Besluit tot vaststelling van de gedragscode voor Provinciale Staten van Utrecht

Ondertekening

Toelichting

Inleiding

Een kwestie van mentaliteit Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. "Het moet tussen de oren zitten". Statenleden moeten zich permanent realiseren dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurlijke integriteit bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties e.d. Statenleden moeten zich steeds bewust zijn van het belang van een goede democratische controle en bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

Maar ook meer dan een mentaliteit Een juiste mentaliteit en bewustwording alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig van "checks and balances". Met heldere regels en afspraken waaraan statenleden houvast hebben. Met een organisatiestructuur die integriteit bevordert en met controlemechanismen waardoor het gedrag van statenleden voor elkaar en voor anderen controleerbaar wordt. Het opstellen van gedragsregels is een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid. Gedragsregels bevatten de normen waaraan de statenleden zich binden en vormen een belangrijk toetsingskader.

Gedragsregels Deze gedragscode geeft geen regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Statenleden zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. Wanneer zij zich niet aan de gedragsregels houden, kan dat gevolgen hebben voor hun positie. Naast deze gedragscode zijn er allerlei wettelijke voorschriften die betrekking hebben op aspecten van integriteit. Te denken is bijvoorbeeld aan de regeling m.b.t. onverenigbare betrekkingen en verboden handelingen in de Provinciewet en de strafbaarstelling van fraude en valsheid in geschrifte. In de brochure "Integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies; een handreiking" -een gezamenlijke publicatie van de VNG, het IPO en het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties- is een beeld van deze wettelijke voorschriften gegeven. Deze voorschriften zijn niet in deze gedragscode opgenomen.

Opzet gedragscode De code bestaat uit twee onderdelen. Deel I beschrijft een aantal kernbegrippen van integriteit en plaatst daarmee het vraagstuk in een breder kader. Zij vormen de algemene uitgangspunten voor de gedragscode. Deel II bevat de feitelijke gedragsregels, zoals deze geformuleerd zijn in het bijgevoegde statenbesluit waarbij de volgende thema’s zijn te onderscheiden: -algemene bepalingen; -belangenverstrengeling en aanbesteding; -informatie; -aannemen van geschenken; -excursies, studiereizen etc.; -declaraties; -gebruik van provinciale voorzieningen; -eizen buitenland.

Deel I.  Kernbegrippen van bestuurlijke integriteit

Bestuurlijke integriteit impliceert dat de verantwoordelijkheid, die met de functie samenhangt, wordt aanvaard en dat de bereidheid bestaat om daarvoor verantwoording af te leggen. Provinciale Staten leggen primair verantwoording af aan de burger door wie zij gekozen zijn en voor wie zij hun ambt vervullen. Het gaat er daarbij vooral om dat het handelen van bestuurders transparant wordt gemaakt.

Bestuurlijke integriteit wordt gekenmerkt door een aantal kernbegrippen.

Dienstbaarheid Het handelen van een statenlid is altijd en volledig gericht op het belang van de provincie en op de organisaties en burgers die daarvan onderdeel uitmaken.

Functionaliteit Het handelen van een statenlid houdt herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur.

Onafhankelijkheid Het handelen van een statenlid wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging met oneigenlijke belangen optreedt en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden.

Openheid Het handelen van een statenlid is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de bestuurder en zijn beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid Op een statenlid moet men kunnen rekenen. Een bestuurder houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor deze zijn gegeven.

Zorgvuldigheid Het handelen van een statenlid is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de onderstaande gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.

Toelichting per artikel

Artikel 1 Algemene bepalingen

In dit artikel is expliciet bepaald dat voor wat betreft de toepassing van de gedragscode naast de leden van Provinciale Staten ook de leden van de statencommissies – niet zijnde statenleden - gelijk gesteld zijn aan de statenleden. Zij leggen immers in tegenstelling tot bijvoorbeeld fractiemedewerkers ook de eed of belofte af. Daar waar sprake is van onduidelijkheid, dan wel van een situatie waarin de gedragscode niet voorziet, wordt als algemene regel aangehouden dat bespreking en besluitvorming plaatsvindt in het fractievoorzittersconvent.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

Statenleden van de provincie dienen het algemeen belang. Persoonlijk voordeel mag niet het oogmerk zijn. In de bestaande regelgeving zijn reeds bepalingen opgenomen die belangenverstrengeling moeten voorkomen. Zo schrijft artikel 2.4 van de Algemene wet bestuursrecht voor dat het bestuursorgaan zijn taak zonder voorin-genomenheid vervult en dat het ertegen waakt dat tot het bestuursorgaan behorende of daarvoor werkzame personen, die een persoonlijk belang bij een besluit hebben, de besluitvorming beïnvloeden. Daarnaast bevat de Provinciewet bijzondere waarborgen tegen belangenverstrengeling. Op grond van artikel 14 van de Provinciewet doen statenleden de eed of belofte dat zij de wetten zullen nakomen en de plichten als lid van Provinciale Staten naar eer en geweten zullen vervullen. Kortom, als uitgangspunt geldt dat de statenleden hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen. Als sprake is van belangenverstrengeling, is dat niet langer verzekerd. Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van het publiek belang met het persoonlijk belang van het statenlid of dat van derden waarmee het statenlid als privé-persoon banden heeft. Daardoor is een zuiver en objectief besluiten of handelen in het publiek belang niet meer gewaarborgd. Reeds de schijn van belangenvermenging moet worden vermeden. Om redenen als hiervoor aangeduid, regelt de Provinciewet ook:   - wanneer statenleden niet mogen deelnemen aan de stemming (artikel 28 Provinciewet); - welke handelingen voor hen verboden zijn ( artikel 15 Provinciewet); - welke betrekkingen zij niet mogen vervullen (artikel 13 Provinciewet).

Artikel 2 van de gedragscode geeft een aanvullende regeling. Ter toelichting wordt het volgende opgemerkt.

2.1/2.2 Het gevaar van belangenverstrengeling doet zich in het bijzonder voor als een statenlid financiële belangen heeft die een onafhankelijke besluitvorming kunnen beïnvloeden. Het betreffen dan vooral financiële belangen in ondernemingen of organisaties die een relatie met de provincie hebben of kunnen krijgen en ten aanzien waarvan de provincie besluiten neemt. In de praktijk kan dit risico optreden bij besluiten over bijvoorbeeld aanbesteding, subsidieverstrekking, steunverlening, verstrekking van leningen en verlening van advies- en onderzoeksopdrachten. Statenleden kunnen in de verleiding worden gebracht zich bij het nemen van functionele beslissingen mede te laten leiden door persoonlijk financieel belang. Voorzichtigheid, openheid en controleerbaarheid zijn hier van groot belang. In de artikelen 2.1 en 2.2 van de gedragscode is bepaald dat een statenlid opgave doet van zijn financiële belangen in ondernemingen en organisaties waarmee de provincie zakelijke betrekkingen onderhoudt. Het is de bedoeling van dit artikel zichtbaar te maken met welke ondernemingen of organisaties een statenlid een financiële relatie heeft. Op grond van deze bepaling moet worden opgegeven "dat" sprake is van een financieel belang in een onderneming of organisatie. Niet hoeft te worden gemeld “hoe groot” dat financieel belang is. De term financieel belang moet ruim worden opgevat. Het kan bijvoorbeeld gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook financiële deelnemingen in ondernemingen en dergelijke. Het kan dus ook gaan om een arbeidsrelatie bij één van bedoelde ondernemingen of organisaties. Zoals in de artikelen 2.1 en 2.2 van de gedragscode is aangegeven, geldt de meldingsplicht uiteraard slechts ten aanzien van de ondernemingen of organisaties waarmee de provincie bestuurlijk te maken heeft.

2.3 Het risico van belangenverstrengeling zal met name groot zijn in zakelijke betrekkingen van de overheid met het bedrijfsleven waarbij grote sommen geld omgaan. Dat is het geval in situaties waarin de provincie optreedt als inkoper van goederen of diensten. Besluiten over aanbesteding van werken zijn bij uitstek een gelegenheid waarbij overheid en particuliere markt elkaar ontmoeten en waarmee vaak grote bedragen zijn gemoeid. Vanuit het oogpunt van integriteit gaat het daarbij om een kwetsbare activiteit waarbij het vertrouwen in de overheid in hoge mate in het geding is. Tegen de achtergrond hiervan is in artikel 2.3 van de gedragscode bepaald dat de bestuurder bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties zelfs de schijn van bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen moet voorkomen. Van belang is een transparante procedure zodat de verstrekking van een opdracht steeds achteraf op basis van objectieve gronden is te verantwoorden.

2.4 Persoonlijke belangen van een statenlid mogen niet van invloed zijn op de beslissing tot het verlenen van een opdracht aan een bedrijf. Een persoonlijk belang hoeft niet per definitie een financieel of een ander eigen belang te zijn. Er kan ook sprake zijn van een bijzondere persoonlijke betrokkenheid van een statenlid, als hij familie- of vriendschapsbetrekkingen met een aanbieder van diensten heeft. Alertheid is dan geboden. Een statenlid dient dit in ieder geval tijdig in het fractievoorzittersconvent te melden. De betrekking als zodanig kan uiteraard nooit reden zijn de opdracht wel of juist niet aan het betreffende bedrijf te verlenen. Het aanbod van dit bedrijf zal op dezelfde zorgvuldige wijze beoordeeld moeten worden als dat van een concurrent. Inzichtelijk moet zijn dat van bevoordeling geen sprake is en dat de gangbare aanbestedingsprocedure is gevolgd. Van belang is wel dat het statenlid, dat persoonlijke betrekkingen met de aanbieder van diensten heeft, zich onthoudt van deelname aan de besluitvorming.

2.5 Op allerlei manieren proberen potentiële zakenpartners van de overheid bestuurders te beïnvloeden, bijvoorbeeld via het aanbieden van diensten of geschenken of via het aanbod mee te betalen aan dienstreizen. Regel is echter dat niets mag worden aangenomen dat kennelijk tot doel heeft om de bestuurder bij zijn keuze te beïnvloeden. Het statenlid moet vanuit een onafhankelijke positie zijn keuze kunnen maken en het product of de dienst kunnen beoordelen. Die onafhankelijkheid wordt geschaad door het aannemen van faciliteiten of diensten.

2.6. Naast het vorenstaande kan het ook zo zijn dat een statenlid in bijvoorbeeld de functie van wethouder van een gemeente in contact staat met de provincie over een zaak die het primaire belang van die gemeente betreft. Zo dat eventueel leidt tot bespreking en besluitvorming van die zaak in één van de statencommissies, dan wel in een vergadering van Provinciale Staten, dan dient dat statenlid zich in dat concrete geval te onthouden van deelname aan overleg, advisering en besluitvorming over die concrete zaak, ter voorkoming van (de schijn ) van belangenverstrengeling.

Artikel 3 Informatie

3.1 Zorgvuldig omgaan met informatie betekent in ieder geval dat een statenlid geen geheime informatie verstrekt. Deze bepaling is niet in de gedragscode opgenomen, omdat zowel de Provinciewet als het Wetboek van Strafrecht regels kennen omtrent geheime informatie.

3.2 In de Wet Openbaarheid van bestuur (Wob) wordt een ruim openbaarheidsbegrip gehanteerd. In beginsel is alle overheidsinformatie openbaar. Slechts op een beperkt aantal gronden kunnen bestuursorganen verzoeken om informatie weigeren. Artikel 10 van de Wob onderscheidt in dat kader onder meer de veiligheid van de staat, opsporing en vervolging van strafbare feiten, inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen en eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.

3.3 Waar het om gaat is dat een statenlid informatie, verkregen uit het ambt, niet gebruikt om er persoonlijk voordeel mee te behalen, of aanwendt ten bate van vrienden, bekenden of familie. Hoewel de verleiding soms groot kan zijn om in de privé-sfeer melding te maken van informatie die voor relaties direct van belang is, dient dit niet te gebeuren. Ook niet bijvoorbeeld wanneer informatie die in principe openbaar wordt, op een eerder tijdstip aan relaties wordt gegeven.

Artikel 4 Aannemen van geschenken

Bij het afleggen van de ambtseed hebben de statenleden beloofd geen geschenken of beloften te hebben aangenomen of te zullen aannemen om iets te doen of te laten. Toch is het binnen de diverse relaties die de provincie onderhoudt niet ongebruikelijk dat geschenken worden gegeven en ontvangen. Bedacht moet worden dat de onafhankelijkheid in de besluitvorming, dat wil zeggen de onafhankelijkheid ten opzichte van derden, op geen enkele wijze mag worden aangetast.

4.1 Geschenken die een statenlid ontvangt dienen te worden gemeld aan het fractievoorzittersconvent. Door deze vervolgens te registreren, zijn zowel intern als naar de buitenwereld openheid en transparantie gegarandeerd.

4.2 Van de regeling vermeld in artikel 4.1. zijn vrijgesteld geschenken of giften die een waarde van minder dan € 50,= vertegenwoordigen. De bepaling van de hoogte is onderwerp van discussie geweest bij de vaststelling van de gedragscode voor gedeputeerden en de cvdK in de vergadering van de commissie Bestuur en Middelen. Overeenkomstig de in die vergadering gegeven informatie wordt met de hoogte /an het bedrag aansluiting gevonden met hetgeen landelijk wordt gehanteerd en waarover het IPO heeft geadviseerd. Het bepalen van de hoogte van het geldbedrag zal altijd vatbaar zijn voor discussie. Bedacht moet echter worden dat het krijgen van bijvoorbeeld een boek met een functionele waarde voor het ambt, bij bijvoorbeeld een werkbezoek, al gauw het bedrag van € 50,= overstijgt, maar minder gevoelig ligt, dan de acceptatie van een paar flessen wijn, die de waarde van € 50,= niet overstijgt. Het leggen van een grens – hoe arbitrair ook – verdient hoe dan ook uit een oogpunt van duidelijkheid de voorkeur. Deze regeling geldt ook voor ambtenaren van de provincie, zij het dat zij ook van deze geschenken melding moeten maken. Leden van het college hoeven dat niet, omdat het ontvangen van kleinere geschenken in sterke mate verbonden is aan de (dagelijkse) uitoefening van hun functie.

4.3 Om oneigenlijke beïnvloeding van statenleden door derden te voorkomen, worden geen geschenken ontvangen terwijl overleg- of onderhandelingsrondes met de gever gaande zijn. Het is aan het statenlid zelf om aan deze bepaling inhoud te geven. Strikt genomen is ieder geschenk van een bedrijf een middel dat is bedoeld om invloed uit te oefenen. De grens tussen beïnvloeding en oneigenlijke beïnvloeding zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld. Zo zal een diner na oplevering van een aangelegde weg kunnen worden gezien als een normale en dus geoorloofde afsluiting van een samenwerkingsproject, maar zal hetzelfde diner kunnen worden gezien als oneigenlijke beïnvloeding indien de betreffende aannemer gelijktijdig opteert voor een vervolgopdracht van de provincie.

4.4 Dit artikel is toegesneden op de aanbieding van faciliteiten door een instantie die op geld waardeerbaar zijn. Er moet daarbij sprake zijn van een concrete relatie tussen de geboden faciliteit en de uitoefening van het ambt van statenlid in het belang van de provincie.

Artikel 5 Excursies, studiereizen en evenementen, lunches, diners en recepties

5.1/5.2 Het bepaalde in artikel 4.2 is op gelijke wijze van toepassing op het aanvaarden van uitnodigingen voor excursies, studiereizen, evenementen, lunches, diners en recepties. Het ingaan op dergelijke uitnodigingen dient voor statenleden onlosmakelijk verbonden te zijn met de functie. Toch is het ook hier van belang voor ogen te houden dat het deelnemen altijd in het belang van de provincie dient te staan. Met reizen in dit artikel worden geen buitenlandse reizen bedoeld. Op buitenlandse reizen ziet artikel 8.

Artikel 6 Declaraties

Vertrekpunt bij dit artikel is, het bepaalde in artikel 93, lid 1 van de Provinciewet. Ingevolge dit artikel ontvangen de leden van provinciale staten een bij verordening van provinciale staten vast te stellen vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten. Voorts bepaalt artikel 93, lid 2, dat provinciale staten bij verordening regels kunnen stellen over de tegemoetkoming in of vergoeding van bijzondere kosten en over andere financiële voorzieningen, die verband houden met de vervulling van het lidmaatschap van provinciale staten. Aan vorenstaande bepalingen is uitvoering gegeven in de vorm van de Verordening rechtspositie staten- en commissieleden provincie Utrecht 1994 en de nadien vastgestelde wijzigingen. Deze verordening is rechtstreeks afgeleid van het Rechtspositiebesluit staten- en commissieleden, die wordt vastgesteld door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tevens is in het kader relevant de Subsidieverordening statenfracties provincie Utrecht 2002. Mocht een statenlid bestuurlijke uitgaven hebben, die het onkosten deel van de rechtspositieregeling overstijgen, dan kan hij deze in zijn aangifte loon- en inkomstenbelastingbelasting aan de belastinginspecteur voorleggen.

Ter bepaling van het begrip bestuurlijke uitgaven zijn de volgende criteria te formuleren.

- Met de uitgave is het belang van de provincie gediend en - De uitgave vloeit voort uit de vervulling van het ambt Naast de beide genoemde criteria voor het begrip functionaliteit zou derhalve nog de algemene overweging kunnen worden gegeven dat de functionaliteit van de uitgave aantoonbaar moet zijn, of in ieder geval afdoende aannemelijk moet kunnen worden gemaakt. Als daar twijfels over bestaan is terughoudendheid geboden.

In deze gedragscode zijn met statenleden gelijk gesteld commissieleden, niet zijnde statenleden. Voor wat betreft de toepassing van dit artikel is een onderscheid wel relevant, daar commissieleden, niet zijnde statenleden, alleen een vergoeding krijgen voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie en voor de te maken reis- en verblijfskosten in verband met reizen binnen de provincie. Echter ook voor hen geldt dat als zij kosten maken die deze vergoedingen overstijgen, zij deze in de vorm van hun jaarlijkse belasting-aangifte aan de belastinginspec-teur kunnen voorleggen.

De wijze van declareren van kosten is geregeld in de Verordening rechtspositie staten- en commissieleden provincie Utrecht 1994 en nadien vastgestelde wijzigingen. In bijzondere gevallen kan het toch reëel zijn dat daarenboven kosten worden gedeclareerd. In alle gevallen wanneer daar sprake van zou kunnen zijn, worden deze gevallen voorgelegd aan het fractievoorzittersconvent, dat daarover besluit.

In zijn algemeenheid geldt voor declaraties het volgende. Onder een declaratie wordt verstaan een voorschot-betaling door een statenlid, die vervolgens wordt / kan worden gerestitueerd. Het statenlid betaalt dus in eerste instantie de uitgave uit eigen middelen en verzoekt terugbetaling van het bedrag door de provincie. Terughoudenheid is geboden bij deze financieringswijze van bestuurlijke uitgaven. Het verdient de voorkeur privé-gelden en publieke middelen zoveel mogelijk gescheiden te houden. Vanuit die overweging heeft het de voorkeur dat kosten direct in rekening worden gebracht bij de organisatie, zonder dat een "voorfinanciering" geschiedt uit de privé-gelden van het individuele statenlid. De betaling van declaraties en facturen dient controleerbaar te zijn. Dat betekent dat voorzien moet zijn in een heldere procedure en een inzichtelijke administratie. De procedure bepaalt op welke wijze het betalingsverzoek wordt ingediend en afgewikkeld. Daarbij geldt als aanbeveling dat voor het indienen gebruik dient te worden gemaakt van de bestaande standaardformulieren. Daarbij dient een betalingsbewijs te zijn gevoegd alsmede dient op het formulier een functionaliteit van de uitgave te zijn vermeld.

Artikel 7 Gebruik provinciale voorzieningen.

Deze bepaling regelt het oneigenlijke gebruik van provinciale voorzieningen voor privé-doeleinden.

Artikel 8 Reizen buitenland

In het kader van de internationalisering zijn buitenlandse reizen al lang geen uitzondering meer. Denk aan Brussel en relaties met andere regio’s. Wel moet de reis altijd een functioneel karakter hebben. De functionaliteit moet van geval tot geval worden beoordeeld door het fractievoorzittersconvent. Indien positief, dan moeten de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de provincie komen. Gehele of gedeeltelijke bekostiging door derden moet in beginsel worden afgewezen omdat hiermee de onafhankelijke positie van de bestuurder in gevaar kan komen. Bij de beoordeling door het fractievoorzittersconvent wordt ook betrokken deelname aan de reis door derden of door de partner van de bestuurder, alsmede een eventuele verlenging van de reis voor privé-doeleinden.

Toelichting

Inleiding

Bij de vaststelling van de gedragscode voor uw Staten op 8 december 2003 is nadrukkelijk stilgestaan bij de aard en betekenis van de gedragscode in zijn algemeenheid. Gezien het blijvende belang van het bewustzijn van de gedragscode wordt deze nogmaals op hoofdpunten weergegeven.

Een kwestie van mentaliteit

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording. "Het moet tussen de oren zitten". Statenleden moeten zich permanent realiseren dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld. Dit stelt hoge eisen aan de bestuurlijke integriteit bijvoorbeeld bij aanbestedingen, het indienen van declaraties, belangenverstrengeling e.d. Statenleden moeten zich steeds bewust zijn van het belang van een goede democratische controle en bereid zijn verantwoording af te leggen voor hun bestuurlijk handelen.

Maar ook meer dan een mentaliteit

Een juiste mentaliteit en bewustwording alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig van "checks and balances". Met heldere regels en afspraken waaraan statenleden houvast hebben. Met een organisatiestructuur die integriteit bevordert en met controlemechanismen waardoor het gedrag van statenleden voor elkaar en voor anderen controleerbaar wordt. Het opstellen van gedragsregels is een belangrijk onderdeel van het integriteitsbeleid. Gedragsregels bevatten de normen waaraan de statenleden zich binden en vormen een belangrijk toetsingskader.

Gedragsregels

Deze gedragscode geeft geen regels die rechtskracht hebben, maar heeft vooral bestuurlijke en politieke relevantie. Statenleden zijn op de naleving van de gedragscode aanspreekbaar. Wanneer zij zich niet aan de gedragsregels houden, kan dat gevolgen hebben voor hun positie. Naast deze gedragscode zijn er allerlei wettelijke voorschriften die betrekking hebben op aspecten van integriteit. Te denken is bijvoorbeeld aan de regeling m.b.t. onverenigbare betrekkingen en verboden handelingen in de Provinciewet en de strafbaarstelling van fraude en valsheid in geschrifte. In de brochure "Integriteit van bestuurders bij gemeenten en provincies; een handreiking" -een gezamenlijke publicatie van de VNG, het IPO en het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties- is een beeld van deze wettelijke voorschriften gegeven. Deze voorschriften zijn niet in deze gedragscode opgenomen.

Ervaringen met de gedragscode in de praktijk

Sinds twee jaar wordt nu ervaring in de praktijk opgedaan met de gedragscode. Dit heeft tot de wenselijkheid geleid de gedragscode op een aantal onderdelen te preciseren. Gezien de aard van de gedragscode is niet alles in regels sluitend af te dekken. Het gaat immers om integriteit en mentaliteit, waaraan een politicus – zo leren de onderzoeken – elke dag bloot staat. In onderstaande toelichting worden de door het fractievoorzittersconvent gewenste aanpassingen toegelicht en bestaande artikelen van een meer precieze toelichting voorzien.

Toelichting op de voorgestelde wijzigingen:

Artikel 1 Algemene bepalingen

In artikel 1 wordt onder 1.4 ingeval van twijfel over de toepassing van de code een meldpunt ingevoerd bij de voorzitter van uw Staten. Hij legt vervolgens de kwestie ter bespreking voor aan het fractievoorzittersconvent, indien daadwerkelijk sprake is van een geval van twijfel. Aan artikel 1 wordt tevens toegevoegd een nieuw artikel 1.7. Dit artikel regelt dat een statenlid, dan wel een commissielid – niet statenlid bij zijn installatie verklaart zich aan de gedragscode te zullen houden. Het belang van de gedragscode wordt in het openbaar versterkt.

Artikel 2 Belangenverstrengeling en aanbesteding

In de praktijk is het voor een statenlid niet eenvoudig te weten, met welke onderneming of organisatie waarin hij financiële belangen heeft, de provincie een zakelijke betrekking heeft. Dit zou een statenlid te goeder trouw in de positie kunnen brengen dat hij onbedoeld in strijd komt te handelen met de gedragscode. In de voorgestelde wijziging wordt dan ook bepaald, dat GS jaarlijks een lijst aan de Staten verstrekt van ondernemingen en organisaties waarmee de provincie een zakelijke relatie heeft. Jaarlijks doet een statenlid vervolgens een opgave, die door publicatie openbaar is en daarmee voor een ieder toegankelijk. Een en ander zal actief door de griffie worden bewaakt. Het gaat daarbij overigens om - zoals thans voorgesteld - financiële belangen in of bij ondernemingen en organisaties. Ook is de wijze van melding in de vorm van een voorgestelde wijziging gepreciseerd. Een statenlid doet schriftelijk melding van een financieel belang aan de voorzitter van het fractievoorzittersconvent, die het op zijn beurt meldt aan het fractievoorzittersconvent.

Voorgesteld wordt aan artikel 2 (in de vorm van artikel 2.8) toe te voegen een bepaling, waarmee het een ex-statenlid en een ex-commissielid binnen één jaar na beëindiging van zijn ambtstermijn niet is toegestaan tegen beloning voor de provincie werkzaamheden te verrichten.

In het fractievoorzittersconvent is met betrekking tot de reikwijdte van artikel 2.4 (familiebetrekkingen) en de artikelen 2.5 t/m 2.7 (belangenverstrengeling) een nadere precisering aan de orde geweest. Het zij echter gezegd dat elke nadere precisering nooit volledig sluitend zal zijn. Hier is met name de mentaliteit in het geding. Is een bedrijf of organisatie bij de provincie in beeld voor het leveren van een dienst, waarmee een statenlid een familie- of vriendenrelatie of een functionele relatie heeft, dan mag van een professioneel politicus verwacht worden dat hij hier de juiste distantie in acht neemt en zich niet laat leiden door belangenverstrengeling en bevoordeling. De betrokken politicus dient zich in woord en daad te onthouden van beïnvloeding van de oordeelsvorming. Dit geldt dus zowel voor wat betreft een eventueel woordvoerderschap in commissie- of statenvergaderingen als voor het onthouden aan een stemming. Ten overvloede wordt verwezen naar de uitgebreide toelichting op het statenvoorstel van 8 december 2003.

Het fractievoorzittersconvent heeft tevens gesproken over een lidmaatschap van een bestuurder in een bestuur van een rechtspersoon dat een subsidierelatie heeft met de provincie. In beginsel wordt een dergelijk lidmaatschap onwenselijk geacht. Het algemeen maatschappelijk belang kan er echter bij gediend zijn dat juist wel een bestuurder deel uitmaakt van een bestuur van een rechtspersoon. Hiervan kan echter alleen dan sprake zijn als daarvoor het fractievoorzittersconvent met reden omkleed in een dergelijke specifieke situatie toestemming verleent.

Artikel 3 Reizen buitenland

In het kader van de internationalisering zijn buitenlandse reizen al lang geen uitzondering meer. Denk aan Brussel en relaties met andere regio’s. Altijd moet de reis een functioneel karakter hebben. De functionaliteit moet van geval tot geval worden beoordeeld door het fractievoorzittersconvent. Indien positief, dan moeten de redelijk gemaakte reis- en verblijfkosten voor rekening van de provincie komen. In de voorgestelde wijziging van artikel 8 wordt dit nog eens extra benadrukt. Tevens wordt concreet geregeld de eventualiteit van een verlenging van een functionele reis voor privé-doeleinden. Toestemming van een fractievoorzittersconvent is een absolute voorwaarde, waarbij in voorkomend geval het eventueel laten vergezellen door de partner van het statenlid en een eventuele verlenging van de functionele reis voor privé-doeleinden mede aan de besluitvorming ten grondslag dient te liggen. De kosten van het eventueel meereizen van de partner en de eventuele verlenging van de reis voor privé-doeleinden komen uiteraard ten koste van het betrokken statenlid.