Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente houdende regels omtrent Treasurystatuut Veiligheidsregio Twente

Geldend van 16-02-2019 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-07-2018

Intitulé

Besluit van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente houdende regels omtrent Treasurystatuut Veiligheidsregio Twente

1 Inleiding

Aanleiding

Treasury gaat over: het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s

In de Financiële verordening (art. 2.3) is opgenomen dat het dagelijks bestuur een treasurystatuut aanbiedt aan het algemeen bestuur. Indien daartoe aanleiding bestaat wordt een bijgesteld statuut aangeboden. Bijstelling is nu nodig vanwege een organisatorische wijziging. Met de overgang van de financiële adviseurs van de Regio Twente naar Veiligheidsregio Twente is ook de uitvoering van de treasuryfunctie overgegaan naar Veiligheidsregio Twente. Het treasurystatuut is hierop aangepast.

Het treasurystatuut geeft de beleidskaders. Voor de uitvoering wordt gebruik gemaakt van een halfjaarlijks treasurybericht. Dit bericht bestaat uit een actuele liquiditeitenplanning, een actuele rentevisie en de betekenis hiervan voor de op te nemen en/of uit te zetten middelen.

Daarnaast bevatten zowel de programmabegroting als de jaarrekening een paragraaf financiering, zoals aangegeven in de financiële verordening (art. 17) en in Besluit Begroting en Verantwoording (art. 13). Hierin worden beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury beschreven.

Leeswijzer

In het treasurystatuut worden eerst de doelstellingen van de treasuryfunctie van de Veiligheidsregio Twente geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor het risicobeheer en de op te nemen en uit te zetten middelen. Daarna worden de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie weergegeven. Daarbij ligt het accent op de helderheid omtrent de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de informatievoorziening.

De cursief gedrukte woorden worden toegelicht in het begrippenkader.

Inwerkingtreding

Dit treasurystatuut treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2018. Het treasurystatuut vastgesteld door het algemeen bestuur op 16 februari 2015 wordt ingetrokken.

2 Doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie Veiligheidsregio Twente dient tot:

  • 1.

    Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities.

  • 2.

    Het beschermen van vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s.

  • 3.

    Het minimaliseren van de interne en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 4.

    Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido en het treasurystatuut.

 

3 Risicobeheer

3.1 Uitgangspunten risicobeheer

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

  • 1.

    Bij het aantrekken van leningen wordt gezorgd voor een goede spreiding van de looptijd van de leningen.

  • 2.

    Veiligheidsregio Twente verstrekt in principe geen leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak.

  • 3.

    Veiligheidsregio Twente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut.

  • 4.

    Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

3.2 Renterisicobeheer

Het renterisico wordt beperkt door de volgende voorwaarden:

  • 1.

    De door de wet Fido voorgeschreven kasgeldlimiet (peildatum 1 juli 2018: 8,2%) mag niet 3 achtereenvolgende kwartalen worden overschreden.

  • 2.

    De door de wet Fido voorgeschreven renterisiconorm (peildatum 1 juli 2018: 20%) wordt niet overschreden.

  • 3.

    Nieuw op te nemen en uit te zetten middelen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, de liquiditeitenplanning en de rentevisie.

3.3 Koersrisicobeheer

Middelen worden uitsluitend uitgezet in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het einde van de looptijd intact is.

3.4 Kredietrisicobeheer

Het kredietrisico wordt zo veel mogelijk tegengegaan door de volgende voorwaarden:

  • 1.

    Leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak worden uitsluitend verstrekt aan door het algemeen bestuur goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de sector strategie en ondersteuning wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

  • 2.

    Bij het verstrekken van leningen op grond van de publieke taak worden in beginsel zekerheden of garanties geëist. Daarnaast zal een toets op staatssteun plaatsvinden.

  • 3.

    Het uitzetten van middelen op grond van treasury kan alleen aan de instellingen zoals opgenomen in art. 4.3

3.5 Intern liquiditeitsrisicobeheer

Veiligheidsregio Twente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een liquiditeitenplanning (met een minimum looptijd van één jaar). Deze liquiditeitenplanning maakt onderdeel uit van het halfjaarlijkse treasurybericht.

3.6 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend middelen op te nemen, uit te zetten of te garanderen in euro.

4 Financiering en geldstromen

4.1 Geldstromen

  • 1. De geldstromen worden op concernniveau op elkaar afgestemd. Door middel van een liquiditeitenplanning wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om de verplichtingen tijdig te kunnen nakomen.

  • 2. Veiligheidsregio Twente streeft naar concentratie van de bankrekeningen binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities.

  • 3. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

4.2 Opgenomen middelen

  • 1. Middelen worden alleen opgenomen ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak.

  • 2. Het opnemen van middelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne middelen te gebruiken, teneinde de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren.

  • 3. Het opnemen van middelen past binnen de in de Wet Fido gestelde kasgeldlimiet en de renterisiconorm.

  • 4. Bij het opnemen van middelen worden offertes bij minimaal 2 en in geval van een looptijd van langer dan één jaar bij minimaal 3 instellingen opgevraagd. Vervolgens wordt gekozen voor de laagste rente, waarvan alleen gemotiveerd kan worden afgeweken.

  • 5. Het halfjaarlijkse treasurybericht dient als vertrekpunt voor het opnemen van middelen met een looptijd van langer dan één jaar.

4.3 Uitgezette middelen

De Veiligheidsregio Twente zet middelen uit hoofde van treasury uit bij:

  • 1.

    Het agentschap van het ministerie van financiën (schatkistbankieren)

  • 2.

    Een decentrale overheid, niet zijnde de toezichthoudende provincie.

  • 3.

    Middelen voor een periode tot één jaar kunnen ook worden uitgezet bij een financiële instelling, tot maximaal de hoogte van het drempelbedrag (peildatum 1 juli 2018: 0,75% op kwartaalbasis met een minimum van € 250.000) conform de regeling van het schatkistbankieren.

  • 4.

    De financiële instelling moet bij voorkeur een in Nederland gevestigde financiële instelling zijn, die valt onder toezicht van De Nederlandsche Bank. Voor de financiële instelling gelden de voorwaarden zoals opgenomen in artikel 2 van de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (zie bijlage).

Daarbij gelden de volgende randvoorwaarden:

  • 5.

    Het uitzetten van middelen past binnen de in de Wet Fido gestelde kasgeldlimiet en de gestelde bepalingen in het hoofdstuk Risicobeheer.

  • 6.

    Bij het uitzetten van middelen worden offertes bij minimaal 2 instellingen opgevraagd. Vervolgens wordt gekozen voor de hoogste rente, waarvan alleen gemotiveerd kan worden afgeweken. Dit artikel is niet van toepassing op middelen die worden aangehouden in rekening-courant of bij het agentschap van het ministerie van financiën (schatkistbankieren).

  • 7.

    Het halfjaarlijkse treasurybericht dient als vertrekpunt voor de uitvoering.

5 Administratieve organisatie en interne controle

5.1 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

  • 1.

    De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd.

  • 2.

    Aan functiescheiding wordt als volgt invulling gegeven:

    • a.

      Opdracht tot een transactie geschiedt door de specialist financiën (adviseur treasury)

    • b.

      Uitvoering (aantrekken/uitzetten) geschiedt door de specialist financiën (uitvoerder treasury)

    • c.

      Registratie in de financiële administratie geschiedt door de medewerker financiële administratie

  • 3.

    De offertes voor het opnemen en uitzetten van middelen worden schriftelijk ontvangen.

5.2 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van Veiligheidsregio Twente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Functie

Verantwoordelijkheden

Algemeen Bestuur

 

  • •

    Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut

  • •

    Het vaststellen van de treasuryparagraaf in de begroting en de jaarrekening

  • •

    Het houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan

Dagelijks Bestuur

 

  • •

    Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid)

  • •

    Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen (formele verantwoordelijkheid)

  • •

    Het uitbrengen van beleidsvoorstellen en rapportages op het gebied van treasury aan het algemeen bestuur

Sectorhoofd Strategie en Ondersteuning

  • •

    Het toezien op de uitvoering van de uitvoerende activiteiten

  • •

    Het afleggen van verantwoording aan het dagelijks bestuur over de uitvoering van het treasurybeheer

Specialist financiën (adviseur treasury)

  • •

    Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury

  • •

    Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen

  • •

    Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten

  • •

    Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasury gebied

  • •

    Het opdracht geven tot het opnemen en uitzetten van middelen

De budgethouder/beheerder

  • •

    Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun organisatie-onderdeel aanlevert aan de specialist financiën (adviseur treasury) omtrent toekomstige uitgaven en ontvangsten, voor de liquiditeitenplanning 

Specialist financiën (uitvoerder treasury)

  • •

    Het opnemen en uitzetten van middelen

  • •

    Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen

Medewerker financiële administratie

  • •

    Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer

  • •

    Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties

  • •

    Het voorbereiden van betaalopdrachten

  • •

    Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen

  • •

    Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie

  • •

    Het verrichten van werkzaamheden op het gebied van bankrelatiebeheer

Beschikkingsbevoegde

  • •

    Het autoriseren van girale overboekingen en betaalopdrachten

5.3 Bevoegdheden

In onderstaande tabel is de verdeling van bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede het toezicht daarop.

   

Uitvoering

Toezicht

Beheer kasgeld en rekening-courantsaldi (periode < 1 jaar)
  • 1.

    Het opnemen van middelen

Specialist financiën (uitvoerder treasury)

Sectorhoofd Strategie en Ondersteuning

  • 2.

    Het uitzetten van middelen

 Specialist financiën (uitvoerder treasury)

Sectorhoofd Strategie en Ondersteuning

Financiering (periode > 1 jaar)
  • 3.

    Het opnemen van middelen

Specialist financiën * (uitvoerder treasury)

Sectorhoofd Strategie en Ondersteuning

  • 4.

    Het uitzetten van middelen

Specialist financiën * (uitvoerder treasury)

Sectorhoofd Strategie en Ondersteuning

  • 5.

    Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

Dagelijks Bestuur

Algemeen Bestuur

  • 6.

    Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak

Dagelijks Bestuur

Algemeen Bestuur

* Na raadplegen portefeuillehouder middelen

5.4 Informatievoorziening

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

Informatie

Frequentie

Informatieverstrekker

Informatieontvanger

  • 1.

    Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning;

Halfjaar / Incidenteel

Budgethouders

Specialist financiën (adviseur treasury)

  • 2.

    Treasurybericht (inclusief liquiditeitenplanning);

Halfjaar

Specialist financiën (adviseur treasury)

Portefeuillehouder Middelen

  • 3.

    Beleid treasury in Treasuryparagraaf van begroting;

Jaarlijks

 

Specialist financiën (adviseur treasury)

Algemeen Bestuur

  • 4

    Evaluatie treasury in Treasuryparagraaf van jaarrekening;

Jaarlijks

 

Specialist financiën (adviseur treasury)

Algemeen Bestuur

  • 5.

    Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) conform Wet Fido;

Kwartaal/Inciden teel

Medewerker

financiële administratie

Derden

Ondertekening

Vastgesteld door het algemeen bestuur op 3 december 2018,

De secretaris,

De voorzitter,  

6 Bijlage 1: Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (artikel 2)

  • 1)

    Openbare lichamen zetten, al dan niet tegen waardepapieren, slechts uitgezonderde middelen, bedoeld in artikel 2a, tweede lid, van de wet uit bij en gaan slechts verbintenissen met betrekking tot financiële derivaten aan met financiële ondernemingen die:

    • a.

      gevestigd zijn in een lidstaat die ten minste beschikt over een AA-rating afgegeven door ten minste twee ratingbureaus; en

    • b.

      voor henzelf of voor de door hen uitgegeven waardepapieren kunnen aantonen dat ze ten minste over een A-rating beschikken, afgegeven door ten minste twee ratingbureaus.

  • 2)

    Het eerste is niet van toepassing op uitzettingen tegen waardepapieren waarvoor een solvabiliteitsratio van 0 procent geldt.

7 Bijlage 2: Begrippenkader

In dit statuut wordt verstaan onder:

- Derivaten

Financiële instrumenten belichaamd in contracten waarin de voorwaarden zijn vastgelegd waartegen een transactie op een bepaald moment zal of kan plaatsvinden en waarvan de waarde afhankelijk is van één of meer onderliggende activa, referentieprijzen of indices.

- Intern liquiditeitsrisico

De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;

- Kasgeldlimiet

Een bedrag dat de maximale netto-vlottende schuld aangeeft. Op basis van de

Wet Fido wordt dit berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de organisatie bij aanvang van het jaar;

- Koersrisico

Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;

- Kredietrisico

De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij;

- Lidstaat

Staat die lid is van de Europese Unie of een andere staat die partij is bij de Overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte.

- Liquiditeitenplanning

Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid;

- Netto-vlottende schuld

Het bedrag van de vlottende schuld, verminderd met het gezamenlijke bedrag van de contante gelden in kas, de tegoeden in rekening-courant en de overige uitstaande gelden met een rentetypische looptijd van korter dan één jaar.

- Publieke taak

De taak van het openbaar lichaam tot het dienen van het openbare belang. Voor de Veiligheidsregio Twente is dit gedefinieerd in de Wet Veiligheidsregio’s.

- Prudent karakter

Uitzettingen hebben een prudent karakter wanneer in ieder geval aan twee aspecten is voldaan, namelijk voldoende kredietwaardigheid van de tegenpartij en een beperkt marktrisico van de uitzetting;

- Rating

De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;

- Ratingbureau

Onafhankelijke organisatie die zich onder meer toelegt op de beoordeling van de lange termijn kredietwaardigheid van debiteuren. Bekende ratingbureaus zijn

Standard & Poor’s (S&P), Moody’s en Fitch;

 

- Rentecompensatiecircuit

Een systeem waarbij debet en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend. Is alleen mogelijk met rekeningen die bij één bank worden aangehouden;

- Renterisico

Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de organisatie door rentewijzigingen;

- Renterisiconorm

Het bedrag ter grootte van een percentage van het begrotingstotaal bij aanvang van het jaar, dat aangeeft welk deel van de vaste schuld in dat jaar maximaal in aanmerking komt voor aflossing en/of renteherziening.

- Rentetypische looptijd

Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;

- Rentevisie

Toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

- Schatkistbankieren

De verplichting voor decentrale overheden om hun middelen aan te houden bij het ministerie van financiën. Voor de middelen beneden het drempelbedrag (een percentage van het begrotingstotaal) geldt deze verplichting niet. Als alternatief mogen decentrale overheden elkaar onderling geld uitlenen (echter niet aan de toezichthoudende instelling).

- Solvabiliteitsratio

Het in een lidstaat voor een financiële onderneming voorgeschreven minimumniveau aansprakelijk vermogen tegenover aangehouden naar risicograad gewogen activum.

- Treasuryfunctie

De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.

- Valutarisico

Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door valuta-ontwikkelingen;

- Vaste schuld

Het gezamenlijke bedrag van de schuld uit hoofde van geldleningen met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van één jaar of langer en de voor een termijn van één jaar of langer ontvangen waarborgsommen.

- Vlottende schuld

Het gezamenlijke bedrag van de opgenomen gelden met een oorspronkelijke rentetypische looptijd van korter dan één jaar, de schuld in rekening-courant, de voor een termijn van korter dan één jaar ter bewaring in de kas gestorte gelden van derden en overige geldleningen die geen onderdeel uitmaken van de vaste schuld.

- Waardepapieren

Documenten met een geldswaarde, zoals een bewijs van een aandeel of obligatie.

- Wet Fido

Wet financiering decentrale overheden.