Procedureregeling OpKoers

Procedureregeling OpKoers

• • Artikel 1 Begripsbepalingen

  • Artikel 2 Uitgangspunten

• Afsprakenkaart

  • Artikel 3 Werkafspraken

  • Artikel 4 Afspraken over competenties

  • Artikel 5 Afspraken over ontwikkeling, loopbaan en mobiliteit

  • Artikel 6 Vaststelling en onderhoud afsprakenkaart

• Voortgangsgesprek

  • Artikel 7 Voortgangsgesprek

  • Artikel 8 Werkwijze

• Beoordelingsgesprek

  • Artikel 9 Beoordeling

  • Artikel 10 Frequentie

  • Artikel 11 Beoordelaars

  • Artikel 12 Werkwijze

  • Artikel 13 Accorderen beoordeling

  • Artikel 14 Vaststelling beoordeling

  • Artikel 15 Slotbepaling

• 1

  Medewerker: de ambtenaar als bedoeld in artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR/UWO.

• 2

  Bevoegd gezag:de burgemeester, de werkgeverscommissie van de raad, de algemeen directeur / gemeentesecretaris, de directeuren en de griffier of het hoofd van de afdeling waar de medewerker werkzaam is.

• 3

  Leidinggevende:diegene die uit hoofde van zijn generieke functiebeschrijving, vallend onder de functiefamilie Leiding, vanuit een hiërarchische positie leiding geeft.

• 4

  Eerste beoordelaar:de direct leidinggevende van de medewerker, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris.

• 5

  Tweede beoordelaar:de direct leidinggevende van de onder lid 4 bedoelde functionaris, dan wel de door het bevoegd gezag in diens plaats aangewezen functionaris.

• 6

  OpKoers: het beoordelingssysteem van de gemeente Zoetermeer (Op kwaliteit, ontwikkeling en resultaat sturen).

• 7

  Informatie van derden:feiten door een derde naar voren gebracht, die een bijdrage leveren aan de oordeelsvorming.

• 8

  Profit: het elektronische HRM-systeem van de Gemeente Zoetermeer.

• 9

  Afsprakenkaart: het format in Profit waarop de afspraken staan aangegeven die tussen de eerste beoordelaar en de medewerker zijn gemaakt over werkzaamheden, competenties en ontwikkeling.

• 10

  Voortgang: de versie van de afsprakenkaart in Profit die de voortgang en/of aanpassingen in de gemaakte afspraken bevat.

• 11

  Beoordeling: de versie van de afsprakenkaart in Profit die het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens bevat.

• 12

  Beoordelingstijdvak: het tijdvak vanaf de periodiekdatum van de medewerker tot een jaar daarna.

• 13

  Periodiekdatum:de eerste dag van de maand waarin de aanstelling een jaar is verstreken en nadien telkens één jaar later.

• 14

  P&O adviseur: de adviseur op het gebied van P&O.

• 15

  Functie: het geheel van werkzaamheden dat door de medewerker is te verrichten. Onder ‘werkzaamheden’ wordt verstaan: de in de generieke functiebeschrijving genoemde resultaatgebieden en de individueel gemaakte afspraken zoals vastgelegd op de afsprakenkaart van de medewerker.

Minimaal drie keer per jaar wordt met de medewerker een OpKoers gesprek gehouden. De gespreksmomenten zijn:

• a

  het gesprek rond de afsprakenkaart;

• b

  het voortgangsgesprek en

• c

  het beoordelingsgesprek

De medewerker en eerste beoordelaar maken samen afspraken over de werkzaamheden die de medewerker in het beoordelingstijdvak gaat verrichten.

Bij elke werkafspraak geeft de medewerker aan welk resultaat wordt behaald, aan welke kwaliteit en kwantiteit het zal voldoen en de planning waarbinnen het resultaat wordt gerealiseerd.

De gemaakte afspraken legt de medewerker vast in zijn persoonlijke afsprakenkaart in Profit.

Het bevoegd gezag kan besluiten voor groepen medewerkers een uniforme afsprakenkaart te hanteren. Op basis van een dergelijke kaart kunnen vervolgens met een medewerker aanvullende individuele afspraken worden gemaakt.

De medewerker en eerste beoordelaar maken samen afspraken over competenties. De afspraken gaan over hoe de medewerker de competenties moet inzetten bij de realisering van zijn werkafspraken en over wat daarvoor nodig is.

Er zijn drie kerncompetenties die op de afsprakenkaart van iedere medewerker staan, te weten klantgericht werken, samenwerken en communiceren.

Daarnaast zijn uit het competentieprofiel behorende bij de generieke functie van de medewerker, de overige competenties overgenomen.

Maximaal 2 competenties kunnen er buiten het eigen competentieprofiel worden toegevoegd, indien dat voor de realisering van de werkafspraken wenselijk is.

De medewerker en eerste beoordelaar maken samen afspraken over de persoonlijke ontwikkeling, de loopbaan en de plaatsingperiode in algemene dienst.

Met de medewerker kunnen afspraken gemaakt worden over opleidingen, cursussen en ontwikkeling die noodzakelijk of vereist zijn voor de huidige functie.

Met de medewerker kunnen afspraken gemaakt worden over de verdere ontwikkeling in zijn vakgebied of over de groei naar een andere functie.

Indien de medewerker aangesteld is in algemene dienst en voor een bepaalde periode op een functie is geplaatst, wordt er over de vervolgstappen na afloop van de plaatsingsperiode gesproken en worden hierover afspraken gemaakt.

De afsprakenkaart wordt door de medewerker en de eerste beoordelaar geaccordeerd.

Komt ondanks de inspanning van beide partijen geen overeenstemming over de afsprakenkaart tot stand en weigert de medewerker de afsprakenkaart te accorderen, kan de eerste beoordelaar de afsprakenkaart eenzijdig vaststellen.

De medewerker is verantwoordelijk voor de actualiteit van zijn afsprakenkaart.

Gedurende de looptijd van de afsprakenkaart kunnen afspraken wijzigen en nieuwe afspraken worden toegevoegd. De afsprakenkaart wordt hierop aangepast in de versie van het voortgangsgesprek.

Tenminste eenmaal per jaar vindt halverwege het beoordelingstijdvak een voortgangsgesprek tussen de medewerker en de eerste beoordelaar plaats. Indien er tussentijds ontwikkelingen zijn die invloed op (de voortgang van) afspraken hebben, kan ook vaker een voortgangsgesprek worden gehouden.

In het voortgangsgesprek wordt aan de hand van de met de medewerker overeengekomen afsprakenkaart de voortgang van de afspraken en het functioneren van de medewerker besproken.

De medewerker bereidt het voortgangsgesprek voor door de voortgang van zijn (geactualiseerde) afspraken vast te leggen in Profit en bespreekt dit met de eerste beoordelaar tijdens het voortgangsgesprek.

De medewerker legt de uitkomst van het voortgangsgesprek vast in Profit waarna zowel de medewerker als de eerste beoordelaar het voortgangsgesprek accorderen.

Komt ondanks de inspanning van beide partijen geen overeenstemming over het voortgangsgesprek tot stand, kan de eerste beoordelaar het voortgangsgesprek eenzijdig vaststellen.

De beoordeling vindt plaats op de tussen de eerste beoordelaar en de medewerker overeengekomen afspraken zoals bedoeld in artikel 3, 4 en 5 en vermeld op de meest actuele afsprakenkaart van de medewerker.

Indien over de competenties (artikel 4) en de ontwikkeling/loopbaan/mobiliteit (artikel 5) geen individuele afspraken zijn gemaakt, worden deze niet beoordeeld.

De beoordeling wordt vastgesteld door het hoofd van de afdeling waar de betreffende medewerker werkzaam is. Is het afdelingshoofd tevens de eerste beoordelaar, dan wordt de beoordeling in hiërarchische lijn door het naast hogere bevoegd gezag vastgesteld.

Over de medewerker wordt tenminste eenmaal per jaar, aan het einde van het beoordelingstijdvak, een beoordeling uitgebracht.

Na een indiensttreding of een plaatsing van de medewerker in een nieuwe functie wordt een beoordeling, als bedoeld in artikel 9, binnen negen maanden uitgebracht.

Indien een medewerker is overgeplaatst of met een nieuwe functie is belast, vangt op het tijdstip daarvan een nieuw beoordelingstijdvak aan.

Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak langer dan 9 maanden ziek is geweest, vindt geen beoordeling plaats. Indien de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak korter dan 9 maanden of 9 maanden ziek is, worden de afspraken over de resterende periode beoordeeld.

Een beoordeling geschiedt door de eerste beoordelaar.

In voorkomende gevallen kan een interim-manager, mits voldoende geïnformeerd, als eerste beoordelaar optreden. Indien de tweede beoordelaar van oordeel is dat de interim-manager over onvoldoende informatie beschikt om de beoordeling op te kunnen maken, wordt het beoordelingsgesprek door de tweede beoordelaar gevoerd.

Het bevoegd gezag kan in het belang van een zo juist mogelijke beoordeling naast de eerste beoordelaar, andere functionarissen aan de beoordeling doen deelnemen.

In het belang van een zo juist mogelijke beoordeling kan op verzoek van de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker informatie van derden bij de beoordeling betrokken worden.

Welke informatie van derden betrokken is bij de beoordeling en van wie deze informatie komt, wordt in de beoordeling vastgelegd.

Een beoordeling wordt opgesteld door de eerste beoordelaar en minimaal drie dagen voor het beoordelingsgesprek via Profit aan de medewerker aangeboden.

De eerste beoordelaar voorziet elke afspraak zoals bedoeld in artikel 9 lid 1 van een omschreven oordeel. De beoordeling resulteert in een waardering. De waarderingen zijn:

• a

  Onvoldoende: heeft niet voldaan aan de gemaakte afspraken;

• b

  Matig: heeft gedeeltelijk voldaan aan de gemaakte afspraken;

• c

  Goed en volledig: heeft voldaan aan de gemaakte afspraken;

• d

  Zeer goed: heeft kwalitatief óf kwantitatief meer dan voldaan aan de gemaakte afspraken;

• e

  Uitstekend: heeft kwalitatief én kwantitatief de gemaakte afspraken ruim overstegen.

De beoordeling wordt vóór vaststelling met de medewerker besproken.

Op verzoek van het bevoegd gezag, de eerste dan wel de tweede beoordelaar of de medewerker, vindt de beoordeling plaats in aanwezigheid van de P&O adviseur.

De eerste beoordelaar kan toestaan dat op verzoek van de medewerker een door de medewerker aangewezen derde bij het beoordelingsgesprek aanwezig is. Deze derde neemt geen deel aan de inhoudelijke bespreking.

De medewerker wordt tijdens het beoordelingsgesprek in de gelegenheid gesteld zijn mening omtrent de beoordeling te geven.

Naar aanleiding van door de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek naar voren gebrachte argumenten kan wijziging van de beoordeling plaatsvinden door de eerste beoordelaar, indien aanwezig in overleg met door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen en de P&O adviseur.

De beoordeling wordt vastgelegd in de versie van de afsprakenkaart die het oordeel en de daarmee verband houdende gegevens bevat.

De beoordeling wordt door de eerste beoordelaar en de eventueel door het bevoegd gezag aangewezen functionarissen via Profit geaccordeerd. Vervolgens accordeert de medewerker de beoordeling.

Indien de medewerker aan het eind van het gesprek aangeeft de beoordeling vanwege de inhoud niet te kunnen accorderen en/of de beoordeling voor gezien tekent, vindt binnen een termijn van twee weken een tweede gesprek plaats. De medewerker geeft in een apart scherm in Profit aan om welke redenen hij de beoordeling niet kan accorderen.

Na het gesprek zoals bedoeld in het vorige lid stelt het bevoegd gezag conform artikel 14 de beoordeling digitaal vast.

Indien de medewerker de beoordeling ook na afloop van het tweede gesprek zoals bedoeld in het vorige lid niet wil accorderen, heeft hij de mogelijkheid om de beoordeling voor gezien te tekenen.

De beoordeling wordt door het bevoegd gezag via Profit, vastgesteld. Het bevoegd gezag is hierbij in beginsel het hoofd van de afdeling.

Het bevoegd gezag kan beoordelaars opdragen de beoordeling opnieuw te doen plaatsvinden.

Indien hoofd van de afdeling de eerste beoordelaar is, dient voor het ‘bevoegd gezag’ zoals opgenomen in het eerste lid van dit artikel te worden gelezen ‘de directeur of de griffier’, al naar gelang waar de medewerker werkzaam is.

Indien de beoordeelde zelf het hoofd van de afdeling is, dient voor het ‘bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en het tweede lid van dit artikel te worden gelezen ‘de directeur of de griffier’, al naar gelang waar de medewerker werkzaam is.

Indien de beoordeelde zelf de directeur van een directie is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en het derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de algemeen directeur / gemeentesecretaris’.

Indien de beoordeelde zelf de griffier van de griffie is, dient voor ‘het bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel, te worden gelezen ‘de werkgeverscommissie van de raad’.

Indien de beoordeelde zelf de algemeen directeur / gemeentesecretaris is, dient voor het ‘bevoegd gezag’, zoals opgenomen in het eerste en derde lid van dit artikel te worden gelezen ‘de burgemeester’.

Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Procedureregeling OpKoers’ en treedt in werking op 1 januari 2014.

Met de invoering van deze regeling vervalt de ‘Procedureregeling Beoordelen’ en de bijbehorende toelichting van 1 oktober 2010.