Verordening financieel beheer Bloemendaal 2018

1. Alle begrippen die in deze verordening worden gebruikt en ook voorkomen in de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten hebben dezelfde betekenis als in genoemde regelingen.

2. Deze verordening verstaat onder:

• a.

  gemeente: de gemeente Bloemendaal;

• b.

  raad: de gemeenteraad van Bloemendaal;

• c.

  college: college van burgemeester en wethouders van Bloemendaal;

• d.

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Bloemendaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• e.

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

• f.

  inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking reserves;

• g.

  netto schuld: bruto schuld minus de omvang van de geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak. Onder bruto schuld wordt verstaan het totaal van langlopende leningen, kortlopende schulden, crediteuren en overlopende passiva. Onder geldelijke bezittingen die niet zijn ingezet voor de publieke taak wordt verstaan het totaal van langlopende uitzettingen, vorderingen, liquide middelen en overlopende activa;

• h.

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

1. De gemeenteraad stelt vóór het zomerreces de financiële kaders vast voor de programmabegroting van het volgende jaar. Voor zover mogelijk worden beleidsmatige kaders aan de raad voorgesteld (kadernota met perspectief). Het college gebruikt deze kaders voor het opstellen van de programmabegroting. De raad kan alleen in de kadernota de programma-indeling voor het volgende begrotingsjaar wijzigen.

2. Het college biedt de raad vóór behandeling van de kadernota en voorjaarsnota (maar uiterlijk in de raadsvergadering van juni) ieder jaar de jaarstukken inclusief accountantsverklaring over het daaraan voorafgaande jaar aan.

3. De raad stelt bij de programmabegroting op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en over de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

4. In overleg tussen college en de auditcommissie wordt elk jaar een gezamenlijke P&C-planning opgesteld.

5. In de begroting is een post onvoorzien opgenomen.

1. Bij de programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de taakveldenraming, ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt er een overzicht gegeven van de taakveldenrealisatie, ingedeeld naar programma’s.

2. In de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

3. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

4. In de programmabegroting wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan de output en outcome in de verschillende programma’s. In de jaarrekening wordt hierover verantwoording afgelegd.

5. In de programmabegroting wordt een overzicht opgenomen van de verordeningen en beleidsstukken, die van toepassing zijn op dat programma met het jaartal van inwerkingtreding.

6. In de programmabegroting en -rekening wordt in de paragraaf kapitaalgoederen een overzicht opgenomen van de onderhoudsnota’s waarin het jaartal van de laatste actualisatie wordt vermeld. Tevens wordt het beleid ten aanzien van actualisatie van de nota’s uiteengezet.

7. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het college is gemandateerd om niet bestede middelen voor jaargrensoverschrijdende activiteiten van voorgaand begrotingsjaar in het lopende begrotingsjaar te besteden tot vaststelling van de jaarrekening over het voorgaande jaar. Aan het einde van een begrotingsjaar biedt het college de raad een overzicht aan van niet bestede middelen voor jaargrensoverschrijdende activiteiten. Het college doet in het eerste kwartaal een voorstel aan de raad hoe om te gaan met de budgetoverschotten.

4. Verschuivingen van lasten tot € 25.000 per geval binnen het programmabudget zijn geoorloofd, zolang de lasten passen binnen het beleid van de raad. Voor een lastenverschuiving groter dan € 25.000 per aanvraag dient vooraf de raad om een besluit gevraagd te worden.

5. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten.

1. Het college informeert de raad regelmatig over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente. Naast het jaarverslag wordt minimaal twee maal per jaar over de voortgang gerapporteerd. Gestreefd wordt naar een actuele rapportage die in korte tijd wordt opgesteld, en kort voor de behandeling in de raad beschikbaar is.

2. Over de concrete rapportagemomenten worden jaarlijks afspraken gemaakt met de auditcommissie in een P&C-planning. Streven is om voor de eerste keer te rapporteren vóór het zomerreces en voor de tweede keer vóór vaststelling van de programmabegroting.

3. Gelijktijdig bij de tussenrapportages wordt gerapporteerd over (afwijkingen in) de projecten. Bij grote afwijkingen of bij go/no go besluiten wordt de raad separaat geïnformeerd.

1. Activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs.

2. De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven op basis van de economische levensduur, waarbij regels/afschrijvingstermijnen gelden die te vinden zijn in de nota activabeleid.

3. In de nota activabeleid worden de overige afspraken en regels ten aanzien van het activeren en afschrijven van activa bepaald.

1. Voor de vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

2. Voor openstaande vorderingen betreffende:

• a.

  Onroerende-zaakbelastingen;

• b.

  Precariobelasting;

• c.

  Hondenbelasting;

• d.

  Parkeerbelasting;

• e.

  Rioolheffing;

• f.

  Afvalstoffenheffing; en

• g.

  Bijstandsverstrekking

wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen van geleverde goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

3. De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen van geleverde goederen, werken en diensten aan overheidsbedrijven en derden, is op basis van personeelslasten waarbij de productieve uren als verdeelsleutel worden gehanteerd.

4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald door het saldo van de rentelasten en –baten, verantwoord op taakveld Treasury, te delen door de boekwaarde per 1 januari van de vaste activa die integraal zijn gefinancierd. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond.

5. In afwijking van het vierde lid wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening die voor de financiering van de verstrekte lening is aangetrokken. Deze rente wordt verhoogd met een opslag voor het debiteurenrisico.

6. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de leningenportefeuille.

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

• a.

  leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

• b.

  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

• c.

  een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

• d.

  een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

• e.

  een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

• f.

  een bevoordeling van publieke media-instellingen en

• g.

  een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a.

  de voortgang van het geplande onderhoud;

• b.

  de omvang van het achterstallig onderhoud.

2. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar beheerplannen aan voor:

• -

  Wegen

• -

  Openbare verlichting

• -

  Kunstwerken

• -

  Rioleringen

• -

  Beschoeiingen

• -

  Groenvoorzieningen

• -

  Gebouwen en Woningen

Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud. De raad stelt het plan vast.

3. De hieruit voortvloeiende onderhoudsplannen worden elk jaar geactualiseerd en de consequenties hiervan worden verwerkt in de begroting.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  het verschaffen van managementinformatie;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

2. Er worden indicatoren onderhouden met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

3. Er zijn registraties voor het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

1. Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden.

2. Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten.

3. Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2018;

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beheer Bloemendaal 2018.