Financiele verordening Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland (VrZW)

Artikel 1 Definities

In deze financiële verordening wordt verstaan onder:

a.Veiligheidsregio:het openbaar lichaam als bedoeld in de Gemeenschappelijke Regeling

Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.

• b.

  Organisatieonderdeel:iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het Dagelijks Bestuur heeft.

• c.

  Administratie:het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• d.

  Financiëleadministratie:het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • 1.

    de financieel-economische positie;

  • 2.

    het financiële beheer;

  • 3.

    de uitvoering van de begroting;

  • 4.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • 5.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

• e.

  Financieelbeheer:het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.

• f.

  Rechtmatiqheid:het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval de besluiten van het Algemeen Bestuur.

• g.

  Doelmatiqheid:het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met een bepaalde inzet van middelen zo veel mogelijk prestaties realiseren.

• h.

  Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid worden gerealiseerd.

• i.

  Budgetbewaking:het periodiek signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin).

Titel1Begrotingen verantwoording

Kaderstelling

Artikel 4 Financiële verdeelsleutel

• 1.

  In de begroting wordt de door elke deelnemende gemeente verschuldigde bijdrage voor het jaar waarop de begroting betrekking heeft naar raming aangegeven.

• 2.

  Voor de financiële verdeelsleutel wordt vanaf 2017 uitgegaan van een bijdrage conform hetgeen is bepaald in artikel 23 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland 2014.

• 3.

  Als ijkpunt voor het vaststellen van de financiële verdeelsleutel vanaf 2017 wordt de meest recente verdeling aangehouden in het gemeentefonds zoals die geldt op 1 januari van het

voorgaande jaar.

4.Voor de periode 2014-2017 geldt een verdeling conform het meerjarenperspectief zoals dat op 4 oktober 2013 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld

Uitvoering

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de totale lasten van de programma’s en de bedrijfsvoeringreserve tezamen, zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting, niet zonder akkoord van het algemeen bestuur worden overschreden.

Beheersingeninternecontrole

Artikel 6 Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt ten behoeve van de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, waaronder de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot verbeteringen en herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een interne toetsing van organisatieonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen vastgelegd in interne controleprogramma’s.

• 3.

  De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het

Algemeen Bestuur aangeboden.

Rapportageenverantwoording

Artikel 8 Jaarstukken

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een adequate verantwoording in de jaarstukken van de programma’s.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het Dagelijks Bestuur aan:

  • a.

    De mate van realisatie van de beoogde maatschappelijke effecten;

  • b.

    Welke goederen en diensten zijn geleverd;

  • c.

    Wat de kosten en baten zijn;

  • d.

    Hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen;

• 3.

  Het Algemeen Bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel2Financiëlepositie

Kaderstellen

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het investeringsplan wordt jaarlijks opgenomen in de begroting.

• 2.

  Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs, zonodig aangepast voor duurzame waardevermindering.

• 3.

  Activa met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van minder dan € 10.000 exclusief btw worden niet geactiveerd, tenzij regelgeving anders voorschrijft.

• 4.

  De afschrijving van activa vindt lineair plaats. De afschrijvingen gaan in in het jaar na ingebruikname.

• 5.

  De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten is bepaald op 4%.

6.De materiële vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten, worden volgens onderstaande tabel afgeschreven:

• 7.

  De nieuwe afschrijvingstermijnen worden toegepast voor alle nieuwe investeringen vanaf het jaar 2015 (investeringsoverzicht 2015) en volgende jaren.

• 8.

  Voor de investeringen tot en met 2014, zoals deze zijn opgenomen in het investeringsoverzichten tot en met 2014 vindt geen inhaalafschrijving plaats.

Artikel 10a Activa betreffende huisvesting gesloten systeem

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur geeft jaarlijks bij de begroting een overzicht van (de begrote onttrekkingen en toevoegingen aan) de reserves en voorzieningen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur neemt daarbij de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota reserves en voorzieningen. Daarin is opgenomen:

  • a.

    de vorming en besteding van reserves alsmede de minimale en/of maximale hoogte daarvan;

  • b.

    de vorming en besteding van voorzieningen;

  • c.

    de toerekening en verwerking van de rente over de reserves en voorzieningen.

• 3.

  De nota reserves en voorzieningen wordt elke vier jaar geactualiseerd en aan het Algemeen

Bestuur ter vaststelling aangeboden.

Artikel 14 Registratie bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige registratie van bezittingen.

• 2.

  Indien een actief administratief is afgeschreven, maar nog in gebruik is, wordt deze gehandhaafd in de activa administratie.

• 3.

  Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de organisatie systematisch worden gecontroleerd.

• 4.

  Bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.

Titel3Paragrafen

Artikel 17 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  In het kader van de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting wordt aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen en het materieel en de hieraan verbonden lasten.

• 2.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallige onderhoud.

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

  • a.

    De kasgeldlimiet;

  • b.

    De renterisiconorm;

  • c.

    De huidige liquiditeitspositie;

  • d.

    De liquiditeitsplanning en de toekomstige financieringsbehoefte;

  • e.

    De rentevisie;

  • f.

    De rentekosten en -opbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19 Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in de jaarrekening wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen.

Artikel 20 Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op bestaande, nieuwe, gewijzigde of beëindigde verbonden partijen; de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbonden partijen;de financiële en bestuurlijke inbreng van de Veiligheidsregio en relevante actuele ontwikkelingen.

Titel4Financiëleorganisatieenadministratie

Artikel 21 Financiële administratie

Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat:

• 1.

  De inrichting en de werking van de (financiële) administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording en andere relevante wetgeving.

• 2.

  De administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de Veiligheidsregio

Zaanstreek-Waterland als geheel en in de organisatieonderdelen afzonderlijk;

• b.

  Het bevorderen van en afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• c.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden enz.;

• d.

  Het verschaffen van informatie aan budgethouders.

Artikel 22 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt in een besluit vast:

• a.

  Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  De te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties,

de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

e.De regels voor verlening van décharge over het gevoerde beheer van de organisatieonderdelen.

Artikel 23 Aanbesteding en inkoop

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor en legt de interne regels vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels ter zake van de Europese Unie.

Titel5Slotbepalingen

Artikel 24 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2014.

Artikel 25 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam Financiële verordening

Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland.