Besluit van de Awb-adviescommissie van PS en van 5-12-2017 als zelfstandig bestuursorgaan inclusief Mandaatregister van de commissie

Ondertekening

Toelichting op het reglement

Algemeen

De Awb-adviescommissie van PS en GS (hierna: commissie) is door Provinciale Staten en het college van Gedeputeerde Staten ingesteld om hen te adviseren over bezwaarschriften die zijn gericht tegen door hen genomen besluiten en klachten zoals die aan hen zijn gericht.

Sinds de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak Raad van State d.d. 19 maart 2003, LJN AF6023, is duidelijk dat de Awb-adviescommissie van PS en GS niet alleen een adviesorgaan, maar ook een bestuursorgaan is.

In de Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen 2016 (hierna: verordening) zijn regels neergelegd met betrekking tot de adviestaak van de commissie. Provinciale Staten en Gedeputeerde staten hebben zeggenschap over de wijze waarop de commissie haar adviestaak uitoefent. Dit is anders als het gaat om de bevoegdheden die de commissie toekomen omdat zij bestuursorgaan is. De andere bestuursorganen van de provincie hebben geen zeggenschap over de uitoefening van bevoegdheden door de commissie als bestuursorgaan. Voor de besluitvorming van de commissie als zijnde bestuursorgaan kan in de verordening dan ook geen regeling worden getroffen; vandaar dat de commissie het een en ander zelf regelt in dit reglement.

Verzoeken op grond van de WOB en de WBP

Omdat de commissie voornamelijk verzoeken op grond van de WOB en de WBP zal krijgen, wordt op deze wetgeving nader ingegaan.

Wet openbaarheid van bestuur

Ingevolge artikel 3, eerste lid, van de WOB kan een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. In artikel 1, onder a, van de WOB is de definitie van “document” neergelegd.

Artikel 1, onder a:

Document: een bij een overheidsorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat.

Onder berusten moet worden verstaan: feitelijk aanwezig zijn. Het feitelijk aanwezig zijn moet echter niet te strikt worden opgevat. Als het in de rede ligt dat een document bij een overheidsorgaan aanwezig is, maar zich feitelijk elders bevindt, dan wordt het document toch geacht bij dat overheidsorgaan te berusten. Het orgaan dient ervoor te zorgen dat het weer de feitelijke beschikking over het document verkrijgt.

Voorgaande betekent dat de commissie moet beslissen op WOB-verzoeken om documenten die onder haar berusten. Het gaat dan om alle documenten die vanuit de commissie worden verzonden en om alle documenten die aan de commissie zijn gericht.

Het feit dat de documenten na een zekere periode worden gearchiveerd en het college hier een zorgplicht voor heeft, doet hieraan niet af: niet het college, maar de commissie is het bestuursorgaan dat op het WOB-verzoek moet beslissen.

Sommige stukken kunnen bij meerdere bestuursorganen worden opgevraagd. Het advies van de commissie kan bijvoorbeeld na het moment van aanbieding aan het betreffende bestuursorgaan, niet alleen worden opgevraagd bij de commissie maar ook bij het betreffende bestuursorgaan.

Het advies dat naar aanleiding van de hoorzitting wordt opgesteld is ten behoeve van het bestuursorgaan. Ingevolge artikel 17 van de verordening brengt de commissie dan ook advies uit aan het bestuursorgaan. Alleen wanneer daarom uitdrukkelijk met een Wob-verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) wordt verzocht wordt het advies na uitgebracht te zijn aan het bestuursorgaan ook aan belanghebbenden verstrekt.

Wet bescherming persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is volgens artikel 1, onder d, van de WBP de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In de publieke sector geldt het krachtens het geldende staats- en bestuursrecht bevoegde bestuursorgaan als de verantwoordelijke. Ook de commissie kan derhalve als verantwoordelijke in de zin van de WBP worden aangemerkt.

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de afhandeling van bezwaarschriften vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de commissie. Als de betrokkene, dat wil zeggen degene op wie persoonsgegevens betrekking hebben, zijn rechten op grond van de WBP geldend wil maken, zal hij zich tot de commissie moeten richten. Het gaat hier dan om het recht op inzage en het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering en afscherming (artikel 35 en 36 WBP).

Besluitvorming

Primaire besluitvorming

Om de besluitvorming op een zo eenvoudig mogelijke wijze te laten plaatsvinden, die bovendien zo min mogelijk belastend is voor de commissieleden, heeft de commissie besloten om de uitoefening van diverse bevoegdheden te mandateren aan de voorzitters en is eveneens toestemming verleend tot het opdragen van die bevoegdheden aan de secretaris. Deze bevoegdheden zijn opgenomen in het mandaatregister van de commissie als bestuursorgaan.

Een primair besluit van de (sub-) commissie dat in mandaat is genomen wordt op de volgende wijze ondertekend:

Awb-adviescommissie bezwaarschriften van PS en GS,

namens deze,

(naam secretaris),

Secretaris

Besluitvorming in bezwaar

Als een bezwaarschrift wordt ingediend tegen een besluit van de commissie, hoort de commissie de bezwaarmaker en eventuele overige belanghebbenden op grond van artikel 7:5 van de Awb zelf. Het horen en de besluitvorming geschiedt door de ingestelde sub-commissie. Bij het horen is het mogelijk dat er een “meelezend lid” is. Dat wil zeggen dat het horen geschiedt door twee leden (zijnde de voorzitter en een lid) en dat het derde lid op basis van het dossier en het verslag, mee adviseert en besluit. Bij de besluitvorming geldt aldus een quorum van de drie leden welke deel uitmaken van de sub-commissie.

Van belang is dat er sprake is van een beslistermijn van 6 weken, gerekend vanaf het einde van de bezwaartermijn. Deze beslistermijn kan met maximaal 6 weken worden verlengd.

Een besluit op bezwaar wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de betreffende sub-commissie en wel op de volgende wijze:

Awb-adviescommissie van PS en GS,

(naam), voorzitter,

(naam), secretaris,

Bij de bezwaarbehandeling wordt gepoogd de sub-commissie te vormen door leden welke niet of zo min mogelijk betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van het bestreden besluit. Dit omwille van interne reflectie. De omstandigheden kunnen er echter toe nopen dat hier niet altijd aan kan worden voldaan.

Klachtafhandeling

Ingevolge artikel 9:1 van de Awb heeft een ieder het recht om bij een bestuursorgaan te klagen over de wijze waarop dat bestuursorgaan of een onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan werkzame persoon zich in een concrete situatie jegens de klager of iemand anders heeft gedragen.

Blijkens de uitspraak van de Afdeling is de secretaris van de commissie, hoewel ambtenaar van de gemeente, in zijn functie onafhankelijk van het college en valt hij in zoverre niet onder diens verantwoordelijkheid.

Voorgaande betekent dat niet alleen klachten over de commissie als geheel of over een commissielid, maar ook klachten over de secretaris moeten worden afgedaan door de commissie zelf.

Eveneens kan een klacht over de commissie, worden ingediend bij de Nationale Ombudsman. Daarbij dient te worden opgemerkt dat de klager de klacht eerst bij het betrokken bestuursorgaan dient in te dienen, tenzij dit redelijkerwijs niet van hem kan worden gevergd.

Een klacht is niet aan een bepaalde vorm gebonden, deze kan zowel schriftelijk als mondeling worden ingediend. Wel moet de indiener er op bedacht zijn dat de keuze voor een schriftelijke of mondelinge klacht procedurele consequenties heeft. Op een schriftelijke klacht zijn namelijk de artikelen 9:5 t/m 9:12 van de Awb van toepassing, terwijl op een mondelinge klacht enkel artikel 9:2 van de Awb van toepassing is. Het op schrift stellen van de klacht wordt door de commissie dan ook als een vereiste gezien om de klacht zorgvuldig te kunnen behandelen. Bij een mondeling ingediende klacht verzoekt de commissie daarom eerst aan de klager om deze op schrift te stellen. Wanneer daar geen medewerking aan wordt verleend, stelt de commissie een schriftelijke weergave op van de klacht en legt deze ter bevestiging voor aan de klager.

Bij de klachtbehandeling wordt gepoogd de sub-commissie te vormen door leden welke niet betrokken zijn geweest bij de gedraging van de beklaagde persoon dan wel personen. Dit omwille van interne reflectie. De omstandigheden kunnen er echter toe nopen dat hier niet altijd aan kan worden voldaan.

Vergoedingen

Bij het toekennen van de vergoedingen is het niet van belang of de voorzitter en leden werkzaamheden hebben verricht voor de commissie als adviesorgaan of voor de commissie als bestuursorgaan. De vergoedingen ten aanzien van de commissie als bestuursorgaan zijn analoog aan de vergoedingen van de commissie als adviesorgaan.

Intitulé

Mandaatregister van de commissie1

AWB-ADVIESADVIESCOMMISSIE PS en GS (Bestuursorgaan)

MACHTIGING

MANDAAT

AWB-ADVIESCOMMISSIE PS en GS (Adviesorgaan)

MANDAAT

Gebruikte afkortingen

Reglement: Reglement van de Awb-adviescommissie van PS en GS als zelfstandig bestuursorgaan

Awb: Algemene wet bestuursrecht

Vo: Verordening bezwaarschriften, klachten en administratieve beroepen 2016

WOB: Wet openbaarheid van bestuur

WBP: Wet bescherming persoonsgegevens