Verordening Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA)

Ondertekening

Bijlage 1

Overzicht van de binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang tot de GBA hebben:

Bijlage 2 Taken afnemers.

Bijlage 3 Vrije derden

Bijlage 4 Terugmeldingsverplichting

​1 Inleiding

In de periode 2007-2010 wordt de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) als basisregistratie ingevoerd bij de gemeente Waterland  Dit houdt voor elke binnengemeentelijke afnemer in:

• *

  verplicht gebruik van authentieke persoonsgegevens uit de GBA voor het uitoefenen van een publiekrechtelijke taak;

• *

  verplichte terugmelding bij gerede twijfel en;

• *

  eenmalige gegevensverstrekking van de burgers aan de gemeente.

De afdeling Burgerzaken, in de rol van registratiehouder, moet in staat zijn om de terugmeldingen van de binnen- en buitengemeentelijke afnemers adequaat af te handelen. Alle afnemers hebben de verplichting ervoor zorgen dat de persoonsgegevens op het moment van gebruik identiek zijn aan de actuele gegevens in de GBA. Wil de afnemer hiervan afwijken dan mag dat pas nadat hierover een terugmelding is gedaan. Bovendien moeten alle afnemers het principe van eenmalige bevraging van de burger hebben doorgevoerd in de werkprocessen.

In praktijk komt het er op neer dat elke sectie, elke collega gemeenteambtenaar, die gebruik wenst te maken of gebruik maakt van persoonsgegevens van een burger voor het uitoefenen van een publiekrechtelijke taak, deze gegevens actueel moet onttrekken uit de GBA.

Een eigen persoonsregistratie is dus wettelijk verboden, tenzij direct gekoppeld is aan de GBA op een manier waardoor de opgeslagen gegevens in de eigen administratie automatisch actueel gehouden worden. Dit wil niet zeggen dat iedereen geautoriseerd kan worden voor de inzage in de GBA. De gegevens van de in Waterland te gebruiken applicatie, waarmee applicaties aan de GBA gekoppeld kunnen worden) lopen één op één met de gegevens uit het GBA. Elke collega kan in principe van deze applicatie gebruik maken. Dit wordt al gedaan door een aantal afdelingen maar het mag duidelijk zijn dat iedereen die belast is met de uitvoering van een of meerdere publiekrechtelijke taken, hiertoe verplicht is.

Elke afdeling moet zich realiseren dat de invoering van de basisregistratie personen gevolgen heeft voor procesbeschrijvingen op de afdeling. Elke afdeling is zelf verantwoordelijk voor het aanpassen van deze beschrijvingen.

Tenslotte dient iedereen zijn werkwijze aan te passen. Want in plaats van het laten invullen van een aanvraagformulier voor een dienst door de burger (wat voor aanvraag dit ook is), dient met behulp van het BSN (Burger Service Nummer) of bijvoorbeeld de naam en de geboortedatum van de persoon, de persoonsgegevens van de burger te worden opgeroepen uit onze applicatie, zodat de burger niet bij elke aanvraag cq. handeling al zijn of haar persoonsgegevens hoeft te geven/tonen. De burger mag wel om legitimatie worden gevraagd, maar niet om gegevens waarvan verwacht mag worden dat deze bij de overheid bekend zijn. Denk aan burgerlijke staat, kinderen etc.

Een mooi vooruitzicht waar uiteraard nog het nodige voor gedaan moet worden. De verdere voortgang van de invoering van de basisregistratie personen zal parallel lopen aan de invoering van de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen) en technische en/of andere veranderingen op geautomatiseerd gebied (invulling van de gemeentebrede ICT-voorziening). 

Maar omdat de invoering van de basisregistratie personen ver gevorderd is qua opzet en gebruik,  is er besloten om de terugmeldingsverplichting (TMV) in werking te stellen. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van het gemeentebestuur. Zij hebben besloten de uitvoering hiervan aan de afdeling Burgerzaken over te dragen.

​2 Wat zijn authentieke persoonsgegevens?

Alle afnemers worden bij wet verplicht actuele  authentieke gegevens in de GBA te gebruiken, voor zover zij hiervoor zijn geautoriseerd en deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de taak. Alle authentieke gegevens zijn genoemd in Bijlage I.

3 Terugmelden

Bij B&W besluit van 27-10-2009 is besloten de terugmeldingsverplichting in te voeren. Alle binnengemeentelijke afnemers worden bij deze verplicht bij gerede twijfel afwijkingen in actuele authentieke gegevens terug te melden aan de GBA afdeling  Burgerzaken. De combinatie van verplicht gebruik met de verplichte terugmelding van mogelijke fouten in actuele authentieke gegevens is een belangrijk middel om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de gegevens zo optimaal mogelijk blijft.

3.1. Wie

De voorschriften voor de basisregistratie personen, dus ook het verplichte gebruik van de actuele authentieke gegevens in de GBA gelden voor alle bestuursorganen die een publiekrechtelijke taak  uitoefenen. Deze worden in de wet GBA (interne) afnemers genoemd. Wat een bestuursorgaan ofwel afnemer is, bepaalt de Algemene wet bestuursrecht in artikel 1:1 (dit geldt voor de hele Gemeente Waterland, voor elke afdeling/collega die een publiekrechtelijke taak uitoefent).

3.2. Hoe

• *

  In eerste instantie dient een interne afnemer de burger, die  meldt dat zijn/haar gegevens niet juist zijn, in persoon door te sturen naar de afdeling Burgerzaken. Bij de sectie burgerzaken krijgt de burger te horen of een gegeven gewijzigd kan worden en op welke voorwaarden.

• *

  Als er geen direct contact is met de burger dan moet de afnemer bij gerede twijfel over de juistheid van de GBA-gegevens, de terugmelding zelf doen. Dit moet schriftelijk en altijd. Hiervoor is een formulier ontworpen (Bijlage II). Dit kan ook digitaal (intranet) worden ingevuld en aan burgerzaken worden gestuurd/gemaild.

In de regelgeving is vastgesteld dat een terugmelding moet gebeuren voordat de afnemer verder gaat met zijn proces op basis van andere gegevens. De afdeling burgerzaken zal naar aanleiding van de terugmelding binnen 5 dagen beoordelen of er een onderzoek wordt ingesteld en indien van toepassing het gegeven na onderzoek aanpassen in de GBA.

3.3. Uitzonderingen

Het is duidelijk dat (interne) afnemers de authentieke persoonsgegevens in de GBA verplicht moeten gebruiken. Er zijn echter situaties waarin dit niet kan. Het gaat om de volgende uitzonderingssituaties, die hierna worden toegelicht:

• 1.

  bij een gegeven staat een aantekening dat het gegeven in onderzoek is

• 2.

  een medewerker twijfelt aan de juistheid van een gegeven en heeft een terugmelding gedaan

• 3.

  er zijn wettelijke uitzonderingen op verplicht gebruik en

• 4.

  onder omstandigheden is het verplichte gebruik in strijd met een goede taakvervulling.  

3.4. Onderzoek

In geval van een onderzoek zijn er twee opties:

1. de medewerker kan de behandeling opschorten en de uitkomst van het onderzoek naar het gegeven afwachten.

Wanneer? In gevallen waarin een authentiek gegeven in de GBA in onderzoek is en waarin zekerheid over het gegeven van belang is voor de behandeling.

Hoelang? Totdat het onderzoek binnen de GBA is afgerond en mogelijk het gegeven in de GBA is aangepast.

2. Ondanks het onderzoek kan het toch nodig zijn om het proces af te handelen. Daarbij kan de medewerker:      

(a) het gegeven in onderzoek uit de GBA toch gebruiken of           

(b) gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals de ingeschrevene zelf.

Wanneer toch het proces afhandelen? Als uitstel niet of niet langer mogelijk is dan wel onevenredig nadelig is voor de ingeschrevene, dan dient de afnemer op basis van de gegevens die op dat moment beschikbaar zijn een besluit te nemen of een andere handeling te verrichten.

Het feit dat een gegeven in onderzoek staat in de GBA en daarom de afnemer niet verplicht is het authentieke gegeven te gebruiken, brengt met zich mee dat de burger zich niet kan beroepen op zijn recht op eenmalige gegevensverstrekking. De afnemer mag met andere woorden, de burger om nadere informatie vragen en deze informatie laten meewegen bij de uitvoering van de publiekrechtelijke taak.

(In de huidige BRS is helaas niet de indicatie “onjuist” opgenomen. In de toekomst zal de programmatuur hierop aangepast worden (zie ook hoofdstuk 6 Veranderingen). Nu zal de medewerker ná de terugmelding direct van burgerzaken te horen krijgen of het gegeven al in onderzoek staat.)

3.5. Gerede twijfel

De authentieke gegevens in de GBA moeten verplicht gebruikt bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Een afnemer mag er namelijk vanuit gaan dat deze gegevens juist zijn. Heeft een medewerker echter zelf in een concreet geval gerede twijfel over de juistheid van een of meer authentieke gegevens dan kan hij of zij natuurlijk andere gegevens gebruiken of mede gebruiken. Een medewerker is dan wel verplicht om de twijfel aan de juistheid eerst terug te melden aan de GBA, zodat de registratiehouder onderzoek naar de juistheid van het gegeven kan (en moet) doen. De aanleiding over de juistheid van gegevens moet wel een krachtige basis hebben. Elke dienst zal naar het eigen proces moeten kijken en bepalen welke aanleidingen er voor kunnen komen die reden zijn gerede twijfel. Vervolgens zal omschreven moeten worden hoe met deze twijfel wordt omgegaan. Wat betekent dit voor het proces, stoppen, doorgaan met andere gegevens, zelf nog een onderzoek instellen, terugmelden aan de GBA en wie doet dat en op welk moment?

Als bijvoorbeeld de dienst Belastingen een deurwaarder op pad stuurt om een aanslag te innen en deze geeft aan dat het opgegeven GBA-adres een leegstaand gebouw betreft, dan mag gesproken worden over gerede twijfel. Als dezelfde dienst aan de balie van iemand uit de straat verneemt dat de persoon mogelijk verhuisd is, dan is dat (nog) geen reden voor gerede twijfel.

Wat doet een medewerker bij gerede twijfel?

In de volgende situaties kan sprake zijn van twijfel aan de juistheid van een gegeven:

• •

  op basis van een onderzoek dat de betreffende medewerker heeft uitgevoerd

• •

  in het geval dat een burger zelf aangeeft dat er iets niet klopt

3.6. Als gevolg van een onderzoek

De medewerker voert onderzoeken of controles zoals adrescontroles uit in het kader van bijvoorbeeld bestrijding van onrechtmatige bewoning. Uit zo’n onderzoek kan naar voren komen dat bepaalde gegevens in de GBA mogelijk niet kloppen.

Hoe te handelen? In dit geval vervalt het principe van verplicht gebruik en kan de interne afnemer de gegevens gebruiken die in het onderzoek naar voren zijn gekomen of het besluit nemen om een handeling uit te stellen in afwachting van een eventuele correctie van de gegevens in de GBA. Uiteraard moet het onjuiste gegeven verplicht worden teruggemeld. Geef in de toelichting bij de terugmelding zo veel mogelijk beschikbare gegevens die het onderzoek kunnen helpen.

3.7. In geval van mededeling door de burger

Er kunnen zich ook situaties voordoen waarin een burger aangeeft dat er iets niet klopt in de GBA. Bijvoorbeeld als de aanvrager een ander adres opgeeft dan waarop hij of zij staat ingeschreven volgens de informatie op het beeldscherm (dat uit de GBA komt!).

Hoe te handelen? De Burger heeft de plicht ervoor te zorgen dat zijn gegevens juist zijn opgenomen in de GBA. De burger moet zich dus melden bij de sectie Burgerzaken en vragen om correctie van de gegevens.

Een onjuist gegeven hoeft niet altijd een fout te zijn van een burger.

Hoe te handelen? Als de burger aangeeft dat een gegeven niet klopt én als de medewerker ook vaststelt, na controle in de BRS, dat de burger gelijk heeft dan zal Burgerzaken de fout zelf moeten herstellen.

Wat betekent deze situatie voor een burger?

Indien de medewerker van mening is dat er sprake is van gerede twijfel, dan kan een burger zich niet beroepen op eenmalige gegevensverstrekking.

Pas als een medewerker zeker weet dat de gegevens in de GBA corresponderen met de informatie van betrokkene zelf, dan kan hij of zij tevens de actuele authentieke gegevens in de GBA gebruiken.

Er kunnen echter twijfels zijn over de identiteit van een burger. Dit kan een medewerker zelf constateren.

Het advies hierbij is zonodig een door de ingeschrevene verzochte handeling uit te stellen, totdat de identiteit deugdelijk is komen vast te staan.

3.8. Uitzonderingen op verplicht gebruik

Verplicht gebruik is de hoofdregel in de Wet GBA. Van deze hoofdregel kan afgeweken zijn in een andere wet. Dit kan het geval zijn bij het raadplegen van politieregisters, waarin door recherchewerkzaamheden verzamelde gegevens staan. Een ander voorbeeld is de Toeslagenwet, waarin een aparte regeling is getroffen voor het gebruik van de adresgegevens in de GBA.

Wat doet een medewerker in een dergelijk geval?

Een afnemer volgt de voorschriften uit de andere wet- en regelgeving, voor zover deze afwijken van de Wet GBA.

Wanneer betekent dit voor een burger?

Een ingeschrevene kan zich niet kan beroepen op het recht op eenmalige gegevensverstrekking van de Wet GBA, indien bij een ander wettelijk voorschrift een afwijkende regeling is getroffen over het verplichte gebruik van het gegeven.

3.9. Strijdigheid

Het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA kan op gespannen voet staan met een goede vervulling van één of meer taken door de afnemer. In een dergelijk geval kan de afnemer gebruik maken van andere gegevens, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals van de ingeschrevene zelf. In dergelijke gevallen behoeft er geen sprake te zijn van een situatie waarin bij het gegeven een aantekening is geplaatst, de afnemer wegens gerede twijfel over de juistheid van het gegeven een terugmelding heeft gedaan of sprake is van een ander afwijkend wettelijk voorschrift.

Het gaat dus om specifieke gevallen waarin het zonder meer moeten gebruiken van de authentieke gegevens in de GBA op gespannen voet staat met een goede vervulling van een of meer taken door de afnemer.

Wanneer is sprake van bijzondere omstandigheden?

De beantwoording van de vraag of er een bijzondere situatie/speciaal geval is die het gebruik van authentieke gegevens in de GBA in de weg staat, hangt niet af van een door de afnemer zelf gevoelde noodzaak. Het gaat erom dat de afwijking van het verplicht gebruik voort moet vloeien uit een behoorlijke taakuitoefening door de afnemer. Hiervan kan sprake zijn in de volgende gevallen:

* Identiteit

Een medewerker heeft nadere gegevens van de ingeschrevene zelf of uit andere bronnen nodig voor een deugdelijke identiteitsvaststelling.

* Fraudebestrijding en fraudepreventie

Een medewerker moet andere bronnen dan de GBA, waaronder de ingeschrevene zelf of de bronregisters van de GBA, raadplegen en gebruiken in het kader van fraudebestrijding en fraudepreventie.

* Opsporing, vervolging, e.d.

Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk uitsluitend te vertrouwen op de authentieke gegevens in de GBA bij handelingen op het gebied van onderzoek, controle en handhaving en op het terrein van de opsporing en vervolging van strafbare feiten, alsmede de tenuitvoerlegging van strafrechtelijke beslissingen.

* Bij spoed, calamiteiten, rampen

Het is voor een medewerker onmogelijk of onwenselijk om zijn handelingen afhankelijk te stellen van de authentieke gegevens in de GBA in gevallen van spoed, bijvoorbeeld bij een dreiging of een daadwerkelijke calamiteit, zoals rampen en zware ongevallen.

* Vanwege bijzonderheden in de bijhouding van de gegevens in de GBA

Voor een medewerker kan in bijzondere gevallen het zonder meer gebruiken van de gegevens in de GBA op gespannen voet komen te staan met een goede taakvervulling, gelet op de wijze waarop gegevens bijgehouden moeten worden in de GBA. Een bekend voorbeeld is de datum van een adreswijziging, waarbij de datum een uitzonderingsgeval kan zijn.

Voorbeeld: wat is de feitelijke verhuisdatum?

Het kan voorkomen dat alle gegevens in de GBA over een persoon juist zijn, maar dat alleen de verhuisdatum afwijkt van de feitelijke verhuisdatum. In deze uitzonderingssituatie heeft een medewerker van een afnemer van GBA-gegevens dan de mogelijkheid ervoor te kiezen uit te gaan van een door hem geconstateerde feitelijke verhuisdatum in het belang van een goede vervulling van zijn taken.

Wat doet een medewerker bij strijdigheid?

Een medewerker kan in een bijzonder geval andere gegevens gebruiken of mede gebruiken, die afkomstig zijn uit andere bronnen, zoals eigen onderzoek of de ingeschrevene zelf. Dit houdt in dat de medewerker zelf dient te beslissen van welke gegevens uiteindelijk uitgegaan wordt: de gegevens in de GBA of de gegevens uit een andere bron. In sommige gevallen kan dan ook, in afwijking van wat in de GBA staat, uitgegaan worden van hetgeen de burger aantoont of van hetgeen de medewerker heeft geconstateerd. Denk bij het laatste aan een onderzoek door een buitendienst.

Wat betekent dit voor de burger?

Een ingeschrevene kan zich niet beroepen op de eenmalige gegevensverstrekking indien een goede vervulling van de taak van de afnemer het verplichte gebruik van het  gegeven belet.

3.10. Niet authentieke gegevens.

Ook van de gegevens over het paspoort, kiesrecht en andere administratieve gegevens worden, onder dezelfde voorwaarden als andere (wel authentieke persoons) gegevens, terugmelding geeist bij gerede twijfel. Dezelfde regels als bij wel authentieke persoonsgegevens zijn dan van kracht.

4. Onderzoek afdeling Burgerzaken

De afdeling burgerzaken kan op basis van de terugmelding besluiten om niets met de  melding te doen. Besluit de afdeling burgerzaken om de melding te onderzoeken, dan worden de  desbetreffende gegevens in onderzoek geplaatst. In beide gevallen geeft de sectie burgerzaken aan de melder een inhoudelijke reactie. Gaat de afdeling burgerzaken een onderzoek starten, dan wordt tevens een (geschatte) datum van afhandeling teruggemeld. Nadat het onderzoek is afgerond geeft  de sectie burgerzaken eveneens een terugmelding aan de melder. Ook een langere behandelingstermijn (inclusief nieuwe datum van afronding) wordt doorgegeven. Is er naar aanleiding van het onderzoek een gegeven gewijzigd, dan zal indien de betreffende afnemers daarvoor zijn geautoriseerd, er een bericht worden gezonden. De afdeling burgerzaken stelt afnemers die een terugmelding hebben gedaan dus zo spoedig mogelijk na de ontvangst van de melding in kennis of naar aanleiding van de melding gegevens in de basisadministratie zijn verbeterd, aangevuld of verwijderd, dan wel het gegeven in onderzoek is geplaatst.

5. Niet ingeschrevenen

Adhoc vraag

In onze applicatie staan tevens gegevens van personen die in de GBA van een andere  gemeente staan ingeschreven. Via de GBA-VOA (Verzend- en  Ontvangststation  Afnemers, want naast gemeente als bronhouder van de eigen inwoners zijn wij tevens afnemer van de GBA voor personen die in een andere gemeente zijn ingeschreven) is het mogelijk om op de persoonslijst van een belanghebbende een indicatie te plaatsen waardoor de persoonsgegevens uit deze GBA worden overgenomen in onze applicatie. Vervolgens is het mogelijk deze persoon te “volgen”. Dit houdt in dat alle mutaties op de PL van deze persoon en waarvoor de gemeente Waterland geautoriseerd is, automatisch worden doorgegeven en verwerkt in onze applicatie. Op deze wijze blijven de gegevens altijd actueel. Hiervan is een procedurebeschrijving beschikbaar bij de afdeling Burgerzaken. Een aanvraagformulier is hier bijgevoegd (bijlage III).

TMV niet ingeschrevenen

De in dit document genoemde regels over verplichte terugmelding gelden eveneens als de burgers niet in Waterland, zijn opgenomen/ingeschreven in de GBA. Bijlage IV dient dan te worden ingevuld (schriftelijk of digitaal).

6. Koppeling applicatie

Alvorens gestart kan worden met de verplichte terugmelding moet eerst een koppeling met onze applicatie worden gerealiseerd. Deze koppeling wordt tot stand gebracht door de medewerkers van de sectie I&A. Gelieve met hun contact op te nemen voor de uitvoering.

7. Veranderingen

De techniek staat niet stil. In de (misschien wel recente) toekomst zullen er veranderingen op het geautomatiseerd gebied plaats kunnen vinden. Het Egem-i- traject “slagkracht” i.s.m. Getronics Pinkroccade zal technische veranderingen met zich meebrengen. In het onderliggende verhaal zullen deze veranderingen betrekking cq. gevolgen hebben op onze applicatie. Deze zal in toekomst opgenomen worden in het gegevensmagazijn dat via onze applicatie te bevragen is.

Ook zal er naar verwachting in november 2009 een mogelijkheid worden aangeboden tot aansluiting op de landelijke Terugmeldvoorziening. Eventuele verzoeken van terugmeldingen van personen die niet in Waterland zijn ingeschreven kunnen hierin worden opgenomen ter behandeling bij de gemeente waar de personen wel ingeschreven staan. Voorlopig wordt deze handeling uitgevoerd door de afdeling Burgerzaken. Hoe dit zich ontwikkelt in de toekomst zal de praktijk uitmaken. Als het overzicht voor Burgerzaken hierin niet meer aanwezig is, kan er voor gekozen worden deze handeling direct door de gebruikers zelf te laten uitvoeren.

8. Tot slot.

Het mag duidelijk zijn dat de terugmeldingsprocedure alleen maar goed werkt als iedereen deze naleeft op de hierboven beschreven wijze. Vandaar dat er eerst een bestuurlijk draagvlak is gecreëerd. Ik ga er van uit dat iedereen graag met de juiste, actuele, gegevens werkt. Omdat u in deze afhankelijk bent van de gegevens uit de GBA is het in uw eigen belang dat u de terugmeldingsprocedure correct uitvoert.

Bijlagen

Bijlagen

Bijlage 5 Beheerregeling

Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

De beheerregeling is in de volgende Hoofdstukken verdeeld:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

Hoofdstuk 3 Het (persoons) gegevensbeheer

Hoofdstuk 4 Het systeembeheer

Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer

Hoofdstuk 6 Het privacybeheer

Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking

Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer

Hoofdstuk 9 Slotbepalingen

Burgemeester en wethouders van de gemeente Waterland,

Gelet op artikel 14 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Besluiten vast te stellen

Besluit:

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

• c.

  foutberichtenverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;

• d.

  autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of sectie of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.

Artikel 2

• 1.

  Het hoofd Burgerzaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder.

• 2.

  Deze beheerstaken kunnen geheel of gedeeltelijk doorgemandateerd worden aan één of meer aan het hoofd Burgerzaken ondergeschikte ambtenaren.

Artikel 3

• 1.

  Burgemeester en wethouders wijzen functionarissen aan die worden belast met:

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  het GBA-handboek waarin de beheersactiviteiten worden opgenomen;

• b.

  een jaarlijkse mededeling van het handboek waarin mede gerapporteerd wordt aan burgemeester en wethouders over het onder a. bedoelde handboek, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de bijhoudings- en beheersprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 10 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  uitvoering van de driejaarlijkse ‘periodieke audit GBA’;

• e.

  administratieve beheersprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;

• f.

  periodiek overleg tussen hem en de gegevens-, de applicatie-, de systeem- de privacy- en de beveiligingsbeheerder.

• g.

  melding het hoofd Burgerzaken van inbreuken op de informatiebeveiliging;

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

• -

  kwaliteit van de gegevens; en

• -

  persoonsinformatievoorziening.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist i.s.m. de systeembeheerder en de applicatiebeheerder over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• b.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• c.

  de managementsamenvatting van de driejaarlijkse ‘periodieke GBA-audit’ ter kennis komt van burgemeester en wethouders;

• d.

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen op de hoogte zijn gesteld van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging en neemt zonodig maatregelen om herhaling te voorkomen.

Hoofdstuk 3 Het (persoons) gegevensbeheer

Artikel 8

De (persoons) gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 9

De (persoons) gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 8 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 10

De (persoons) gegevensbeheerder voorziet in een jaarlijkse kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingeschrevenen.

Hoofdstuk 4 Het systeembeheer

Artikel 11

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit van en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA-toepassingsprogrammatuur is geïnstalleerd.

Artikel 12

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• c.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

• d.

  uitwijkvoorzieningen welke jaarlijks worden uitgevoerd cq.getest i.s.m. IBM.

• e.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld. Bij voorkeur in een ander gebouw.

• f.

  het transport, de veilige opslag van verwijderbare gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan.

• g.

  de logging in het toepassingssysteem voor de applicatiebeheerder, de systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem.

• h.

  . een restore voorziening en beschrijving welke minimaal één keer per jaar wordt getest in de praktijk.

Artikel 13

De systeembeheerder is bevoegd:

• a.

  in overleg met de informatiebeheerder maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is;

• b.

  aanwijzingen te geven over:

  • -

    beheer van toepassingssystemen;

  • -

    beheer van bestanden;

  • -

    maatregelen.

Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer

Artikel 14

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem,

• b.

  het tijdig opschonen van de gegevensbestanden van via het netwerk ontvangen berichten waarvan de cycli zijn afgehandeld;

• c.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevens verstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de Verordening GBA op basis van een besluit van burgemeester en wethouders;

• d.

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens,

• e.

  het beheer van de gebruikers documentatie.

Artikel 15

De applicatiebeheerder is bevoegd gegevensverwerkers en binnengemeentelijke afnemers die rechtstreeks toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem.

Artikel 16

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van autorisatiebesluiten worden gedaan;

• b.

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c.

  een bijdrage aan het oplossen van storingen binnen het toepassingssysteem.

• d.

  maatregelen om de gevolgen van verkeerd uitgevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;

• e.

  de bijhouding van een logboek waarin problemen, klachten en bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• f.

  de medewerking van de werkzaamheden in geval van uitwijk;

• g.

  de rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers;

• h.

  de toekenning en schriftelijke vastlegging van de autorisatieniveau's die aan gegevensverwerkers zijn toegewezen;

• i.

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties die zijn toegekend voor gegevensverwerking en rechtstreekse toegang;

• j.

  de logging van:

  • -

    medewerkers die gegevens raadplegen;

  • -

    medewerkers die gegevens muteren.

• k.

  melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;

• l.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• m.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• n.

  de voorlichting aan de gegevensverwerkers met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• o.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• p.

  de afhandeling van verzoeken om managementgegevens.

Artikel 17

De applicatiebeheerder adviseert de informatiebeheerder over:

• a.

  gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen;

• b.

  installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem.

Artikel 18

De applicatiebeheerder neemt deel aan het intern als extern overleg welk van toepassing de dagelijkse werkzaamheden.

Hoofdstuk 6 Het privacybeheer

Artikel 19

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken c.a. en de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de verordening Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens of op basis van een besluit van het College van burgemeester en wethouders;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet, de Verordening basisadministratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 20

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 19, onder b, genoemde toezicht alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders of aan de door de gemeente aangestelde ‘functionaris gegevensbescherming’ over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de waarborging voor bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 21

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de wet;

• b.

  de afhandeling van de verzoeken overeenkomstig artikel 102, 2e lid van de wet;

• c.

  de jaarlijkse bekendmaking als bedoeld in artikel 102, 5e lid van de wet;

• d.

  de behandeling van alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen;

• e.

  de behandeling van verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 22

De privacybeheerder is betrokken bij het bij of krachtens de wet gestelde en alle bezwaarschriftenprocedures, die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet met daarbij behorende regelingen en de Wet bescherming persoonsgegevens, voorzover bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de belanghebbende aan de orde is.

Hoofdstuk 7 De (persoons) gegevensverwerking

Artikel 23

De (persoons)gegevensverwerker voorziet in:

• a.

  het verwerken van de (persoons)gegevens overeenkomstig de wet, het Logisch Ontwerp en handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover de verwerker daartoe door de applicatiebeheerder is geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen en archiveren van de daarvoor gebruikte brondocumenten;

• c.

  de behandeling van verzoeken als bedoeld in artikel 80, 81 en 82 van de wet;

• d.

  het doorsturen van bezwaren als bedoeld in artikel 83 en 86 van de wet naar de Commissie beroep- en bezwaarschriften van de gemeente;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer, met uitzondering van de periodieke gegevensverstrekking;

• f.

  de behandeling van het foutberichtenverslag;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet;

• h.

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, en

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland;

• j.

  de toezending van de hoofdlijnen van de GBA conform artikel 78, 3e lid van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• k.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opneming als ingeschrevene in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Artikel 24

De (persoons)gegevensverwerker beslist op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Hoofdstuk 8 Het beveiligingsbeheer

Artikel 25

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.

Artikel 26

De beveiligingsfunctionaris is bevoegd om medewerkers van de sectie Burgerzaken en Receptie aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA.

Artikel 27

De beveiligingsfunctionaris ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 28

De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders over:

• -

  de beveiligingsaspecten die uit de wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien; en

• -

  de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan.

Artikel 29

De beveiligingsfunctionaris voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Hoofdstuk 9 Slotbepalingen

Artikel 30

De huidige beheerregeling Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt ingetrokken.

Artikel 31

Deze beheerregeling treedt in werking op 1 januari 2010.

Artikel 32

Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 33

De beheerregeling ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Waterland,_________________________________________

Burgemeester en wethouders van Waterland,

De secretaris, De burgemeester,