Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende regels betreffende de rekenkamer Verordening op de rekenkamer gemeente Weert 2012

Ondertekening

Bijlage 1 Interne procedure aanbieding en behandeling rekenkamerrapporten

• 1.

  Start onderzoek markeren door brief RK aan raad en B&W.

• 2.

  Overleg voorzitter RK met Algemeen Directeur/gemeentesecretaris en griffie over procedure en tijdpad.

• 3.

  Informatieverzoeken worden door de RK via de ambtelijk secretaris bij de concerncontroler neergelegd; deze draagt namens het college zorg voor de informatieverstrekking.

• 4.

  Aanbieding concept-rapport door RK aan B&W t.b.v. technische reactie (controle op feitelijke onjuistheden).

• 5.

  De technische reactie van B&W is niet-openbaar zonder eindtermijn (wordt op de niet-openbare besluitenlijst gezet).

• 6.

  Aanbieding concept-rapport met concept-conclusies en aanbevelingen door RK aan B&W t.b.v. bestuurlijke reactie.

• 7.

  De bestuurlijke reactie is niet-openbaar (wordt op de niet-openbare besluitenlijst gezet) tot de aanbieding van het eindrapport door de RK aan de raad met bestuurlijke reactie B&W als bijlage.

• 8.

  Het concept-rapport en de concept-conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer kunnen nog door de RK worden gewijzigd.

• 9.

  Aanbieding eindrapport met bestuurlijke reactie B&W als bijlage door RK aan raad, i.a.a. B&W. Rapport is openbaar.

• 10.

  Het rapport wordtdoor de agendacommissie geagendeerd (in het algemeen wordt dit zonder raadsvoorstel op de agenda vande informatiebijeenkomstgezet van commissie tot wiens taakveld het onderwerp behoorten op de agenda van de daaropvolgende commissievergadering).

• 11.

  (voorzitter) Rekenkamer houdt presentatie over onderzoeksrapport tijdens de informatiebijeenkomst.

• 12.

  De commissiegriffier maakt inhoudelijk raadsvoorstel (initiatiefvoorstel vanuit inhoudelijke raadscommissie) op basis van commissiebehandeling (mits fracties grotendeels op één lijn zitten). Wanneer de opvattingen van de verschillende fracties sterk uiteen lopen, dan gaat het rapport met een procedureel initiatiefvoorstel vanuit de inhoudelijke raadscommissie naar de raad.

• 13.

  Het inhoudelijke danwel procedurele initiatiefvoorstel wordt geagendeerd voor de raadsvergadering volgend op de commissiebehandeling (binnen dezelfde raadscyclus), tenzij er redenen zijn om dit te agenderen voor een latere cyclus.

• 14.

  Raadsbehandeling RK-rapport met raadsbesluit over conclusies en aanbevelingen.

• 15.

  Uitwerking aanbevelingen door B&W. Als nakoming van de aanbevelingen een raadsbesluit noodzakelijk maakt, zorgt het college ervoor dat een raadsvoorstel aan de raad wordt voorgelegd; betreft het nakoming door het college, dan wordt de raad hiervan in kennis gesteld via de jaarstukken of indien nodig d.m.v. een rapportage of brief.

• 16.

  Raad wordt telkens in de jaarstukken geïnformeerd over de stand van zaken nakoming aanbevelingen.

Artikelsgewijze toelichting bij verordening

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities om te voorkomen dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

Artikel 2

De raad heeft op 2 juni 2005 besloten een rekenkamer in te stellen, bestaande uit een externe voorzitter, tevens lid, en twee externe leden.  

Op 26 november 2014 heeft de raad besloten de omvang van de rekenkamer te bepalen op 2 externe leden (1 voorzitter en 1 lid).

Artikel 3

Het fractievoorzittersoverleg is het aanspreekpunt vanuit de raad voor de rekenkamer. Daarnaast verzorgt dit gremium de bemensing van de rekenkamer en houdt het fractievoorzittersoverleg jaarlijks een evaluatiegesprek met de voorzitter van de rekenkamer. De voorzitter kan hierbij worden vervangen door het lid van de rekenkamer. Het zal niet altijd nodig zijn dat het voltallige fractievoorzittersoverleg deze werkzaamheden rondom de rekenkamer op zich neemt. Daarom is in het tweede lid bepaald dat ook één of meerdere leden met deze taken kunnen worden belast.

Artikel 3a

Dit betreft de interne, bij de gemeente Weert gehanteerde, wijze van behandeling van rekenkamerrapporten. Vanwege het hoge detailgehalte is deze als bijlage bij de verordening gevoegd.

Artikel 4

Het eerste lid bevat, naast een herhaling van artikel 81c, eerste lid, van de wet, de bepaling dat de leden van de rekenkamer worden benoemd op de voordracht van het fractievoorzittersoverleg.

Op grond van artikel 81e moeten de leden van de rekenkamer openbaar maken welke andere functies dan het lidmaatschap van de rekenkamer zij vervullen. Artikel 81f noemt de functies die onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de rekenkamer. Alvorens tot benoeming van een lid over te gaan, zal de raad dus moeten vaststellen dat artikel 81f aan de benoeming niet in de weg staat.

Het tweede lid van artikel 4 bepaalt dat het fractievoorzittersoverleg de hiervoor benodigde informatie moet verschaffen. De kandidaat-leden zullen dus via het fractievoorzittersoverleg de informatie moeten verschaffen die zij op grond van artikel 81e van de wet na benoeming openbaar moeten maken. Ook dient duidelijk te zijn dat een beoogd lid zijn kandidatuur aanvaardt.

Op grond van artikel 81c, tweede lid, van de wet benoemt de raad de voorzitter van de rekenkamer in functie. Het derde lid geeft in aanvulling daarop een regeling voor de vervulling van het voorzitterschap als de voorzitter zelf tijdelijk niet in de gelegenheid is zijn functie te vervullen.

Mede gezien het beschikbare budget van de rekenkamer is er voor gekozen om geen plaatsvervangende leden te benoemen.

Artikel 5

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-activiteit te stellen in bepaalde situaties.

Artikel 6

De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de raad is een borg voor een behoorlijke uitvoering van haar taak. De rekenkamer is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad.

Artikel 7

Dit artikel handelt over de vergoeding die de leden ontvangen. Op grond van artikel 81k van de Gemeentewet stelt de raad de vergoeding voor de werkzaamheden van de leden en een tegemoetkoming in de door hen gemaakte kosten vast. De vergoeding is vastgesteld in de raadsvergadering van 17 maart 2005 en gewijzigd bij raadsbesluit van 26 november 2014. Indien de leden slechts gedurende een gedeelte van het jaar zijn benoemd wordt de vaste jaarlijkse vergoeding naar rato bepaald. De verordening voorziet er niet in dat de leden van de rekenkamer zelf onderzoek uitvoeren tegen uurtarief.

Artikel 8

Dit artikel handelt over de inzet van ambtenaren voor de rekenkamer. Volgens artikel 81j, lid 2, benoemt het college op voordracht van de voorzitter van de rekenkamer zoveel ambtenaren van de rekenkamer als nodig zijn voor een goede uitoefening van zijn werkzaamheden. Artikel 81j bepaalt tevens dat ambtenaren die worden benoemd voor de rekenkamer niet tevens werkzaamheden verrichten voor een ander orgaan van de gemeente. Formeel treedt de persoon in kwestie in dienst van de gemeente Weert, met alle arbeidsvoorwaarden die daar gelden, maar feitelijk voert de persoon alleen werkzaamheden uit in opdracht van de rekenkamer. De inzet van deze ambtenaar wordt bekostigd uit het budget van de rekenkamer. Deze inzet betreft met name inhoudelijke ondersteuning en/of het uitvoeren van onderzoeken.

Gelet op de hoogte van het budget zijn de mogelijkheden voor het benoemen van ambtenaren van de rekenkamer beperkt en zal de rekenkamer waarschijnlijk kiezen voor incidentele inschakeling van externe deskundigen. Mocht benoeming van ambtenaren toch aan de orde zijn dan zal t.z.t. via een mandaatregeling e.e.a. geregeld moeten worden met betrekking tot het overdragen van inhoudelijke (functioneringsgesprekken e.d.) en administratieve (opnemen vakantiedagen e.d.) taken.

Worden er geen ambtenaren van de rekenkamer benoemd, dan vindt de ambtelijke ondersteuning plaats door de griffie. De ondersteuning van de rekenkamer door de griffie wordt hieronder nader omschreven, maar omvat in hoofdlijnen de secretariële werkzaamheden rondom de vergaderingen van de rekenkamer, de stukkenstroom tussen rekenkamer en gemeente, de benoeming van rekenkamerleden alsmede het offertetraject bij het uitbesteden van onderzoeken.

Tot de werkzaamheden van de griffie voor de rekenkamer behoren:

• -

  plannen en organiseren van vergaderingen, verspreiding van vergaderstukken, verslaglegging van vergaderingen, verstrekken budgetinformatie, administratieve zorg voor ingekomen stukken, dossiervorming, tijdig informeren rekenkamer over procesgang en voortgang van het onderzoek, in ontvangst nemen en registratie van declaraties, maken initiatiefvoorstel voor de raad en eventueel introduceren van onderzoekers bij contactpersonen;

• -

  aan het college doorgeven van informatieverzoeken rekenkamer (deze verzoeken lopen via de concerncontroller);

• -

  aanbestedingsprocedures bij nieuwe onderzoeken;

• -

  organiseren sollicitatieprocedures leden rekenkamer;

• -

  deelname aan overleg regionale kring rekenkamer(commissie)secretarissen;

• -

  overige zaken zoals vermenigvuldiging en verspreiding van rapporten, actueel houden website.

Niet tot de ondersteuning van de rekenkamer door de griffie behoren:

• -

  het opstellen van een plan van aanpak inzake een onderzoek in eigen beheer;

• -

  het opstellen van een onderzoeksprogramma/-plan;

• -

  het opstellen van een jaarverslag;

• -

  het uitvoeren van onderzoek;

• -

  het opstellen of verwoorden van de conclusies en aanbevelingen na een onderzoek;

• -

  inhoudelijke ondersteuning;

• -

  informatievergaring voor de RK, in algemene zin dan wel specifiek betrekking hebbend op een onderzoek.

Beide opsommingen zijn niet-limitatief. Het maximaal aantal door de griffie aan de ondersteuning van de RK te besteden uren bedraagt 175 uur per jaar. Indien de rekenkamer behoefte heeft aan meer uren ambtelijke ondersteuning dan kan deze door de rekenkamer vanuit het onderzoeksbudget extern worden ingehuurd.

De medewerker van de griffie legt voor wat betreft zijn werkzaamheden voor de rekenkamer verantwoording af aan de rekenkamer.

Artikel 9

De onafhankelijkheid van de rekenkamer blijkt onder andere uit het feit dat zij zelfstandig bepaalt welke onderzoeken zullen worden ingesteld. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Dit verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Doordat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaalde gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamer niet voldoet aan een goed gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 10 Rapportage

Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat de onderzochte partij (meestal het college van burgemeester en wethouders) de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) concept-onderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats waarbij (in de fase van de technische reactie) de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien via het college aan de betreffende ambtenaren worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden uit het rapport te halen en te corrigeren. In de fase van de bestuurlijke reactie wordt het college de gelegenheid geboden om te reageren op de concept-conclusies en -aanbevelingen die de rekenkamer verbindt aan de (eventueel in de fase van de technische reactie gecorrigeerde) bevindingen.

De rekenkamer kan ook een onderzoek doen dat een van de instellingen als bedoeld in artikel 184 van de Gemeentewet betreft dan wel mede aangaat. Dit zijn instellingen die – kort gezegd – voor een belangrijk deel onder de verantwoordelijkheid van de gemeente vallen. De rekenkamer is één van de instrumenten die de raad tot zijn beschikking heeft in het kader van zijn controlerende taak op de uitvoering van beleid door het college. Het college is de door de rekenkamer onderzochte partij, ook in geval het onderzoek zich (mede) richt op de instellingen die in artikel 184 Gemeentewet worden genoemd. De rekenkamer legt een concept-rapport dan ook niet rechtstreeks voor wederhoor voor aan een instelling. Het college kan ervoor kiezen dat wel te doen, alvorens een technische of bestuurlijke reactie op een concept-rapport aan de rekenkamer uit te brengen. Een betrokken instelling ontvangt wel een afschrift van het eindrapport van de rekenkamer.

Tot slot brengt de rekenkamer een eindrapport naar buiten met bevindingen, conclusies en eventueel aanbevelingen.

Artikel 11

In het reglement van orde worden zaken vastgelegd zoals bijvoorbeeld de taken van de voorzitter, bepalingen omtrent vergaderingen en procedures bij stemmingen.

Artikelen 12, 13 en 14

Deze bepalingen behoeven geen toelichting.