zelf ontslag nemen dan is het uiteindelijk aan het college om op te treden. Het ligt voor de hand dat voordat een dergelijke stap wordt genomen er diverse gesprekken hebben plaatsgehad en dat er een dossier is gevormd. Bij de bevoegdheid van het college om een lid te schorsen kan gedacht worden aan een situatie waarbij het functioneren van een commissielid wordt onderzocht en deze, hangende het overleg hierover, wordt geschorst.

Gekozen is om in het vierde lid specifiek aan te geven dat bij de samenstelling wordt gestreefd naar een afspiegeling van de samenleving.

Artikel 4. Onverenigbaarheden

In het eerste lid wordt verwezen naar de wettelijke belemmeringen om lid te zijn van een bezwaarschriften adviescommissie. In het tweede lid is hieraan toegevoegd dat leden van raadscommissies geen lid kunnen zijn van de bezwaarschriftencommissie.

Voorts is in het derde de bepaling opgenomen dat de voorzitter en leden van de commissie niet woonachtig mogen zijn binnen de deelnemende gemeenten. Dit in verband met het waarborgen van de onafhankelijkheid binnen de commissie. Vanwege de omvang van de gemeenten in combinatie met hechte gemeenschappen wordt het raadzaam geacht deze voorwaarde te stellen.

Artikel 5. Instelling kamers

Als, bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen geschriften of in verband met een wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden opgesplitst in kamers.

Artikel 6. Vergoedingen

Het is gebruikelijk dat voorzitter en leden een vergoeding ontvangen voor hun werk in de commissie. Deze vergoeding is gekoppeld aan het aantal hoorzittingen c.q. vergaderingen dat men bijwoont. In sommige gevallen kan een bezwaarschrift worden afgedaan zonder hoorzitting maar moet er wel een advies door de commissie worden afgegeven. Voor die gevallen is in het derde lid geregeld dat 50% van de vergoeding wordt uitgekeerd.

Omdat in artikel 2 is geregeld dat bezwaarschriften op het gebied van personeel en organisatie worden voorgelegd aan de P&O-kamer van de bezwaarschriftencommissie van gemeente Kerkrade, is in het vierde lid bepaald dat voor wat betreft de vergoeding voor deze leden wordt aangesloten bij de bedragen van gemeente Kerkrade.

Artikel 6. Secretaris

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris regelt de voorbereiding van hoorzittingen, zorgt voor de verslaglegging en stelt het concept advies op.

Artikel 7. Zittingsduur

Voor de zittingsduur van vier jaar is gekozen omdat dit in den lande de meest gebruikelijke termijn is. In principe is een bepaalde verversing op termijn wenselijk. Daarom is in principe een maximum opgenomen van 2 termijnen van 4 jaren. Het college kan hier in uitzonderlijke gevallen van afwijken, bijvoorbeeld om de continuïteit in de commissie te kunnen waarborgen.

Een lid kan bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Het kan ook een later tijdstip kiezen om zodoende eventueel nog bij de afhandeling van lopende zaken betrokken te kunnen zijn. De bepaling van het vierde lid is van orde. Een ontslagnemend lid kan niet gedwongen worden ook feitelijk de functie te blijven vervullen.

In het vijfde lid is geregeld dat een voorzitter of lid bij niet afgemelde afwezigheid of structurele afwezigheid door het college kan worden geschorst of ontslagen.

Artikel 8. Ingediend bezwaarschrift

Dit artikel spreekt voor zich. In de Awb wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen.

Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. In verband met de voor de afhandeling geldende termijn verdient het aanbeveling aan het hier gestelde (zo spoedig mogelijk) ook daadwerkelijk te voldoen.

De in artikel 7:13, tweede lid, van de Awb bepaalde melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot twaalf weken met een verdagingsmogelijkheid van zes weken (artikel 7:10 van de Awb). Wellicht ten overvloede wordt hier opgemerkt dat het aanbeveling verdient indieners al in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte te brengen van de te volgen procedure.

Artikel 9. Bemiddeling

Alternatieve geschillenbeslechting wordt bij de meeste bestuursorganen en rechtbanken op een bepaalde manier toegepast. Veel voorkomende vormen zijn (pre)-mediation of een andere aanpak.

Bij de andere aanpak wordt vaak na ontvangst van het bezwaarschrift meteen gebeld naar de bezwaarde. Op deze manier kunnen misverstanden worden rechtgezet, het besluit nader worden toegelicht etc. Dit kan leiden tot intrekking van het bezwaarschrift.

Het is de (secretaris van de) commissie die na ontvangst van een bezwaarschrift kan beoordelen of een bemiddelingspoging zinvol is. In de praktijk zal de secretaris een initiërende rol hebben om een bemiddelingsvoorstel bij bezwaarmaker als de behandelende afdeling voor te leggen.

Door deze bepaling is procedureel vastgelegd dat een bemiddelingspoging mogelijk is in het bezwaarschriftenproces. Door de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is het van belang dat, indien er gesproken wordt over mogelijke oplossingen buiten de bezwaarprocedure om, formeel wordt vastgelegd dat de beslistermijn van het bezwaarschrift wordt opgeschort tot het moment dat aan de secretaris wordt meegedeeld wat de uitkomst van de bemiddelingspoging is.

Artikel 10. Uitoefening bevoegdheden

Ingevolge artikel 7:13 van de Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid, en 7:5, tweede lid. Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter (of een ander lid) van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd. Op grond van deze bepaling kan door de voorzitter toepassing worden gegeven aan de genoemde artikelen. Het betreft het vragen van een machtiging, verzoeken om verzuim te herstellen, toezending van stukken aan gemachtigde, afzien van de hoorplicht in gevallen waarin een bezwaarschrift kennelijk niet-ontvankelijk of ongegrond is, ter inzage leggen van de stukken alsmede het niet informeren van belanghebbende over het verhandeld tijdens het horen wegens geheimhouding om gewichtige redenen. Voor de uitoefening van deze bevoegdheden wordt veelal mandaat verleend aan de secretaris van de commissie.

Artikel 11. Vooronderzoek

Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift voldoende voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de gemeente - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de bezwaarde in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.

De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten met zich meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten met zich meebrengen. Deze kosten komen ten laste van de gemeentebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om bijzondere kosten gaat.

Aangezien het college belast is met de uitvoering van de begroting, ligt het voor de hand dat bijzondere kosten niet gemaakt worden voordat het college de gelegenheid heeft gehad dit te toetsen aan een begrotingspost. Om deze reden is in onderhavige bepaling voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf geïntroduceerd. Uiteraard mag het niet zo zijn dat het college door zo'n toetsing het werk van de commissie frustreert en haar onafhankelijke positie daardoor aantast.

Artikel 12. Hoorzitting

De commissie vergadert in beginsel één keer per maand. Om de afhandeling binnen de gestelde termijnen mogelijk te maken kan het noodzakelijk zijn dat vaker wordt vergaderd. Om die reden kan de voorzitter bepalen dat extra hoorzittingen worden gehouden.

Artikel 13. Uitnodiging zitting

Ingevolge het eerste lid van deze bepaling wordt ook het verwerend orgaan uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er, vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken.

Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.

Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 12 weken waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 van de Awb) en het bepaalde in artikel 7:4 van de Awb (zie hierna).

Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Uitstel hoeft overigens niet altijd te worden verleend. Betrokkene dient wel tijdig uitsluitsel over zijn verzoek om uitstel te krijgen.

Artikel 14. Quorum

Dit artikel spreekt voor zich. Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft plaatsgevonden.

In het tweede lid is specifiek bepaald dat het horen door uitsluitend de voorzitter kan plaatsvinden. Dit kan bijvoorbeeld wenselijk zijn bij bezwaarschriften in het kader van de Jeugdwet waarbij het kan voorkomen dat minderjarigen (> 12 jaar) door de commissie worden gehoord. In dat geval is het wenselijk om in een kleinschaliger verband te horen.

Artikel 15. Niet-deelneming aan de behandeling

Vanwege het feit dat er reeds bijzondere eisen worden gesteld aan de voorzitter en commissieleden zal niet snel sprake zijn van mogelijke partijdigheid bij de behandeling van een bezwaarschrift. Omdat een plaatsvervangend voorzitter en extra leden worden benoemd, is voorzien in vervanging.

Artikel 16. Openbaarheid zitting

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid, van de Awb besluit het bestuursorgaan, voor zover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid, van de Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend.

In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt.

De zitting van de commissie vindt achter gesloten deuren plaats voor wat betreft bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Jeugdwet of besluiten op het gebied van personeel en organisatie omdat in die gevallen sprake is of kan zijn van bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard. De commissie kan ook in andere gevallen waarin bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen achter gesloten deuren horen.

De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 19 van de verordening achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 17. Schriftelijke verslaglegging

Artikel 7:7 van de Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijke vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Dit staat er overigens niet aan in de weg dat in de verordening een vaste procedure wordt opgenomen.

Het bepaalde in het eerste lid hoeft niet zo ver te strekken dat van al het aanwezige publiek naam en hoedanigheid wordt opgenomen. Wel zal uit het verslag duidelijk moeten blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies.

Artikel 18. Nader onderzoek

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren.

Artikel 19. Raadkamer en advies

Zie ook de toelichting bij artikel 16. De hoorzitting is in principe openbaar; de hier bedoelde beraadslaging vindt achter gesloten deuren plaats.

Artikel 20. Uitbrengen advies en verdaging

Volgens artikel 7:13, zesde lid, van de Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht.

De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb 12 weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling creëert de mogelijkheid dat de secretaris van de commissie, namens het verwerende bestuursorgaan, gebruik makt van de wettelijke verdagingsmogelijkheden. Dit heeft ermee te maken dat de termijnbewaking bij bezwaarschriften organisatorisch is belegd bij de ambtenaar die secretaris van de bezwaarschriftencommissie is.

Artikel 21. Jaarverslag

De intergemeentelijke bezwaarschriftencommissie brengt jaarlijks verslag uit aan de raad, het college en de burgermeester van de deelnemende gemeenten over haar werkzaamheden. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven welke aantallen bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht, wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond etc.) of het bestuursorgaan contrair heeft besloten, in welke gevallen beroep wordt ingediend en wat de uitkomst van dit beroep is.

In geval er een klacht is ingediend tegen de bezwaarschriftencommissie wordt dit in het jaarverslag vermeld.

Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.

Artikel 22. Inwerkingtreding

Dit artikel spreekt voor zich.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening intergemeentelijke bezwaarschriftencommissie 2019.