Budgethoudersregeling gemeente Westerveld

BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE WESTERVELD

Begripsbepalingen Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• ·

  Budget: de middelen die via de programmabegroting en productenraming of bij tussentijdse begrotingswijziging zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaat- en prestatieafspraken.

• ·

  Projectbudget

Budget dat is toegekend voor een project. Dit budget wordt beschikbaar gesteld voor de duur van het project. Indien het project nog niet is afgerond, wordt het budget dat resteert aan het eind van het boekjaar automatisch overgeheveld naar het volgende boekjaar

• ·

  Krediet: de door de raad beschikbaar gestelde middelen voor éénmalige investeringen.

• ·

  Budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor een rechtmatig en doelmatig financieel beheer van de aan hem, door of namens het college, aangewezen budgetten en kredieten en hierover aan de directeur zowel inhoudelijk als financieel verantwoording aflegt. De budgethouder is verantwoordelijk voor het vastleggen en akkoord verklaren van verplichtingen.

• ·

  Afdelingscontroller: ondersteuning bijt budgetbeheer en ondersteuning bij de verplichtingenadministratie van de afdeling. Het signaleren en monitoren van afwijkingen, waaronder het budgetbeheer van projecten en beleidsopdrachten.

• ·

  Beoordelaar: de medewerker die belast is met de uitvoering van de verplichtingenadministratie. De medewerker die kan bevestigen dat de geleverde dienst of het goed is ontvangen en de ontvangen factuur juist is. De beoordelaar (ook wel codeerder genoemd) codeert de uitgave/factuur ten behoeve van de boeking in de gemeentelijke administratie. Hij/zij controleert tevens of het budget toereikend is. De beoordelaar functioneert naast de budgethouder om ervoor te zorgen dat 2 medewerkers ieder afzonderlijk en zelfstandig de factuur beoordelen om zodoende de kans op fouten te verkleinen.

Uitzondering: voor een uitgave/factuur die betrekking heeft op “de aanneming van werken” en die in de verplichtingenadministratie is vastgelegd, is akkoordverklaring door alleen de beoordelaar voldoende. Deze uitzondering geldt alleen voor de aanneming van werken en niet voor leveringen van goederen en/of diensten. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor het budgetbeheer.

• ·

  Directeur: de algemeen directeur/de gemeentesecretaris.

• ·

  Verplichtingen/overeenkomsten:

  • a.

    het besluit tot aanneming van werken voor of door de gemeente Westerveld. Hieronder wordt verstaan:

    • burgerlijke en utiliteitsbouw;

• grond-, weg- en waterbouw (GWW). Hiertoe worden doorgaans alle infrastructurele werken gerekend, maar bijvoorbeeld ook een gebiedsontwikkelingsproject, dat uit een samenstel van bouwkundige en civieltechnische werken bestaat, moet als een werk worden beschouwd.

• b.

  het besluit tot aangaan van overeenkomsten tot de levering van goederen aan de gemeente Westerveld. Hieronder wordt verstaan: • de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten, of • indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering.

• c.

  het besluit tot het aangaan van overeenkomsten tot de verlening van diensten aan de gemeente Westerveld. het begrip dienst is te beschouwen als een restbegrip. Als het geen werk of levering is, is het een dienst. Diensten hebben vrijwel altijd betrekking op het inkopen van kennis, capaciteit, onderhoud of reparatie (bijv. juridische advisering, accountantsdiensten, groenvoorzieningen, onderhoud sloten, maaiwerk, catering).

• d.

  de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins door de gemeente beschikbaar gestelde bedragen.

Aanwijzing van budgethouders

Artikel 3

De griffier is eerste budgethouder voor de budgetten en kredieten ten behoeve van de gemeenteraad.

Verantwoordelijkheden Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders is eindverantwoordelijk voor de beheersing van de budgetten en kredieten binnen de kaders van de productenraming inclusief tussentijdse wijzigingen door het college.

Artikel 5

De medewerker die is aangewezen als budgethouder is verantwoordelijk voor het behalen van de aangekondigde doelen en resultaten in de programmabegroting binnen de aan de budgethouder toegewezen budgetten en de kredieten. Tevens is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie van de geraamde inkomsten, waarvoor hij als budgethouder is aangewezen.

Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 7

• 1.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten die niet binnen hetzelfde programma vallen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als hij daarvoor van de Raad vooraf toestemming heeft gekregen.

• 2.

  De budgethouder kan tussen de budgetten voor verschillende producten binnen hetzelfde programma, waarvoor hij als zodanig is aangewezen, uitsluitend budgettair neutraal overhevelen, als hij daarvoor vooraf van het college toestemming heeft gekregen.

• 3.

  De budgethouder kan tussen de verschillende onderdelen van budgetten voor hetzelfde productbudgettair neutraal overhevelen mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan zijn budget verbonden prestaties en de wijzigingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van het betreffende produkt.

• 4.

  De directeur dient toestemming te geven voor het aanwenden van onderschrijdingen op salarislasten.

• 5.

  Overheveling is niet toegestaan met betrekking tot:

• -

  doorbelastingen van de (hulp)kostenplaatsen

• -

  budgetten die gekoppeld zijn aan urenbesteding

• -

  kapitaallasten

• -

  omwisseling van investeringskosten en exploitatiekosten

• -

  budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve of een voorziening

Rapportage en verantwoording

Artikel 8

• 1.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de benodigde informatie ten behoeve van de planning- en controlcyclus. Hij legt daarmee, gehoord hebbende het MT, verantwoording af aan de directeur over het gevoerde beleid en beheer, zowel inhoudelijk als financieel.

• 2.

  Op de inhoud en frequentie van de in het eerste lid bedoelde verantwoording zijn de daarvoor vastgestelde planning, afspraken en kwaliteiten in het kader van de planning- en controlcyclus van toepassing.

• 3.

  Bij dreigende budgetafwijking of afwijking van het beschikbaar gestelde krediet kan de

budgethouder in de bestuursrapportages een verzoek doen voor bijstelling van het budget c.q. het krediet.

• 4.

  In de reguliere rapportages meldt de budgethouder welke investeringen zijn gedaan en welke kredieten kunnen worden afgesloten. De budgethouder stelt binnen drie maanden na afronding van een investering een nacalculatie op. In deze nacalculatie komt aan de orde:

• -

  de aanbestedingsresultaten;

• -

  het verschil tussen voor- en nacalculatie en de verklaring daarvan.

• 5.

  De na afloop van het boekjaar resterende budgetten vallen in het rekeningresultaat. Overheveling van budgetten is slechts mogelijk na toestemming door de Raad. Investeringskredieten en restanten daarvan worden afgeraamd, indien deze aan het eind van het opvolgende dienstjaar niet zijn besteed. Hiervan kan worden afgeweken als de budgethouder gemotiveerd kan aantonen dat de prestaties geheel of gedeeltelijk nog zullen worden geleverd.

Overdracht

Artikel 9

Het budgethouderschap van budgetten worden toebedeeld aan een functionaris. Bij afwezigheid van deze functionaris wordt deze vervangen door zijn vervanger conform de vervangingsregeling. Bij afwezigheid van de griffier worden diens taken overgenomen door de waarnemend griffier. Bij afwezigheid van een beoordelaar wordt deze vervangen door een, door de leidinggevende aan te wijzen, collega uit hetzelfde team.

Informatieverstrekking

Artikel 10

• 1.

  De Manager II van het team financiën & belastingen draagt er zorg voor, dat de budgethouders beschikken over actuele en volledige informatie over de budgetten waarvoor zij als budgethouder zijn aangewezen.

• 2.

  De budgethouders worden in de gelegenheid gesteld in de financiële administratie alle gegevens over hun budgetten te raadplegen.

• 3.

  De financiële administratie toetst of de facturen en de documenten over inkomsten voldoen aan de formele vereisten.

• 4.

  De financiële administratie effectueert de boeking en de betaling van de geaccordeerde facturen en documenten.

• 5.

  De financiële administratie draagt zorg voor het debiteurenbeheer, heeft de invorderingsplicht en neemt zo nodig invorderingsmaatregelen.

Slotbepaling Artikel 11

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het College nadat daarover door of namens de directeur advies is uitgebracht.

Inwerkingtreding/Citeerartikel Artikel 12

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op de datum van haar vaststelling.

• 2.

  Met de vaststelling van deze regeling zijn alle voorgaande regelingen betreffende het

  budgethouderschap vervallen.

• 3.

  Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling 2013”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van WesterveldVan 25 juni 2013

de secretaris, de burgemeester,

N.L.J.J. Dusink H. Jager