Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen en gemeentelijke bevolkingsadministratie Utrecht 2014

Ondertekening

Bijlage A

Algemeen

Met ingang van 6 januari 2014 is de wet basisregistratie personen (Wet BRP) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet GBA. Naast de basisregistratie voert de gemeente tevens een gegevensmagazijn van persoonsgegevens. Daarom is de beheer- en privacyverordening voor deze registraties vernieuwd.

De aanpassingen betreffen met name de verwijzingen naar de nieuwe wet en het opnieuw vaststellen van de mogelijkheden tot verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP en het gegevensmagazijn.

Als verantwoordelijke is bij wet het college van burgemeester en wethouders aangewezen.

Omdat het hier een regeling betreft die de gehele bevolkingsadministratie bevat en voorts, vanwege het feit dat de Wet BRP in artikel 3.9, eerste lid spreekt van verordening, is hier gekozen voor het neerleggen van de regels over het beheer en de privacybescherming in een verordening.

Artikelsgewijze toelichting:

Artikel 1

Dit artikel bevat een aantal begripsomschrijvingen dat met enige regelmaat in de verordening voorkomt. De onderdelen f en g definiëren respectievelijk het begrip bevolkingsadministratie en het begrip basisregistratie.

De bevolkingsadministratie is de verzamelterm voor de geautomatiseerde administratie, die

bestaat uit de gegevens uit basisregistratie personen als bedoeld in de Wet BRP en de (persoons)gegevens die de gemeente Utrecht aan de basisregistratie heeft aangehaakt in een afzonderlijke administratie, ook wel gegevensmagazijn genoemd. Burgemeester en wethouders zijn aangewezen als verantwoordelijke van de bevolkingsadministratie. Dit geldt echter niet voor de aangehaakte gegevens die zijn opgenomen ten dienste van taken van de burgemeester. Dat betreft onder meer de rijbewijsgegevens. Daarvoor is alleen de burgemeester als aangewezen bestuursorgaan, verantwoordelijk.

Het begrip organen van de gemeente is niet beperkt tot gemeentelijke onderdelen. Onder dat begrip vallen ook geprivatiseerde gemeentelijke diensten en bijvoorbeeld stichtingen die zijn belast met de uitvoering van taken die door de overheid zijn opgelegd. Hierbij valt te denken aan de bibliotheek Utrecht of woningbouwcorporaties die persoonsgegevens nodig hebben voor het tegengaan van zogenaamde "spookbewoning". Met "spookbewoning" wordt de inschrijving in de BRP van personen op een bepaald adres bedoeld, die niet overeenstemt met de feitelijke bewoning van de betrokkene.

Artikel 2

De IRM van Publiekszaken is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie en is vanuit dien hoofde de beheerder van de administratie.

Met bewerker wordt degene bedoeld die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Artikel 3

Dit artikel heeft betrekking op de koppeling en samenvoeging van bestanden vanuit de basisregistratie. Nieuwe voorstellen met betrekking tot koppeling en samenvoeging van bestanden zal plaats vinden met inachtneming van de wet en de gemeentelijke privacyregels.

Artikel 4

In dit artikel wordt uitvoering gegeven aan het geen is gesteld in artikel 3.8 van de wet.

Artikel 5

In bepaalde gevallen is het noodzakelijk om gegevens ter beschikking te stellen of te gebruiken wanneer er bijvoorbeeld sprake is van een ramp. Daarbij kan worden gedacht aan gegevensverstrekking aan het Centrale Registratie- en Informatiebureau (CRIB) of zijn rechtsopvolger, in het kader van de Rampenwet. Hier zij tevens verwezen naar artikel 8 onder b tot en met f van de Wet bescherming persoonsgegevens. In deze wettelijke regeling wordt naast het "vitale belang" de noodzakelijkheid ten aanzien van de uitvoering van een overeenkomst, de publiekrechtelijke taak en de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke aangegeven als legitieme basis om te komen tot gegevensverwerking.

Artikel 6 en 11

In de hier bedoelde artikelen is aangegeven wie rechtstreeks toegang hebben tot de bevolkingsadministratie.

Artikel 7

In dit artikel wordt bepaald aan welke organen van de gemeente systematisch gegevens worden verstrekt. Daarbij is bovendien aangegeven welke gegevens kunnen worden verstrekt.

Artikel 8

Dit artikel geeft de mogelijkheid om zogenaamde "derden" aan te wijzen die gegevens kunnen verkrijgen anders dan omschreven in de artikelen 3.3. en 3.6 van de Wet BRP.

De Wet BRP geeft de gemeente een begrensde beleidsvrijheid aangaande de aanwijzing van derden die de gemeente van gegevens kan voorzien. Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt is door de wet beperkt. Ten aanzien van derden wordt gesteld dat de door hen verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente kunnen worden aangewezen, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. De verordening bepaalt tevens de categorieën van derden die voor de verstrekking in aanmerking komen. De verordening staat voorts slechts verstrekking toe voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. Tot slot kan aan een overheidsorgaan van - dan wel een persoon of organisatie gevestigd in een land buiten - de Europese Unie slechts gegevens worden verstrekt overeenkomstig het eerste lid, onderdeel b, indien een verdrag of een besluit van een volkenrechtelijke organisatie in de verstrekking van die gegevens voorziet.

Artikel 9 en 10

In de Wet BRP is het doel van de basisregistratie personen omschreven. Daarom is het niet vereist om deze doelbepaling ook in de verordening te omschrijven. Dit is wel vereist voor de door de gemeente aangehaakte gegevens. Deze doelomschrijving is vastgelegd in artikel 10.

Artikel 13

Dit artikel voorziet in de verstrekking van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van het overheidsorgaan of derde als criterium centraal.

Artikel 15

Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van aangehaakte gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde niet onevenredig schaadt. De protocolplicht vervalt ten aanzien van de verstrekking van aangehaakte gegevens indien verstrekking plaats vindt in het belang van de veiligheid van de staat of in het kader van de opsporing en vervolging van strafbare feiten.

Overige verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of gemeentelijke regeling. Daarmee kan een dergelijke verstrekking worden gereconstrueerd. De reconstructie van de verstrekking geeft met name aan, aan wie is verstrekt, wat is verstrekt, wanneer is verstrekt en ten dienste van welk doel.

Bijlage B

behorende bij de:

Beheer- en privacyverordening basisregistratie personen en gemeentelijke bevolkingsadministratie Utrecht 2014

Overige verstrekkingen en de gegevens die aan derden zoals bedoeld in artikel 3.9 van de Wet BRP, kunnen worden verstrekt. Voorwaarden:

• 1.

  Voor verstrekking komen slechts in aanmerking:

  • a.

    derden die voorafgaande schriftelijke toestemming hebben van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt. Deze toestemming moet bij de aanvraag zijn gevoegd of;

  • b.

    derden die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente waarbij verstrekking slechts toegestaan is voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan.

  • c.

    Derden zonder winstoogmerk, tenzij er sprake is van een aanvraag als bedoeld in artikel 1 onder a.

  • d.

    Voor verstrekking komen bovendien slechts in aanmerking: natuurlijke personen met een persoonlijk, niet-commercieel, belang, waarbij de beheerder van de basisregistratie anders dan bedoeld in dit artikel onder 1 a, na ontvangst van het verzoek tot gegevensverstrekking, de ingeschrevene om schriftelijke toestemming verzoekt en deze toestemming ook daadwerkelijk door de ingeschrevene schriftelijk is verleend.

• 2.

  Andere voorwaarden voor verstrekking:

  • a.

    Verstrekking van gegevens vindt uitsluitend plaats eerst nadat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld.

  • b.

    Een verzoek om informatie dient schriftelijk te worden ingediend bij de beheerder. Uit het verzoek dient ondubbelzinnig te blijken om welke persoon gegevens wordt gevraagd en welk doel de gegevensverstrekking dient.

  • c.

    De verzoeker is desgevraagd verplicht om bewijsstukken te overleggen waaruit het belang van verzoeker blijkt. Bij het niet overleggen wordt het verzoek niet verder in behandeling genomen.

  • d.

    Indien er sprake is van een ingewilligd verzoek tot geheimhouding van gegevens, worden geen gegevens verstrekt.

  • e.

    Informatie wordt onder de geldende voorwaarden verstrekt als de betrokkene is overleden en de laatste woonplaats Utrecht was;

  • f.

    Wordt het verzoek tot verstrekking gedaan in naam van een persoon, dan geschiedt dit slechts op basis van een schriftelijke machtiging van de rechthebbende en na deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker tenzij de wet hieromtrent iets anders bepaalt. De machtiging wordt ten minste een jaar bewaard.

  • g.

    De toestemming van een betrokkene in verband met het verzoek tot verstrekking van gegevens door een derde wordt ten minste een jaar bewaard.

Categorieën van derden

Onder categorieën van derden worden verstaan:

• 1.

  derden zoals bedoeld in artikel 3.9 tweede lid van de wet waaronder bijvoorbeeld begrepen:

  • a.

    rechtspersonen die zijn belast met de uitvoering van overheidstaken dan wel opdrachten en die gegevens uitsluitend nodig hebben ter uitvoering van de aan hen door de overheid opgelegde taken of rechtspersonen die door de gemeente worden gesubsidieerd waaronder geprivatiseerde onderdelen van de gemeente, zonder directe zeggenschap van het gemeentebestuur en geprivatiseerde onderdelen van de gemeente die bij bijzonder besluit zijn aangewezen door de verantwoordelijke. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: woningbouwcorporaties die de gegevens, met uitsluiting van debiteurenactiviteiten, fondswerving of ledenwerving, nodig hebben voor de uitvoering van de Woonwet dan wel de Huisvestingsverordening of de woonruimteverdeling of voor het tegengaan van illegale bewoning dan wel spookbewoning.

  • b.

    derden die werkzaam zijn op het terrein van de gezondheidszorg en maatschappelijke en sociale dienstverlening of het onderwijs, anders dan op basis van artikel 3.3 van de wet en die de gegevens nodig hebben voor maatschappelijk relevante activiteiten, niet zijnde het werven van leden of fondsen. Daaronder dienen onder meer te worden verstaan: bloedbanken, het Rode Kruis of rechtspersonen die eigenaar of houder zijn van een begraafplaats voor zover het betreft de uitvoering van artikel 28 Wet op de lijkbezorging of een stichting die zich inzet voor vervolgingsslachtoffers. Tevens dienen hieronder te worden verstaan: rechtspersonen die zich inzetten voor de bescherming van dieren en rechtspersonen die werkzaam zijn op het gebied van kinderopvang en jeugdwelzijnswerk.

  • c.

    alle genoemde organisaties in Bijlage 4 van het Besluit BRP, wanneer een systematische bevraging van gegevens in de BRP is mislukt.

• 2.

  Derden zoals bedoeld in artikel 3.9, eerste lid onder a van de wet met voorafgaande toestemming van de ingeschrevene van wie gegevens worden verstrekt, bijvoorbeeld ten behoeve van het organiseren van een reünie.

• 3.

  Gegevensverstrekking aan anderen die niet vallen onder de categorie derden en die niet zijn genoemd in deze bijlage kan in bijzondere gevallen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals bij de wet en deze verordening zijn gesteld en nadat de persoon over wie gegevens worden verzocht, schriftelijk heeft ingestemd met de verstrekking.

• 4.

  Aan derden die in deze bijlage zijn genoemd, kunnen onder de genoemde voorwaarden de gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voor zover deze nodig zijn in het belang waarvoor deze gegevens worden gevraagd. Het aanschrijven van de geselecteerde personen kan rechtstreeks door de gemeente geschieden.