Verordening fractieondersteuning 2018

Ondertekening

Toelichting behorende bij de Verordening fractieondersteuning

Artikel 1

Geen nadere toelichting.

Artikel 2

In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. De ondersteuning is primair bedoeld om raadsfracties te helpen bij het komen tot standpuntbepaling over raadsbesluiten.

De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming in de fractiekosten. De tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en aangeboden. Het aanvraagformulier voor de tegemoetkoming wordt door de griffier aan de stichtingen toezonden aan het begin van iedere nieuwe raadsperiode.

Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. De voorschotten worden ten gunste van de fractie uitbetaald.

Uitgaven aan raadsleden welke bekostigd dienen te worden uit de vergoedingen die raadsleden bij of krachtens de Gemeentewet ontvangen, mogen niet vanuit de fractiegelden bekostigd worden (zie ook de verordening voorzieningen raadsleden).

Artikel 3 lid 1-a

Voor alle kosten die hieronder vallen, geldt dat het om kosten moet gaan die door de fractie ten behoeve van het raadswerk gemaakt worden en die dienen ter bevordering van standpuntbepaling van fracties voor besluitvorming in de gemeenteraad.

Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met 1 fte administratieve ondersteuning per fractie en 0,4 fte beleidsondersteuning per raadslid en bijhorende bureaukosten.

De tegemoetkoming zal in hoofdzaak gebruikt worden voor de navolgende kosten (niet limitatief):

• • •

    Personeelskosten en overige arbeidsgerelateerde kosten (lonen en salarissen, sociale lasten, opleidingskosten, overige personele kosten); het betreft zowel de kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Het gaat primair om de (secundaire) arbeidsvoorwaarden van de betreffende medewerkers, alsook om de kosten van personeelsbeheer en personeelsadministratie;

  • •

    Bureau- en kantoorkosten (ICT-kosten, Automatisering, telefonie). Het betreft kosten die verband houden met inrichting van een kantoorwerkplek, voor zover niet reeds ter beschikking gesteld door de Gemeente Rotterdam, en de kosten van kantoorbehoeften die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk;

  • •

    Stichtingskosten, administratiekosten: kosten die verband houden met het oprichten en instant houden van de stichting (met uitzondering van een vergoeding voor de bestuursleden van de stichting, dat is nadrukkelijk niet toegestaan);

  • •

    Verzekeringen (o.a. bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering);

  • •

    Abonnementen.

• In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het presidium, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad.

Artikel 3 lid 1-b

Maximaal 10% van de tegemoetkoming is vrij besteedbaar. Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van dit deel van de fractieondersteuning worden de fracties daar grotendeels de vrijheid gelaten. Verder is in artikel 3 lid 2 een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Politiek georiënteerde cursussen zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden.

Artikel 3 lid 2

• a.

  Op grond van de Gemeentewet (rechtspositiebesluit) is het niet toegestaan ten laste van de tegemoetkoming vergoedingen aan raads- of commissieleden te verstrekken. Ook niet in geval zij als beleidsmedewerker of anderszins werkzaamheden voor een fractie hebben verricht.

• b.

  Op grond van de Wet Subsidiering politieke partijen is het niet toegestaan dat ten gunste van (landelijke) politieke partijen, daarmee verbonden instellingen of natuurlijke personen uitgaven worden gedaan ten laste van de tegemoetkoming voor fractiekosten, tenzij facturen kunnen worden onderbouwd met aantoonbaar geleverde prestaties ten behoeve van de lokale fractieondersteuning. Dit ter voorkoming dat lokale partijen betalen voor ondersteuning vanuit de landelijke partij.

• c.

  Uitgaven die bij of krachtens de Gemeentewet worden ontvangen. De wettelijke grondslag voor de rechtspositie van raads- en commissieleden zijn de artikelen 95, 97, 98 en 99 van de Gemeentewet. Het rechtspositiebesluit bevat een limitatief stelsel voor vergoedingen en onkosten voor raadsleden. De tegemoetkoming is niet bedoeld voor uitgaven die raadsleden geacht worden te voldoen uit hun inkomsten ex artikel 95 van de Gemeentewet. Ingevolge artikel 95 van de Gemeentewet ontvangen de raadsleden namelijk een vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in hun kosten. Uit dit bedrag moeten de raadsleden hun individuele kosten zoals kosten van reizen binnen de gemeente, parkeergelden, lunches, diners, overnachtingen, telefoongesprekken, portokosten, rechtsbijstand en representatie voldoen. Kosten die worden geacht te zijn vergoed uit de raadsvergoeding die op basis van het rechtspositiebesluit wordt verstrekt, kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming voor fractieondersteuning worden gebracht.

  Op grond van de Verordening voorzieningen raadsleden, artikel 20b, worden raadsleden desgevraagd in de gelegenheid gesteld om op kosten van de gemeente deel te nemen aan cursussen en congressen die noodzakelijk zijn in verband met de vervulling van het raadslidmaatschap. De raad stelt hiervoor jaarlijks in de begroting een budget per raadslid vast. Dergelijke uitgaven worden dus reeds van gemeentewege verstrekt en kunnen derhalve niet ten laste van de tegemoetkoming worden gebracht.

• d.

  Giften of leningen aan maatschappelijke organisaties, goede doelen of anderszins stroken niet met de in de gemeentewet beoogde doelstelling van fractieondersteuning en zijn derhalve niet toegestaan.

• e.

  Fractiewerk en –ondersteuning wordt geacht binnen het Nederlandse grondgebied plaats te vinden.

• f.

  (Her)verkiezing van raadsleden. Partijpolitieke uitgaven mogen niet ten laste van de tegemoetkoming gebracht worden. Als grens wordt gehanteerd het geven van publieke bekendheid aan de bijdrage van de fractie aan (de totstandkoming van) het gemeentebeleid en het algemeen informeren over het fractiebeleid.

  Uitingen, direct of indirect, gericht op (her)verkiezing van (kandidaat) raadsleden mogen niet ten laste worden gebracht van de tegemoetkoming.

Artikel 3 lid 3

Gemengde kosten (kosten die voor een deel de fractie – en voor een deel de partij betreffen) kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, voor zover het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. Verrekening van het resterende aandeel in de kosten wordt boven deze grens niet zinvol geacht. Ingeval het fractieaandeel lager is dan deze grens, dient het partijaandeel te worden verrekend.

De accountant is belast met de controle van de fractieverantwoordingen. Hij geeft daarbij ook een oordeel over de mate waarin aan bovengenoemd criterium is voldaan. De accountant let daarbij onder andere op onder wiens beheer, gezag of initiatief de uiting of activiteit tot stand is gekomen, toegangsbeleid bij activiteiten, adressering van facturen, aard van de uiting of activiteit en verwijzing daarbij naar de fractie en de kwaliteit en vormvereisten van (gespecificeerde) declaraties, etc.

Het fractieaandeel in de gemengde kosten dient te allen tijde helder verantwoord te worden. Dit met het oog op een eenduidige (en eenvoudige) wijze van beoordeling van deze kosten. Hiervoor is het tenminste noodzakelijk dat de kosten op basis van een gespecificeerde declaratie door de fractie worden overgelegd. Het fractieaandeel dient daaruit te blijken. Dit geldt ook voor eventueel doorbelaste kosten door derden, bijvoorbeeld een politieke partij. Indien declaraties waaruit het fractieaandeel moet blijken niet kunnen worden overgelegd of als het fractieaandeel niet eenduidig is af te leiden, komen de gemengde kosten in het geheel niet voor vergoeding in aanmerking. In het algemeen geldt dat de onderbouwing van gemaakte kosten c.q. het overleggen van relevante declaraties behoort tot de verantwoordelijkheid van de fractie.

Artikel 4

De tegemoetkoming bestaat uit een vaste component per fractie en een variabele component per fractielid. De vaste component wordt toebedeeld aan fracties die zijn gevormd op basis van de uitslag van de laatst gehouden verkiezingen. Hieruit volgt dat bij splitsing van een fractie tijdens de zittingsperiode, de nieuwe fractie maximaal aanspraak kan maken op de variabele component.

Artikel 5

Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve wordt tweemaal per zittingsperiode beoordeeld en vastgesteld. Dit gebeurt in de even jaren met ingang van 2020 (en daarna 2022, 2024 etc.). Als de omvang van de egalisatiereserve op dat moment hoger is, dan is toegestaan, dan dient het batig saldo te worden teruggestort in de gemeentekas.

De egalisatiereserve is onder andere bedoeld voor voorzieningen voor de financiële afwikkeling van personele verplichtingen die ontstaan als gevolg van de verkiezingen.

Bij de toetsing door de accountant, zal de hoogte van de verstrekte uitkering in het kader van personele verplichtingen op redelijkheid worden getoetst. De kantonrechterformule wordt daarvoor als ijkpunt genomen.

Artikel 6

Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Gemeenteraadsleden kunnen bijvoorbeeld uit hun fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Voor die situaties is in artikel 6 geregeld dat die raadsleden slechts aanspraak kunnen maken op de variabele component voor de ondersteuning bij hun raadswerkzaamheden. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde egalisatiereserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking.

Artikel 7

De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logische wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd. Autorisatie voor en verantwoording van uitgaven kan geschieden door fractiemedewerkers, fractieleden en bestuursleden.

Artikel 8

De verantwoording van de fracties en het rapport van bevindingen van de accountant zijn openbaar, conform artikel 8 van de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Deze documenten berusten bij de raad en worden, nadat genoemde stukken in het in het Presidium besproken zijn, openbaar gemaakt.

De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid.

De accountant stelt bij de afzonderlijke fractieverantwoording een rapport van bevindingen op. De inhoud van dit rapport wordt besproken met de desbetreffende fractie, alvorens het rapport aan de raad wordt gezonden. De bevindingen van de accountant krijgen weerslag in een integrale rapportage welke aan het presidium beschikbaar wordt gesteld voor besluitvorming. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording kan leiden tot een gescheiden behandeling in het presidium onder opgaaf van redenen voor de vertraging.

Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met het (tijdelijk) stopzetten van de bevoorschotting of korting op de bevoorschotting.

De verantwoording over het achterliggende jaar dient voor 1 april ingediend te worden. Als de verantwoording niet voor 1 mei is ingediend, wordt de bevoorschotting gestaakt. De bevoorschotting wordt pas hervat nadat de verantwoording ontvangen is en hierin geen onrechtmatigheden geconstateerd zijn.

Artikel 9

Voor de fractie die ten gevolge van verkiezingen uit de gemeenteraad verdwijnt, houdt de tegemoetkoming voor bijstand bij haar raadswerkzaamheden op met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling voor het eerst bij elkaar komt. Met die fractie vindt verrekening van de tegemoetkoming plaats. In het tweede lid is expliciet aangegeven dat eventueel opgebouwde egalisatiereserves teruggestort moeten worden in de gemeentekas, behoudens het bedrag dat nodig is voor de financiële afwikkeling van de personele lasten.

Bij de toetsing door de accountant, zal de redelijkheid van de hoogte van de verstrekte uitkering ingevolge personele verplichtingen worden getoetst aan de kantonrechterformule.

Artikel 10

Het herstel van de onrechtmatigheid kan op één manier, te weten door terugstorting van het betreffende bedrag in de fractiekas ten laste van een andere financieringsbron dan de tegemoetkoming zelf.

Lid 3a

Van terugstorting in de fractiekas zal veelal sprake zijn indien het voordeel dat met de uitgave ten laste van de fractievergoeding samenhangt, duidelijk ten deel valt aan één of meerdere fractieleden, zoals bijvoorbeeld verstrekking van een abonnement voor openbaar vervoer of bijvoorbeeld betaling van een hotelovernachting van een raadslid.

Lid 3b

Dit betekent dat in het jaar, volgend op het jaar waarin de onrechtmatige uitgave werd gedaan, de uitkering van de fractievergoeding via de beschikking wordt gekort en verrekend voor het gelijke bedrag. Daarnaast verplicht de fractie zich tot het nemen van maatregelen om de opgetreden onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen.

Na vaststelling van de beschikking volgt in geval van lagere vaststelling een verrekening met de maandelijkse tegemoetkoming. Het initiatief en de bewaking ligt bij de gemeente.

De fractie kan de terugbetaling verantwoorden als lagere inkomsten of rechtstreeks muteren op de reserve.

Artikel 11

Geen nadere toelichting.

Artikel 12

Uitbetaling van de tegemoetkoming geschiedt middels overschrijving aan een stichting. Dit ter voorkoming dat de tegemoetkoming gefiscaliseerd wordt voor de vermogensrendementsheffing. Voorts geldt de eis van een stichting voor het in dienst nemen van personeel. Met deze bepaling is de rechtszekerheid van de fractiemedewerkers beter geregeld.

Artikel 13

• 1.

  Er bestaat momenteel al een lijst met geregistreerde fractiemedewerkers bij de griffier. Artikel 13 biedt de mogelijkheid om dat door nadere regelgeving te formaliseren.

• 2.

  Geen nadere toelichting.

• 3.

  Geen nadere toelichting.

• 4.

  Geen nadere toelichting.

• 5.

  Geen nadere toelichting.

• 6.

  In de Driemaandenregeling (zie art. 13 lid 6) wordt er van uitgegaan dat alle uitingen in de periode van drie maanden voorafgaande aan de gemeenteraadsverkiezingen politiek geënt zijn. Indien hiervan wordt afgeweken is het risico dat de kosten achteraf als politiek worden beoordeeld. Gelet op partijbelangen moeten reguliere kostenposten voor de uitvoering van het fractiewerk gescheiden blijven van inspanningen en uitgaven voor de verkiezingen. De driemaandenregeling is bedoeld om een gelijk speelveld te creëren tussen partijen die wel – en partijen die niet in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn.

• 7.

  Onder de kosten van uitingen worden hier niet verstaan de jaarlijkse, reguliere kosten voor het hebben en beheren van de fractie website.

Artikel 14

Geen nadere toelichting.

Artikel 15

Geen nadere toelichting.

Bijlage

Gemengde kosten, bijvoorbeeld afdelingsblad of doorbelaste kosten

Gemengde kosten kunnen volledig worden bekostigd uit de tegemoetkoming, indien het fractieaandeel in deze kosten 80% of meer bedraagt. In het geval het fractieaandeel lager is dan deze grens, wordt het partijaandeel verrekend.

Onder gemengde kosten wordt verstaan kosten die zowel het fractie- als partij belang dienen. Een voorbeeld is het opzetten van een website of de organisatie van een congres. Indien bijvoorbeeld in een afdelingsblad ook een "bon" zit om lid te worden van de vereniging/partij dan telt deze mee bij het partijaandeel.

Hierbij wordt bezien onder wiens beheer, gezag of initiatief de uiting of activiteit tot stand is gekomen, toegangsbeleid bij activiteiten, adressering van facturen, aard van de uiting of activiteit en verwijzing daarbij naar de fractie en de kwaliteit en vormvereisten van (gespecificeerde) declaraties. Dit is ook van toepassing bij doorbelaste kosten door derden (bijvoorbeeld een politieke partij).

In een beperkt aantal gevallen kan de verdeling tussen het fractie-aandeel en het partijdeel niet anders vastgesteld worden dan op basis van 50% vs. 50%. Hieronder valt in ieder geval de nieuwjaarsreceptie.

In geval van twijfel over de toelaatbaarheid van gemengde kosten is het raadzaam om de accountant te consulteren, voordat verplichtingen worden aangegaan.

Om niet ter beschikking gesteld door de gemeente

Om goed te kunnen functioneren, beschikken de fracties van de gemeenteraad in het stadhuis over kantoor/vergaderruimte, die de gemeente - om niet - in gebruik geeft. Vergaderingen van fracties dienen in de eigen kamer te worden gehouden. Voorts kunnen de fracties, eveneens om niet, gebruik maken van de volgende faciliteiten in het stadhuis: de voorziening in kantoormeubilair conform de ambtelijke normen, alsmede het zelf ten behoeve van raadswerk maken van fotokopieën op de kopieermachine in de gang bij de fractiekamers.

Dit gemeenteblad 2017, nummer 212, is uitgegeven op 20 december 2017 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)